تقویم محتوا: 4 ابزار کاربردی + دانلود نمونه رایگان

در سال 1908 تیم المپیک روسیه 12 روز دیرتر به بازی های لندن رسید! شاید فکر کنید اتوبوس(!) آن ها در مسیر خراب شده بود یا برای چک  کردن شیر گاز به خانه برگشته اند؛ اما متاسفأنه موضوع هیچ کدام از این مسائل نیست!

در روسیه به جای استفاده از تقویم میلادی از تقویم جولیان استفاده می کردند و طبق آن تقویم زمان حرکت آن ها کاملا درست بود؛ نه اتوبوسی خراب شد و نه شیر گازی باز مانده بود! دولت روسیه با وجود این اتفاق، باز هم بر استفاده از تقویم جولیان تأکید داشت و سرانجام در سال 1917 به این فکر کرد که شاید بهتر است همرنگ جماعت شود! باور کنید گاهی اصلا بد نیست که با بقیه هماهنگ باشیم.

در بازاریابی محتوایی تنها با تولید محتوا نمی توانید کسب وکار خود را رونق دهید؛ اگر این تولید برنامۀ مشخصی نداشته باشد شما پیشرفتی نخواهید کرد و تنها سرمایه خود را از دست می دهید.

تقویم محتوا به شما کمک می کند تولید و انتشار محتوای خود را طبق برنامه ای معین و مشخص جلو ببرید.

چگونه می توانید به صورت مداوم محتوای جالب و مرتبط با نیاز مخاطبان تولید و ارائه کنید؟ این سؤالی است که اغلب متخصصان بازاریابی با آن روبه رو می شوند.

در این مقاله می خوانید تقویم محتوا چیست، چرا داشتن آن مهم است، چطور می توان یک تقویم محتوای اصولی ایجاد کرد و به همراه یک نمونه تقویم محتوای رایگان، 4 ابزار برای ساخت تقویم به شما معرفی می کنیم.

مطلب مرتبط: چگونه یک تیم محتوای حرفه ای تشکیل دهیم؟

تقویم محتوا چیست؟

بعد از اینکه استراتژی کلی بازاریابی محتوایی خود را مشخص کردید زمان آن است که تقویم محتوای خود را ایجاد کنید.

تقویم محتوا یک برنامۀ مکتوب است و تمام اطلاعات لازم برای سازماندهی، تولید و انتشار محتوای شما، در آن درج می شود.

این تقویم یک منبع کامل از تمام فعالیت های پیش  رو است که در اختیار اعضای تیم محتوا قرار می دهید تا فرآیند های خود را بهتر مدیریت و کنترل کنند.

اینکه در تقویم محتوا چه اطلاعاتی درج شود به خود شما بستگی دارد اما معمولاً در آن موارد زیر را ثبت می کنند:

• موضوع محتوا
• زمان تولید محتوا
• زمان انتشار محتوا
• محل انتشار محتوا
• تولیدکنندۀ محتوا
• ویراستار محتوا
• کارشناس توزیع محتوا
• لینکی از محتوای منتشرشده
• آخرین وضعیت
• میزان اثربخشی

شما می توانید تقویم محتوایی را در چند شکل و قالب ایجاد کنید؛ مثلاً یک تقویم برای برنامه های بلندمدت خود داشته باشید و در کنار آن در تقویم های کوچک تر برنامه های محتوای ماهانه و هفتگی خود را مشخص کنید.

چرا داشتن تقویم محتوا اهمیت دارد؟

گفتیم که تقویم محتوا چیست و چه اطلاعاتی در خود دارد؛ حالا از مزایای داشتن آن صحبت می کنیم.

بازاریابی محتوایی بدون یک برنامۀ درست اصلا قابل اجرا نیست. وقتی استراتژی محتوای خود را می چینید، اهداف کسب وکار خود و هدف هر محتوا را مشخص می کنید، حالا نوبت به دسته بندی اطلاعات در تقویم محتوایی می رسد؛ اما این دسته بندی چه فایده ای برای شما دارد؟

تقویم محتوا درک فعالیت های مشکل را ساده می کند

احتمالا برایتان پیش آمده با دیدن کوهی از مطالبی که باید آماده و منتشر کنید، اضطراب بگیرید و حتی گیج شوید.

عملکرد شما مطابق با تصویر ذهنی ای که داشته باشید تغییر می کند؛ از منظر روانشناسی اگر مطالب و برنامه ها را در قالبی مثل تقویم مرور کنید، ذهنتان هم با آن ساده برخورد می کند. وقتی در یک تقویم کارهای خود را برنامه ریزی شده و مرتب ببینید واکنش شما کارهای سنگین و بیهوده نیست.

تقویم محتوا دشواری کارتان را به حداقل می رساند و کنترل همه چیز را برایتان آسان می کند.

تصمیم های ناگهانی را کنار می گذارید

قرار نیست یک روز قبل یادتان بیاید فردا شب یلداست و یک پست برای آن آماده کنید و با خود بگویید دارم بازاریابی محتوایی انجام می دهم! شما باید مسیر خود را از قبل مشخص کرده باشید و گام های خود را مطمئن بردارید.

داشتن یک تقویم محتوای کامل به شما کمک می کند تاریخ های مهم و کلیدی را به خاطر بسپارید و برای هر کمپینی آمادگی کامل داشته باشید. درواقع برنامه ریزی مؤثر را برای شما ممکن می کند!

این تاریخ ها می تواند مربوط به کسب وکارتان باشد و یا یک رویداد جهانی و ملی متناسب با صنعت شما. برای مثال اگر یک سایت برای کودکان و نوجوانان داشته باشید و محتوایی متناسب با این گروه سنی تولید کنید، برای روز جهانی کودک باید از قبل برنامه داشته باشید و بدانید چطور از این موقعیت عالی استفاده کنید.

تقویم محتوا اعضای تیم را متمرکز نگه می دارد

دو ساعت دیگر باید یک محتوا در وبلاگ شما منتشر شده باشد و هنوز مقاله به ویراستار تحویل داده نشده است؛ دیگر چه کاری از دستتان برمی آید؟

تقویم محتوا تیم شما را بر برنامه ها و اهداف کسب وکار متمرکز نگه می دارد؛ اعضای تیم محتوای شما با توجه به اطلاعاتی که در اختیار دارند، بهتر می توانند زمان خود را مدیریت کنند و خیلی از ابهامات برایشان حل می شود.

با وجود تقویم محتوا، اعضای تیم می دانند باید چه نوع محتوایی تولید کنند، چه چیزهایی را زودتر از موعد تحویل بدهند و سعی می کنند عملکرد خود را طوری بهبود دهند که سایر پروژه ها آسیبی نبینند.

به مخاطب درک عمیقی از خود می دهید

فرض کنید امروز یک پست خنده دار در صفحۀ اینستاگرام خود گذاشته اید و می خواهید یک ساعت بعد، مقاله ای آموزشی در وبلاگ خود منتشر کنید؛ مخاطب چه تصویری از شما خواهد داشت؟

مطلب مرتبط: تولید محتوا چیست؟ از زبان تولیدکنندگان محتوا بشنوید

وقتی طبق یک برنامۀ از پیش  تعیین شده جلو بروید و تمام فعالیت هایتان با هم ارتباط معنادار داشته باشد، مخاطب هم درک بهتری نسبت به برند و فعالیت های شما در بازاریابی محتوایی دارند.

ساختاری که شما برای تولید و انتشار محتوای خود در نظر می گیرید موجب می شود که یک الگو در ذهن مخاطب شکل بگیرد و این وظیفۀ شماست که با ایجاد یک تقویم محتوای درست این الگو را برای او معنادار کنید.

به طور کلی، استفاده از تقویم محتوا به شما کمک می کند کارهای خود را طی یک جریان مداوم جلو ببرید و حتی درک درستی از اعضای تیم و نقاط قوت آن ها به شما می دهد.

چگونه تقویم محتوا بسازیم؟

استفاده از تقویم فراتر از این است که نام تولیدکننده های محتوا را در کنار موضوعات بنویسید!

هیچ راه غلطی برای ساختن یک تقویم وجود ندارد، طراحی تقویم محتوا شما به اهداف بازاریابی محتوایی و استراتژی محتوای شما بستگی دارد. در این قسمت یک راهنمای قدم  به  قدم برای ساختن تقویم محتوای استاندارد آورده ایم.

قدم اول: اهدافتان را مشخص کنید

آیا هدف شما از بازاریابی محتوایی افزایش آگاهی مخاطبان از برندتان است؟ یا می خواهید آن ها را به صفحۀ فروش وبسایت خود هدایت کنید؟

اولین سؤالی که باید بپرسید این است که هدف محتوایی که تولید می کنید چیست؛ پاسخ این سوال به شما کمک می کند تا قالب مناسب محتوا و کانال درست انتشار آن را پیدا کنید.

قدم دوم: ابزارهایی برای ساخت تقویم محتوا انتخاب کنید

می توانید تقویم محتوا را روی یک تکه کاغذ هم بنویسید اما ابزارهای زیادی در سطح وب وجود دارند که به شما کمک می کنند تقویم محتوای خود را بسازید؛ بنابراین شما انتخاب های زیادی برای ابزارهای ساخت تقویم خود دارید. کمی بعد مفصل دربارۀ ابزارها صحبت خواهیم کرد.

این ابزاراها به دو گروه تقسیم می شوند:

1. الگوهای ساخت تقویم محتوا
2. ابزارهای مدیریت تقویم محتوا

یک ابزار مدیریت محتوای مناسب باید ویژگی های زیر را داشته باشد:

• باید بتوانید آن را با همۀ کسانی که لازم است از برنامۀ شما مطلع باشند، به اشتراک بگذارید (مثلاً اعضای تیم، استراتژیست محتوا و صاحب کسب وکار)
• همۀ اعضای تیم باید بتوانند بخش مربوط به خودشان را ویرایش کرده و نظرات و ایده هایشان را اضافه کنند.
• به شما این امکان را بدهد که موارد لازم را روی آن نشان دهید. (موضوع محتوا، تاریخ انتشار، نوع محتوا و ...)

قدم سوم: کانال های انتشار محتوایتان را مشخص کنید

ببینید که مخاطبانتان بیشتر در کدام رسانه ها حضور دارند، این موضوع به شما کمک می کند، نوع محتوایی که باید روی آن تمرکز کنید را بشناسید. آیا می خواهید مقالاتی برای وبلاگتان بنویسید؟ یا می خواهید پست هایی برای صفحۀ اینستاگرامتان طراحی کنید؟ یا قصد دارید ویدیوهایی در یوتیوب بارگذاری کنید؟

انتشار محتوا روی رسانه های مختلف و در قالب های متنوع می تواند در فرآیند بازاریابی محتوایی اثربخش باشد. با این کار مخاطبانتان را گسترش می دهید و می توانید آن ها در رسانه های مختلف پیدا  کنید.

با وجود تمام این موارد همیشه در تصمیم گیری به پرسونای مخاطبتان توجه کنید و تولید محتوا برای کانال های مختلف انتشار را اولویت بندی کنید.

قدم چهارم: برنامه ریزی کنید

برای شروع برنامه ریزی برای تولید و توزیع محتوا ابتدا محتوای اصلی کل سال را برنامه ریزی کنید؛ تمام رویدادهای مهمی را که می توانید در آن ها محتوا تولید کنید، مشخص کنید (تاریخ های خاص، تاریخ برگزاری نمایشگاه ها و سمینارها و ...)، این مرحله به شما کمک می کند تا محتوای موردنیاز خود را برای ماه های آینده مشخص کنید و میزان کار اعضای تیم را تا حدودی تخمین بزنید. بعد از این کار نوبت به نوشتن جزئیات مطالب ماهانه و هفتگی می رسد.

برنامه ریزی سالانه به شما یک دید کلی می دهد که عملکرد خود را در ماه ها و هفته های پیش رو بسنجید و تعیین کنید دقیقا کدام راه برای شما درست است.

مطلب مرتبط: تولید محتوای خوب چگونه اتفاق می افتد؟

قدم پنجم: ایده ها و موضوعات محتوا را مشخص کنید

حالا که تاریخ ها رو مشخص کردید، زمان ایده پردازی و تعیین موضوعات محتوا رسیده است. یک کتابخانه از ایده هایی که می توانید در سال آینده از آن ها محتوا تولید کنید بسازید و بعد موضوعات محتوا را از میان این ایده ها انتخاب کنید.

این موضوعات می تواند در میان ابهامات صنعتتان، در جستجوهای مرتبط کاربران در گوگل و یا از اهداف و نیازهای کسب وکارتان باشد. می توانید برای تولید انواعی از محتوا با توجه به موضوعات و مسیر مشتری برنامه ریزی کنید:

• پست های سریالی
• مقاله های تخصصی
• معرفی محصولات
• ویدیو و عکس از رویدادها
• مصاحبه با مشتریان یا متخصصان
• محتوای همیشه سبز

قدم ششم: توضیحات محتوا را ارائه دهید

به اعضای تیم محتوا دستورالعمل بدهید، آن ها باید بدانند که دقیقا به دنبال چه چیزی باشند و چه اصولی را رعایت کنند.

هر چه جزئیات بیشتری در اختیارشان قرار دهید، نتیجه ای که می گیرید به خواستۀ شما نزدیک تر است.

در توضیحات محتوا موارد زیر را مشخص می کنیم:

• تعداد کلمات مورد نیاز: مشخص کنید محتوای متنی که تیم شما می خواهد تولید کند، حداقل و حداکثر باید چند کلمه باشد.
• تاریخ تحویل: ساعت و تاریخ تحویل را بنویسید.
• موضوع محتوا: می توانید عنوان پیشنهادیتان را در این بخش بنویسید.
• هدف محتوا: دقیقا مشخص کنید هدف محتوایی که می خواهید تولید می کنید چیست. آیا این محتوا آموزشی است؟ باید کاربردی باشد؟ فقط از چیستی موضوع حرف بزند یا به چرایی آن  هم بپردازد؟ آیا لازم است راهکارهایی ارائه شود؟
• کلمات کلیدی اصلی و فرعی: در نوشتن مقاله باید از چه کلمات کلیدی استفاده شود؟ آن ها را بنویسید.
• پرسونای مخاطب: پرسونای مخاطب را مشخص کنید تا تیم محتوا بهتر هدف محتوا را درک کنند.
• پیام اصلی و فرعی محتوا
• توضیحات و توصیه های لازم: مثلاً لازم است تمام اصلاحات تخصصی را توضیح بدهند، به آن ها بگویید.

قدم هفتم: زمان انتشار محتوا و ددلاین ها را مشخص کنید

سرعت کار، محدودیت ها و امکانات تیمتان را بسنجید و بر مبنای آن برای تولید و توزیع محتوا ددلاین تعیین کنید. از یک طرف این زمان باید طوری باشد که به کیفیت محتوا آسیب نرسد و از طرف دیگر بتوانید به اندازۀ کافی برای گرفتن ترافیک مناسب، محتوا تولید کنید و به طور منظم با مشتریانتان در تعامل باشید.

مورد دیگر این است که امکان دارد اتفاقی بیافتد که شما پیش بینی نکرده اید؛ مثلا یک رویداد ایده های خوبی به شما بدهد و با تولید محتوا دربارۀ آن بتوانید برندتان را پروموت کنید؛ البته این مسئله تا حد زیادی به میزان تحولات صنعت شما بستگی دارد و یا چیزی باعث شود که برای اعضای تیم موانعی به وجود بیاید، شما باید این احتمالات را در نظر بگیرید و تقویم محتوایتان را طوری تنظیم کنید که انعطاف پذیر باشد.

قدم هشتم: برنامه تان را به روز کنید

برنامه ریزی دقیق به شما کمک می کند کارتان را بهتر و با خیالی آسوده تر انجام دهید، اما نباید فراموش کنید که هیچ پاسخ قطعی و از پیش تعیین شده ای وجود ندارد. گاهی فکر می کنید تولید محتوا برای موضوعی به نسبت آسان است اما در حین کار با چالش های آن مواجه می شوید.

از طرفی برنامۀ شما باید این امکان را داشته باشد که اعضای تیم بتوانند در صورت لزوم نظرات خود را به اشتراک بگذارند و برنامه های خود را به روز کنند.

مطلب مرتبط: چگونه تولید محتوای بهتری داشته باشیم

هنگام تصمیم گیری برای تقویم محتوا با تمام تیم مشورت کنید؛ این موضوع به شما کمک می کند در مسیرتان بمانید و سریع تر با تغییرات احتمالی سازگار شوید.

قدم نهم: میزان اثرگذاری محتوایتان را بسنجید

یکی از ویژگی های بازاریابی محتوایی این است که تقریبا می توانید همه چیز را اندازه گیری کنید، بعد از اینکه زمانی را صرف تولید و انتشار محتوایی باکیفیت کردید، باید میزان موفقیت این محتوا را بسنجید.

مدتی را به تحلیل داده های به دست آمده اختصاص دهید و نتیجه را برای بهبود نقاط ضعف و برنامه های آینده تان اعمال کنید. کدام پست ها در شبکه های اجتماعی توانسته اند میان مخاطبانتان گفتگو ایجاد کنند؟ کدام پست های وبلاگ تعداد بازدید بیشتری دارند؟

ابزارهایی برای ساخت تقویم محتوا

با کمک ابزارهای مختلف تقویم محتوای خود را بسازید و مدیریت کنید. سازماندهی فعالیت های تیم تا حد زیادی به این بستگی دارد که از چه نوع تقویم و ابزاری استفاده کنید.

در انتخاب یک ابزار برای ساختن تقویم محتوا باید به این سوالات پاسخ دهید:

• آیا این ابزار ویژگی های لازم را دارد؟

این ویژگی ها را کمی قبل تر نام بردیم، آن ها را به خاطر دارید؟ قابلیت اشتراک گذاری، بارگذاری لینک و ...

• کار کردن با این ابزار برای تیم من آسان است؟
• آیا این ابزار برای برنامۀ محتوایی ما مناسب است؟

اینکه از چه نوع تقویمی استفاده کنید به این بستگی دارد که کسب وکارتان چقدر بزرگ است و اعضای تیم محتوایی شما با چه سیستمی راحت ترند.  مثلاً ممکن است یک کسب و کار با تقویم گوگل کارش راه بیافتد، اما یک کسب وکار بزرگ تر، تقویمی بخواهد که تمام نیازهای تیم محتوایی آن ها را حل کند؛ مثلا یک تقویم که توسط مدیر محتوا و استراتژیست تیم در اکسل طراحی شده است.

در ادامه چند مورد از بهترین ابزارهای ساخت و مدیریت تقویم محتوا را به شما معرفی می کنیم.

افزونۀ تقویم وردپرس

از افزونۀ تقویم وردپرس (Editorial Calendar) می توانید برای تعیین زمان بندی پست های آیندۀ خود استفاده کنید. از آنجایی که این افزونه به سایت شما اضافه می شود ابزاری مناسب برای کاربران وردپرس است.

این افزونه رایگان است و چند مزیت دارد:

• می توانید تمام پست ها و زمان ارسالشان را ببینید.
• با جابجاکردن کادرها می توانید تاریخ ارسال آن ها را تغییر دهید.
• این امکان را به شما می دهد که پیش نویس های خود را مدیریت کنید.
• می توانید در همان قسمت پست ها را منتشر کنید.
• با نمایش وضعیت فعلی پست ها کارتان را ساده می کند.
• اگر پستی چند نویسنده دارد به راحتی می توانید آن را مدیریت کنید.

تنها ایرادی که می توانیم در این تقویم پیدا کنیم این است که برای تیم های بزرگ زیاد مناسب نیست. افزونۀ Editorial Calendar را می توانید از سایت وردپرس نصب کنید.

Excel

اگر دوست دارید تقویمی مطابق سلیقه خود بسازید می توانید از نرم افزار Excel استفاده کنید. در اکسل می توانید با تمرکز بر اولویت ها و معیارهای خود و کسب وکارتان همه چیز را طراحی کنید. مهم نیست تیم شما چقدر بزرگ یا کوچک است، همه چیز دست خودتان است.

مطلب مرتبط: محتوا و نحوه تولید آن / همه چیز درباره خلق یک محتوای جذاب

در این تقویم می توانید یک دید کلی به برنامه های خود در بلندمدت داشته باشید؛ مثلاً برنامه های سالانۀ خود را تعیین کنید و در کنارش برنامۀ ماهانه یا هفتگی بچینید.

آموزشگاه زبانی را تصور کنید که در کنار برگذاری دوره های آموزشی مفید، تولید محتوای هدفمند هم از برنامه هایش است. نمونه تقویم محتوای زیر قسمتی از تقویم چنین کسب و کاری است. شما هم می توانید از آن ایده بگیرید و تقویم خود را ایجاد کنید.

دانلود فایل نمونۀ تقویم محتوایی

Google Sheets

Google sheets شباهت زیادی به نرم افزار اکسل دارد و کار با آن به همان سادگی ا ست. این برنامه سه مزیت نسبت به اکسل دارد:

• هر جا باشید به آن دسترسی دارید چون یک برنامۀ آنلاین است و به صورت اپلیکیشن بر روی موبایل شما هم نصب می شود.
• می توانید آن را با اعضای تیم محتوایی خود به اشتراک بگذارید.
• می توانید به هر کس که بخواهید اجازه دهید تقویم را ویرایش کند.

Trello

Trello یک برنامه برای مدیریت بهتر کارهاست که به شما کمک می کند همۀ فعالیت ها را به شکلی هماهنگ جلو ببرید. می توانید لیست های مختلفی بسازید و در هر کدام بخشی از کارهای تولید محتوای خود را کنترل کنید. اگر کمی خلاقیت به خرج دهید می توانید از ترلو برای ایجاد تقویم هم استفاده کنید.

از نکات مثبت این برنامه می توانیم به موارد پایین اشاره کنیم:

• می توانید لیست‎های مختلفی ایجاد کنید و کارهای خود را در آن بگنجانید.
• امکان ایجاد تیم و ردیابی فعالیت هایشان وجود دارد.
• می توانید در آن چک لیست ایجاد کنید، فایل های خود را ضمیمه کرده و نظرات همه را دریافت کنید.

علاوه بر نسخۀ تحت وب، می توانید برنامۀ Trello را در سیستم و تلفن  همراه خود نصب کنید یا حتی افزونۀ آن را به مرورگر خود اضافه کنید.

پیشنهاد می کنیم: به سایت  Hubspotسری بزنید و الگوی رایگان تقویم های محتوایی را دریافت کنید و از آن ها برای ساختن تقویم خود ایده بگیرید.

سخن پایانی

نگران اتوبوس و شیر گاز نباشید! به لطف تقویم محتوا همۀ کارها با نظم و ترتیب پیش می رود.

مطلب مرتبط: چگونه تولید محتوا کنیم؟

در این مقاله به شما گفتیم تقویم محتوا چیست و دقیقا به چه کاری می آید، حالا بهترین ابزار ساخت تقویم را می شناسید و می دانید چطور باید کارها را هماهنگ جلو ببرید. اعضای تیم محتوای شما با داشتن یک تقویم استاندارد در مسیر اهداف محتوایی حرکت می کنند. شما هم اگر ابزاری برای ساخت تقویم محتوا می شناسید با ما در میان بگذارید.