آموزش کارمندان جدید در شرکت: دستورالعملی برای مدیران!

توسعه کسب و کار مثل پیشرفت در بازی های فکری است. هرچه آدم در این مسیر جلوتر می رود، جذابیت بازی نیز بیشتر خواهد شد. البته در دنیای کسب و کار، برخلاف بازی های گوناگون، شما همیشه تنهایی از عهده چالش ها برنمی آیید. مثلا رقابت با برندهای بزرگ را در نظر بگیرید؛ بی شک یک کارآفرین تک و تنها حتی به گردپای برندهای بزرگ هم نمی رسد. درست همینجاست که ایده استخدام نیروی کار جدید مطرح می شود. 

از قدیم گفته اند «یک دست صدا ندارد». اگر شما خودتان را کارآفرینی مدرن می دانید، شاید دل خوشی از این قبیل نصیحت های عهد حجر نداشته باشید، اما راستش را بخواهید اینجا پای یک نکته بی نهایت مهم وسط است. روند تقسیم کار در دنیای امروز آنقدر تخصصی شده که دیگر هیچ کس نمی تواند مثل ابرقهرمان های سینمایی از پس تمام کارها بربیاید. همین امر همکاری با نیروی کار ماهر را اجتناب ناپذیر می کند. همانطور که در یک تیم فوتبال باید بازیکنان درجه یکی برای همه پست ها داشته باشیم تا تیم مان همیشه برنده از زمین خارج شود، در عرصه کسب و کار هم یک تیم کاری ماهر حرف اول و آخر را می زند. البته ماجرا همیشه تا این اندازه ساده و سرراست نیست!

کارآفرینی را در نظر بگیرید که بعد از کلی سبک و سنگین کردن گزینه های مختلف برای استخدام و برگزاری جلسات مصاحبه طولانی چندتا کارمند را استخدام می کند. حالا اگر این کارمندان کیفیت کاری مورد انتظار کارآفرین قصه مان را نداشته باشد یا فضای کاری جدید برای شان آشنا نباشد، چه اتفاقی می افتد؟ 

ما در روزنامه فرصت امروز تجربه جواب سوال بالا را یک بحران تمام نشدنی می دانیم؛ چراکه خیلی از کارآفرینان اصلا آمادگی پذیرش همکاری با کارمندان جدید را ندارند. ماجرا از این قرار است که مدیران همیشه دوست دارند کارمندان از همان لحظه نخست شروع به کار مطابق میل آنها پیش بروند. با این حال در عمل کارمندان جدید نیاز به راهنمایی و کمک دارند. وگرنه تیم کسب و کارتان هنوز وارد زمین نشده سه هیچ به رقبا باخته است.

مطلب مرتبط: راهنمای قدردانی از کارمندان شرکت

ما در این مقاله قصد داریم بعضی از مهمترین نکات برای آموزش کارمندان جدید در شرکت ها را زیر ذره بین ببریم. اگر شما هم مدت هاست فکر استخدام نیروی کار جدید به سرتان زده، باید یک بار برای همیشه برنامه ای حرفه ای به منظور آموزش نیروی کار تازه تان طراحی کنید. این مقاله می تواند نقطه شروع خوبی برای شما باشد. پس منتظر چه هستید؟ آماده شوید تا ماجراجویی مان را شروع کنیم.

آموزش کارمندان جدید: فرمولی عملی و کاملا ساده

اعلام دقیق انتظارات

اگر فکر کرده اید فردای روز استخدام باید همه کارمندان جدید مثل ساعت برای تان کار کنند، حسابی خوش خیال هستید. در دنیای واقعی اصلا از این خبرها نیست. در عوض کارمندان معمولا هفته های اول کلی ایراد در کارشان خواهند داشت. از آنجایی که کار برندهای بزرگ اصلا شوخی بردار نیست، اغلب آنها قبل از اینکه کارمندان جدید را یکه و تنها در شرکت رها کنند، آموزش های مختلفی تحویل شان می دهند. 

شاید فکر کنید آموزش های تخصصی در شرکت های بزرگ مثل کلاس های دانشگاهی با یک امتحان بی نهایت سخت است. در این صورت روایت ما از اولین قدم این سناریو حسابی شوکه تان خواهد کرد؛ چراکه به جای امتحانات سخت و پیچیده اولین قدم با اعلام دقیق انتظارات از نیروی کار شروع می شود. به زبان خودمانی، شما باید مثل روز روشن کنید دقیقا از جان نیروی کار جدیدتان چه می خواهید.

توصیه ما در روزنامه فرصت امروز الگوبرداری از کارگردان های درجه یک دنیاست. کارگردان هایی مثل اسکورسیزی قبل از اینکه فیلمبرداری را شروع کنند، بارها و بارها با بازیگران پروژه ملاقات کرده و انتظارات شان را بیان می کنند. با این توضیحات دقیق یک فرصت 30 تا 60 دقیقه ای برای بازیگران وجود دارد تا قبل از شروع فیلمبرداری خودشان را با انتظارات انطباق دهند. مثلا اگر قرار باشد فیلمی متعلق به دوران روم باستان ساخته شود، احتمالا بازیگران باید کمی روی لهجه شان کار کرده و اندکی سوارکاری یاد بگیرند. اینطوری دیگر موقع فیلمبرداری پروژه معطل چنین پیش نیازهایی نخواهد ماند. 

یادتان باشد شما به عنوان کارآفرین باید بعد از اینکه توضیحات دقیقی درباره وظایف هر کارمند دادید و فرصتی هم برای یادگیری تعریف کردید، ارزیابی نهایی را هم مد نظر داشته باشید. شاید بعضی از کارمندان به هر دلیلی نتوانند کارشان را به طور استاندارد پیش ببرند. آن وقت این شما هستید که به عنوان مدیرعامل یا صاحب کسب و کار باید به کمک اعضای شرکت بشتابید.

درک نیازهای ورودی های جدید

هر نیروی کاری که به شرکت شما اضافه می شود، چمدانی منحصر به فرد از تجربه، مهارت و انتظارات دارد. مجموعه این عوامل نیازهای کارمندان در محل کار تازه شان را شکل می دهد. یک مدیر خوب از همان اول راه می داند چطور به نیازهای کارمندان تازه جواب دهد. اینطوری فعالیت در شرکت از یک کار کسل کننده بدل به تفریحی لذت بخش خواهد شد. 

گاهی اوقات مدیران آنقدر درگیر گرفتاری های خودشان هستند که یادشان می رود بقیه هم در شرکت آدم هستند، نه ربات های خستگی ناپذیر. به موازات اینکه انتظارات شما از کارمندان تان بیشتر می شود، آنها هم نیازهای خاص خودشان را خواهند داشت. حالا اگر شما اصلا توجهی به نیازهای کارمندان تان نداشته باشید، احتمالا خیلی زود آنها را از دست خواهید داد. هرچه باشد کسی اعصاب اضافه ندارد تا پای کاری تلف کند که صاحبش حتی یک دقیقه هم به دغدغه کارمندان توجه ندارد. 

وقتی شما به نیازهای کارمندان تان توجه نشان دهید، علاوه بر ساده سازی فرآیند فعالیت در شرکت، درس مهم نیز به آنها می دهید. کار تیمی و درک متقابل معمولا دو تا از مهمترین ارزش های سازمانی در هر شرکتی محسوب می شود. تا وقتی شما به عنوان مدیر شرکت این ارزش ها را رعایت نکنید، حتی یک نفر هم جذب تان نخواهد شد. پس اگر دوست دارید کارمندان جدیدتان با شوق و ذوق  فراوان و صدالبته کاملا حرفه ای وظایف شان را انجام دهند، باید نیم نگاهی به نیازهای شان داشته باشید. 

مطلب مرتبط: 6 اصل مراقبت از کارمندان

به اشتراک گذاری اطلاعات شرکت

شرکت های بزرگ بخش مهمی از موفقیت شان را مدیون نیروی کار حرفه ای‎ شان هستند؛ همان هایی که با تمام وجود کار می کنند و گاهی اوقات حتی اضافه کاری های طولانی نیز به پست شان می خورد. مثلا ناسا را در نظر بگیرید. این همه اکتشاف خیره کننده و تصاویر ماهواره ای بی نظیر حاصل کار خستگی ناپذیر هزاران مهندس در این سازمان غول پیکر است. البته مدیران ناسا هم بیکار ننشسته اند، بلکه هر اطلاعات به درد بخوری که فکرش را بکنید در قالب یک دیتا سنتر مرکزی در دسترس مهندسان شرکت قرار داده اند. 

وقتی مدیران شرکت همیشه هوای کارمندان را داشته باشند، کیفیت کاری بالا امر عجیبی نخواهد بود. یادتان باشد کارمندان قرار نیست از همان اول تمام مشکلات را درک کرده و راهکارهای حرفه ای برای رفع شان داشته باشند. به همین خاطر اگر هوای آنها را نداشته باشید، در یک چشم به هم زدن به جای عملکرد ویژه طوری اوضاع را به هم می ریزند که هیچ کس نتواند درستش کند. 

اگر برند شما اطلاعات لازم و مورد نیاز کارمندان را ندارد، نباید انتظار طراحی فرآیند آموزشی حرفه ای برای آنها داشته باشید. این روزها اطلاعات دقیق و معتبر همه چیز است. بنابراین اگر نتوانید به هر شکل ممکن نیازهای کارمندان تان در این حوزه را رفع کنید، باید منتظر روزهای سخت باشید. 

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم امروزه مدیران بیش از هر زمان دیگری به ابزارهای اطلاعاتی دسترسی دارند. از انواع و اقسام ابزارهای گوگل که بگذریم، کلی آژانس حرفه ای آماده همکاری با شما به منظور تحلیل داده های مختلف و تولید اطلاعات کاربردی برای نیروی کارتان هستند. پس منتظر چه هستید؟ همین حالا دست به کار شده و کارتان در این حوزه را شروع کنید. اینطوری دیگر مو لای درز وضعیت آموزشی تان نخواهد رفت.

همانطور که یک ورزشکار حرفه ای به غیر از تمرین های پرفشار باید کار با تجهیزات آخرین مدل را بلد باشد، شما هم باید مطمئن شوید کارمندان تان راه و چاه کار با ابزارهای حرفه ای را به خوبی بلد هستند. وگرنه هیچ پیشرفتی در زمینه کاری تان نخواهید داشت و حتی بهترین ابزارهای دنیا نیز به دردتان نخواهد خورد. اگر فکر کرده اید این همه شرکت بزرگ دنیا همینطور الکی دوره های آموزش کار با جدیدترین ابزارهای دنیا را برگزار می کنند، سخت دراشتباهید. پس به جای اینکه الکی خودتان را سرگرم خرید اشتراک ابزارهای جدید کنید، کمی هم به فکر آموزش کارمندان تازه در این رابطه باشید. 

شبیه سازی تماس مشتریان با کارمندان جدید

آیا شما هم نگرانید که کارمندان جدید توانایی تعامل با مشتریان را نداشته باشند؟ از آنجایی که این روزها دیگر شرکتی خدمات مشتریان را به طور حضوری ارائه نمی کند، تماس های تلفنی یا پیام های آنلاین بدل به مهمترین کانال ارتباطی خریداران با برندها شده است. شما برای موفقیت در زمینه اثرگذاری بر روی مشتریان باید همیشه بهترین روند کاری را در پیش بگیرید. این هدف نیز فقط با دستورهای بی پایان به کارمندان محقق نمی شود. 

وقتی یک کارمند تازه وارد شرکت می شود، خیلی از کارها را براساس سلیقه یا تجربه قبلی انجام می دهد. بنابراین اگر دوست دارید کارها مطابق میل تان پیش برود، باید خیلی زود وضعیت را تغییر دهید. این امر شامل استفاده از دوره های تمرینی مختلف می شود. البته اگر کارآفرین سختگیری باشید، احتمالا دوره های آموزشی به تنهایی خیال تان را راحت نخواهد کرد. به همین خاطر باید کمی سراغ بقیه شیوه ها نیز بروید. منظور ما در این بخش استفاده از نوعی شبیه سازی است. ماجرا جالب شد، نه؟

فرض کنید کارمندان جدید در حوزه امور مشتریان بعد از یک دوره آموزشی کارشان را شروع می کنند. در این صورت تیم مدیریت برای اطمینان از توانایی های چنین کارمندانی می تواند اقدام به تماس با آنها در قالب مشتریان کند. اینطوری مدیران به بهترین شکل ممکن نتیجه تلاش های آموزشی شان را مشاهده خواهند کرد. در مرحله بعد، شما باید سراغ ارزیابی نتایج بروید. آیا برخورد کارمندان در این شبیه سازی مطابق انتظارتان بود؟ حتی اگر یک ثانیه هم برای جواب دادن به این سوال شک و تردید به خرج دادید، باید در نتیجه کار تجدیدنظر اساسی انجام دهید، وگرنه آموزش تان به هیچ دردی نخواهد خورد. 

گاهی اوقات حتی بزرگترین برندهای دنیا هم برای آموزش نیروی کارشان از موسسات دیگر کمک می گیرند. با این حساب اگر شما در کارتان با بن بست رو به رو شدید، استفاده از خدمات موسسات حرفه ای یا کارآفرینان بازنشسته اصلا ایده بدی نخواهد بود. یادتان باشد هدف نهایی این آموزش ها جلب رضایت مشتریان است. پس برای این کار گذشتن از بخشی از بودجه شرکت نباید کار سختی باشد. دست کم در پایان این ماجرا کارمندانی با مهارت ها و توانایی های بی نهایت بالا خواهید داشت. 

مطلب مرتبط: حفظ سلامت روانی کارمندان با 5 اقدام ساده

تعامل بالا با ورودی های جدید

روز اول مدرسه را به یاد دارید؟ اولین روز دانشگاه را چطور؟ برای خیلی از آدم ها اولین روز در محیطی جدید بی نهایت استرس آور و سخت است. هرچه باشد شما هیچ کس را در محیط جدید نمی شناسید و کسی هم سراغی از شما نمی گیرد. بنابراین باید خیلی زود خودتان را با شرایط هماهنگ کرده و اوضاع را کنترل کنید. چنین وضعیتی برای کارمندان در محیط های اداری نیز پیش می آید. فرقی ندارد شما چند سال تجربه کار دارید، در هر صورت ورود به یک محیط تازه حسابی استرس آور خواهد بود. 

اگر شما فکر می کنید کارمندان جدید باید همینطور بی مقدمه با همه گرم بگیرند، حسابی در اشتباه هستید؛ چراکه آدم ها معمولا در محیط های جدید اصلا احساس راحتی نمی کنند. در عوض اندکی کمک به آنها می تواند نتیجه بسیار خوبی در پی داشته باشد. یادتان نرود خیلی از کارآفرینان بزرگ هنوز هم از نظر شخصیتی درونگرا هستند. بنابراین اگر کارمندان شما استعداد زیادی در زمینه ارتباط با همکاران نداشته باشند، چه بسا بعد از سال های سال نیز همچنان در محل کار احساس نگرانی کنند. 

از نظر روانشناختی، استرس زیاد موجب تنفر آدم از محیط یا شرایط خاصی می شود. پس اگر دوست ندارید کارمندان تان به مرور زمان از شرکت تان متنفر شوند، باید خیلی زود اوضاع را تغییر دهید. یادتان نرود این روزها کارمندان حوصله زیادی ندارند. بنابراین اگر در شرکت به آنها خوش نگذرد، خیلی زود قیدتان را می زنند. نتیجه این امر ریزش شدید در شرکت و ناتوانی برای مدیریت آن از سوی مدیران ارشد خواهد بود. 

ایده ما در این بخش برگزاری انواع و اقسام مراسم های جذاب برای آشنایی کارمندان با هم است. این امر نباید به طور ویژه برای کارمندان تازه صورت گیرد؛ چراکه حسادت کارمندان قدیمی را در پی خواهد داشت. در عوض شما باید خیلی راحت از مناسبت ها یا حتی روزهای خاصی در هفته برای پیشبرد هدف تان استفاده کنید. اینطوری کارمندان قدیمی هم کمی در وسط کار پرفشارشان تفریح خواهند کرد. خب کارمندان قدیمی چه گناهی کرده اند که باید فقط تماشاچی خوشگذرانی ورودی های جدید باشند؟

وقت گذرانی بیشتر کارمندان جدید با قدیمی ترها جنبه های آموزشی هم دارد. اجازه دهید با یک مثال جذاب بحث را کاملا برای تان روشن کنیم. فرض کنید در یک پروژه سینمایی تعدادی بازیگر کارکشته حضور دارند و این وسط یکی از نقش ها به بازیگری تازه کار رسیده است. شاید بازیگر قصه ما برای ایفای نقشش حتی پولی نیز دریافت نکند، اما جنبه های آموزشی این تجربه همه کاستی ها را توجیه خواهد کرد. کارمندان جدید شما نیز دقیقا چنین استفاده ای از وقت گذرانی با کارمندان قدیمی خواهند کرد. بنابراین هرچه تعامل میان ورودی های جدید با قدیمی هایی که حق آب و گل دارند بیشتر شود، نیروی کار جدیدتان سریع تر مهارت های مورد نیاز را یاد خواهد گرفت. 

ارزیابی مداوم کیفیت کاری

خیلی از مدیران فکر می کنند همین که دوره آموزشی کارمندان تازه تمام شد، دیگر همه چیز به طور خودکار بی نقص پیش می رود. راستش را بخواهید، ما هیچ دلیل منطقی برای چنین نگرشی به عرصه کسب و کار نداریم. بنابراین توصیه ما به شما ارزیابی و حمایت مداوم از کارمندان است. چه بسا نیروی کار قدیمی شما نیز بعد از کلی سعی و تلاش باز به کمک تان نیاز پیدا کند. در این صورت اگر شما کاملا نسبت به نیاز آنها بی خیال باشید، احتمالا خیلی زود کارمندان از شما ناامید خواهند شد. آن وقت هر چقدر هم که تلاش کنید، دیگر شانسی برای کنترل اوضاع نخواهید داشت. 

یک مدیر باهوش همیشه پیگیر وضعیت کارمندانش است. اینطوری هروقت کیفیت کاری آنها افت پیدا کند، خیلی زود اوضاع را کنترل کرده و دیگر لازم نیست 24 ساعته نگران وضعیت شرکت باشید. ما در روزنامه فرصت امروز یک فرمول بی نهایت ساده داریم. بر این اساس هر چقدر بیشتر شما کارهای امروز را به فردا موکول کنید، حل و فصل مشکلات سخت تر می شود. پس یکبار برای همیشه تنبلی را کنار گذاشته و سعی کنید همیشه وضعیت کارمندان را زیر نظر داشته باشید. 

بی شک منظور ما در این بخش اختصاص همه وقت تان به کارمندان نیست. بی شک مدیران نیز دغدغه های خاص خودشان را دارند. با این حال شما باید بخشی از زمان تان را به کارمندان اختصاص دهید. اینطوری دست کم قوت قلب خیلی خوبی به آنها خواهید داد. چنین ماجرایی درباره کارمندان تازه وارد مصداق بارزتری دارد. پس سعی کنید همیشه اوضاع تان را با توجه به این فرمول طلایی تنظیم کنید. آن وقت همه چیز مثل ساعت دقیق پیش می رود. 

مطلب مرتبط: 9 جمله ای که باعث افزایش رضایت شغلی کارمندان خواهد شد

به روزرسانی اهداف شرکت و اطلاع رسانی درباره آنها

گاهی اوقات آموزش کارمندان بدون هیچ عیب و نقصی تمام می شود، اما در طول زمان ارتباط میان مدیران با کارمندان کمرنگ و کمرنگ تر می شود. این اتفاق شاید در نگاه نخست خیلی مهم نباشد، اما به مرور زمان تمام توان تان را از بین خواهد برد. اگر از ما بپرسید، می‎گوییم شرکت ها باید همیشه به طور حرفه ای کارشان را دنبال کنند. یکی از ابعاد رفتار حرفه ای نیز به اطلاع رسانی تمام جزییات به کارمندان است. سناریویی که در این بخش مد نظر داریم، به روز رسانی مداوم اهداف و استراتژی های شرکت بدون اطلاع رسانی به کارمندان است. 

شما لازم نیست حتما یک کارمند تازه وارد در شرکتی بزرگ باشید تا ماجرای این بخش را با پوست و استخوان لمس کنید. حتی کارمندان قدیمی یک شرکت هم وقتی از همه چیز بی خبر باشند، کم کم از ادامه فعالیت در آن مجموعه دلسرد خواهند شد. فرمول ما در این بخش مثل روز روشن است. شما قبل از هر تصمیمی در دنیای کسب و کار باید آن را به خوبی سبک و سنگین کنید. استفاده از نظر کارمندان نیز یکی از بخش های مهم در این راستا محسوب می شود. این طوری هم رضایت آنها را جلب می کنید، هم اینکه دیگر خبری از بی اطلاعی کامل آنها از جریان فعالیت شرکت در میان نخواهد بود. به علاوه، مشارکت کارمندان، چه جدید و چه قدیمی، در فرآیند تصمیم گیری مهارت های مدیریتی آنها را از این رو به آن رو می کند. بنابراین اگر فردا روزی دنبال یک مدیر میانی برای شرکت بودید، می توانید به راحتی هرچه تمام تر از بین کارمندان تان یکی را انتخاب کنید.

آشناسازی کارمندان با فرهنگ شرکت

فرهنگ سازمانی مفهومی است که کمتر کسی بدان توجه دارد. خیلی از کارآفرینان به جای اینکه دنبال آشناسازی کارمندان با فرهنگ شرکت باشند، فقط به جنبه های دیگر ماجرا توجه دارند. از آنجایی که همکاری میان اعضای شرکت بر مدار فرهنگ سازمانی روی می دهد، شما باید از همان ابتدا به خوبی آن را برای کارمندان تازه وارد تشریح کنید. وگرنه در ادامه کار با مشکلات بی نهایت زیادی رو به رو خواهید شد. 

هر شرکتی در این دنیا نوعی فرهنگ سازمانی خاص دارد. این فرهنگ معمولا از دل نیازهای روزمره و اهداف بلندمدت شرکت بیرون می آید. مثلا اگر شما در شرکت تان برای کار تیمی اهمیت زیادی قائل باشید، دیر یا زود کار تیمی بدل به مهمترین ارزش شرکت و سپس هسته مرکزی فرهنگ سازمانی تان خواهد شد. به همین خاطر خیلی از کارآفرینان حتی قبل از اینکه کارشان را به عنوان صاحب یک کسب و کار شروع کنند، فرهنگ سازمانی را طراحی می کنند. 

یادتان باشد کارمندان تازه وارد علاوه بر اینکه باید خیلی خوب با فرهنگ سازمانی آشنا شوند، معمولا تاثیر زیادی نیز روی آن می گذارند. چه بسا حال و هوای شرکت شما بعد از چند تا استخدام تازه به کلی عوض شود. آن وقت باید آمادگی لازم برای تغییر فرهنگ سازمانی تان را داشته باشید. وگرنه تبدیل به یک مدیر خشک و نچسب خواهید شد که هیچ کس دوست ندارد با او همکاری داشته باشد. 

همانطور که یک رمان نویس در طول زمان هر داستانش را با توجه به بازخوردهای دریافتی از خواننده ها بهتر از قبل می نویسد، شما هم باید آمادگی لازم برای به روز رسانی فرهنگ سازمانی تان را داشته باشید. این امر به مرور زمان شرایط شرکت را در چشم انداز بلندمدت طوری بهبود می دهد که باورتان هم نمی شود. 

مطلب مرتبط: خلاقانه ترین اقدامات جهت افزایش رضایت شغلی کارمندان

فرآیند آموزش کارمندان تازه وارد در واقع برای خودِ مدیران نیز بار آموزشی دارد. باور کنید یا نه، گاهی اوقات مدیران در فرآیند آموزش کارمندان خودشان بیشتر از همه با شرایط تازه انطباق پیدا کرده و نکات جدید یاد می گیرند. پس به جای اینکه زانوی غم بغل کنید و آموزش کارمندان تازه را سخت فرض کنید، باید از آن به مثابه یک دوره آموزشی برای خودتان نیز لذت ببرید. 

منابع: 

https://www.wordstream.com

https://www.edgepointlearning.com