ایده تاسیس موسسه خصوصی مدیریت و مشاوره در زمینه دارایی / چگونگی ساخت دفتر خانواده در آینده

اگر اولین ایده ای که با شنیدن «دفتر خانواده» به ذهن شما می رسد مربوط به اتاق کسل کننده منتهی به سالن و یک میز پر از کاغذهای مالیاتی و مدارک مدرسه پسر شماست، زمان آن رسیده است که گنجینه لغات تجاری خود را گسترش دهید. در این متن، «دفتر خانواده» یک موسسه خصوصی مدیریت و مشاوره در زمینخ دارایی است که در آن مشکلات براساس راه حل های برون سپاری شده، مدیریت می شوند؛ مشکلاتی از قبیل سیاست های بیمه، انحصار وراثت، امور مالیاتی، سرمایه گذاری، کمک به خیریه ها، مدیریت سبک زندگی و تمام امور مربوط به حفاظت و . . . شامل محدوده فعالیت این دفتر می شوند. در واقع، یک دفتر خانواده مدرن مجموعه ای برای مدیریت دارایی اشخاص و شرکت هایی با درآمد بالا در تمامی زمینه هاست.

گفته ها حاکی از آن است که فردی به نام جان راکفلر (John D. Rockefeller) در اوایل قرن نوزدهم میلادی از پیشگامان ایجاد دفتر خانواده بوده است. راکفلر کادری متشکل از افراد حرفه ای را برای مدیریت اموالش انتخاب کرد ،افراد زیادی بر این باورند که این ایده بزرگ ترین فرصت سرمایه گذاری در طول تاریخ بوده است.

به علت وجود پیچیدگی شدید در زمینه نیروها، کانال ها، مالیات، درگیری های قانونی و دیگر مشکلاتی که مؤسسات مدرن با آن ها مواجه هستند، تجارت های خانوادگی که توان مالی پشتیبانی از چنین مؤسسه جامع و فراگیری را ندارند، ناچارند از حسابداران و مدیران بازرگانی خود در تمامی امور استفاده کنند. این روش دارای محدودیت های مسلم و آشکاری است.

بله، یک ایده عالی، اما ...

جدا از این گزینه که شما شخص و یا صاحب کمپانی ای با ارزش بالا باشید، چگونه از طریق شرکتی با درآمد پایین تر می توانید از پس هزینه های تأسیس یک دفتر خانواده بربیایید؟ پیشنهاداتی در این زمینه وجود دارند که اگر در راستای نظرات مدیران حسابداری پیش روند، می توانند به خانواده شما در ایجاد یک دفتر کارآمد دومنظوره کمک کنند و باعث کاهش فشار وارده به شما و مدیران بیش از حد پرکارتان شوند.

مطلب مرتبط:چگونه کسب و کار خانوادگی تان را به شکلی موفقیت آمیز برای نسل بعد آماده کنید

ارتباطات داخلی به صورت کلی

گرچه احتمالا تعداد مخاطبان در این حوزه کم باشد، اما تأثیر مثبت ایجاد ارتباط داخلی و شفاف، زیاد خواهد بود. ارتباط را در چارچوب و متمرکز نگاه دارید تا از هماهنگی تمامی افراد اطمینان لازم را به دست آورید. به گفته ادوارد تیهسن (Edouard Thijssen) از Trusted Family، که یک اداره کننده پلتفرم برای دفترهای خانواده است، «هرچه تعداد سهامداران بیشتر باشد، اهمیت ساختار و منظم سازی فرآیند ارتباطی برای اعضای ذی نفع از قبیل هیات مدیره، سهامداران و اعضای خانواده، بیشتر می شود.»

از طریق برگزاری جلسات عمومی با سهامداران و با تکرار ارزش ها و معیارهای بنیادی تجارت، از مطلع بودن تمامی افراد حاضر در جلسات کاری از رویدادهای داخلی مطمئن شوید. با اشتراک گذاری اطلاعاتی بیشتر از آمار و ارقام، دفتر خانواده اتحاد قوی تری را میان اعضای مربوطه ایجاد خواهد کرد.

امروزه برگزاری جلسات حضوری مستمر سخت تر از گذشته اند و در خانواده هایی که شامل بیش از 10 نفر می شوند، اهمیت ثبت نوشتاری مباحث و تصمیمات به شدت افزایش می یابد.

پژوهش و نوآوری

در تجارت هایی که صاحبان آن افراد یک خانواده هستند، نه تنها دنبال کردن دستاوردهای اخیر برای حرکت روبه جلو حیاتی است، بلکه ماندگاری تجارت را با ایجاد ساختاری انعطاف پذیر بیشتر می کند و به صورت طبیعی زمینه را برای اضافه شدن نسل های آینده آماده می سازد. زمینه های مرتبط و تأثیرگذار بر تجارت شما و دستاوردهای جدید احتمالی باید به صورت مداوم بررسی شوند.

مدیریت اعتبار

مدیریت اعتبار به بررسی چگونگی شناخته و دیده شدن تجارت خانوادگی شما در جامعه می پردازد. اگر شما داستان خود را آن گونه که می خواهید دیده و شنیده شود در دسترس قرار ندهید، رسانه ها داستان های خودشان را به نمایش می گذارند و همه از سرانجام داستان های این چنینی باخبر هستند.

روایات و معرفی نیز نقش بسیار مهمی در تثبیت موقعیت تجارت خانوادگی دارند. یک روایت شفاف در این زمینه به موقعیت مشخصی در ذهن مردم خواهد انجامید. در نتیجه توجه افراد بلندمرتبه و شرکا به شرکت جلب می شود و احتمال به وجود آمدن فرصت های سرمایه گذاری که به سودآوری تجارت می انجامند، افزایش پیدا خواهد کرد.

اعتبار شرکت و اعضای خانواده تان در رسانه ها بسیار مهم و حائز اهمیت است. این روند می تواند از طریق خدمات کنترل رسانه ای مانند Retriever و یا توسط کمپانی های جدید و پیشرفته Mention و Brandmentions تحت نظر قرار بگیرد.

روابط خارجی

روابط خوب با مطبوعات می تواند بازده بسیار مناسبی داشته باشد، اما روزهایی که تنها از ارسال بروشور سهامداران و اعلان های مطبوعات برای قرار ملاقات ها و درآمدهای سالیانه استفاده می شد، گذشته است. امروزه رمز موفقیت در به کارگیری همه جانبه کانال های موجود برای ترسیم هرچه بهتر هدف مورد نظر شماست. حقیقتاً امروزه ارتباطات و نظرات در هر گوشه و کناری اتفاق می افتند و این یک واقعیت است.

از نقطه نظر تجاری، داشتن صفحه مجازی Linkedin ضروری است و همچنین تعداد زیادی از دفاتر چند منظوره خانواده (مانند ماتر، نورث-ایست، فرد و استون هیج فلمینگ) از این صفحه مجازی استفاده های بسیار مفیدی می کنند. متناسب با موضوعی که خانواده و یا تجارت شما برای ارائه در نظر دارد، سرزدن به Twitter برای بررسی گفت وگوهای مختصر و Medium و اظهارنظرهای طویل مفید هستند. اگر در این راستا دارای محتوای تصویری هستید، فیس بوک و اینستاگرام نیز می توانند انتخاب های خوبی باشند.

جان راکفلر، از سر راه کنار برو

با وجود اینکه ممکن است هیچ گاه به یک راکفلر تبدیل نشوید، تأسیس دفتر خانوادگی خودتان دست کم توانایی و پتانسیل افزایش میزان ارزش شخصی تان را خواهد داشت!