8 نکته در زمینه مدیریت مالی کسب و کارهای کوچک

مدیریت امور مالی برای صاحبان برخی کسب و کارهای کوچک چالش برانگیز است و اغلب علت موفقیت این قبیل کسب و کارها مهارت هایی است که صاحبان آن برای تولید محصول یا خدمت رسانی از آنها استفاده می کنند. اگر تجربه زیادی در زمینه مدیریت امور مالی کسب و کارها نداشته باشید این فرآیند برای تان خسته کننده خواهد بود و ممکن است دچار عادات مالی بدی شوید که شاید روزی به کسب و کارتان ضرر برسانند.

مهم ترین اقدامی که صاحبان کسب و کارهای باید انجام دهند آموزش دیدن است، زیرا درک مهارت های ابتدایی مورد نیاز برای اداره یک کسب و کار کوچک (مانند انجام کارهای حسابداری ساده، درخواست وام یا تهیه صورت های مالی) به صاحبان کسب و کارها امکان می دهد آینده مالی پایداری را برای خود رقم بزنند. علاوه بر آموزش در این زمینه، سازماندهی پایدار نیز مولفه اصلی مدیریت صحیح مالی است.

رایان واتسون، یکی از بنیانگذاران و اعضای اصلی شرکت حساداری «آپ سورسد» می گوید: هیچ چیز ترسناک تر، هزینه برتر و خطرناک تر از این نیست که پایان سال با یک جعبه رسید و 9 مورد از 12 صورت مالی بانکی اخیر خود به دفتر حسابدارتان بروید! هرچه از اهمیت و فواید پیگیری مستمر اطلاعات مالی در طول سال برای تان بگوییم کم گفته ایم.

مطلب مرتبط: مدیریت مالی حرف اول را می‌زند

در ادامه به مواردی اشاره می کنیم که بهتر است صاحبان کسب و کارها برای در دست داشتن کنترل امور مالی خود به آنها توجه کنند.

1- دستمزد خودتان را بپردازید

اگر صاحب کسب و کار کوچکی هستید، انجام امور به صورت روزانه برای تان آسان خواهد بود و به این ترتیب از سرمایه خرج نشده تان می توانید در جهت رشد کسب و کارتان استفاده کنید. الکساندر لوری، استاد دانشگاه و مدیر برنامه تحلیل مالی دوره کارشناسی ارشد در کالج گوردون، می گوید صاحبان کسب و کارهای کوچک نباید نقش خود را در شرکت شان نادیده بگیرند و نباید در پرداخت دستمزد به خودشان کوتاهی کنند. باید مطمئن شوید که امور مالی شخصی و تجاری تان در وضعیت مناسبی قرار دارند.

وی می گوید: بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک و متوسط مخصوصا در ابتدای امر از نقش و وظیفه خود غفلت می کنند، زیرا فکر می کنند رشد و پیشرفت کسب و کارشان و پرداخت دستمزد سایرین ارجحیت دارد. اما اگر کسب و کارتان شکست بخورد، هیچ وقت دستمزد و پاداشی به خودتان پرداخت نکرده اید. به یاد داشته باشید که شما نیز جزئی از این کسب و کار هستید و باید همانقدر که به دیگران دستمزد پرداخت می کنید به دستمزد خودتان نیز توجه کنید.

2- سرمایه گذاری در رشد

علاوه بر پرداخت دستمزد خودتان، باید مقداری پول را هم پس انداز کنید و به دنبال فرصت های رشد باشید. به این ترتیب کسب و کارتان رشد می کند و در جهت مالی صحیحی حرکت می کند. اِدگار کولادو، مدیر ارشد مالی شرکت مشاوران مالی توبیاس، می گوید که صاحبان کسب و کارها همیشه باید به آینده توجه کنند.

«کسب و کار کوچکی که مایل به رشد، نوآوری و جذب بهترین کارکنان است باید ثابت کند که مایل به سرمایه گذاری در آینده است.» وی افزود: مشتریان از بهبود کیفیت خدمات استقبال خواهند کرد و کارکنان از سرمایه گذاری شما در شرکت و شغل خود خرسند خواهند شد. در نهایت در این حالت در مقایسه با حالتی که تمام سودتان را صرف مسائل شخصی تان کنید ارزش بیشتری برای کسب و کارتان خلق خواهید کرد.

3- استراتژی مناسبی برای صدور صورت حساب داشته باشید

تمام صاحبان کسب و کارها مشتریانی دارند که همیشه فاکتورهای شان را دیر پرداخت می کند. مدیریت تمام امور مالی کسب و کارهای کوچک به معنی مدیریت جریان نقدینگی و تضمین عملکرد روزانه صحیح کسب و کار است. اگر دریافت وجه از برخی مشتریان برای تان دشوار است شاید وقت آن رسیده باشد که روش خلاقانه ای برای صدور صورتحساب ابداع کنید.

جیمز سفوراک، مدیر مسئول مجله راهنمای صدور صورت حساب می گوید: مبالغ بالای فاکتورهای پرداخت نشده منجر به بروز مشکل در زمینه جریان نقدینگی می شوند و این مسئله یکی از عوامل اصلی شکست کسب و کارهاست. به علاوه، اگر با مشتریانی سروکار دارید که همیشه فاکتورهای شان را دیرتر از موعد پرداخت می کنند (که معمولا هم چنین است)، به جای اذیت کردن آنها با صدور مکرر صورتحساب و تماس های تلفنی از رویکرد دیگری استفاده کنید! مثلا مدت زمان پرداخت را به روش «2/10 Net 30» تغییر دهید. در این روش، اگر مشتری فاکتور صادر شده را ظرف مدت 10 روز بپردازد، 2 درصد از مبلغ صورتحساب را تخفیف می گیرد؛ در غیر این صورت، باید تمام مبلغ را ظرف مدت 30 روز بپردازد.

4- پرداخت مرحله ای مالیات

میشل ازل، مالک شرکت خدمات حسابداری بِیساید می گوید: اگر نمی توانید مبلغ لازم را برای مالیات های برآوردی خود پس انداز کنید، ماهانه این مبلغ را بپردازید. به این ترتیب مالیات های تان را مانند سایر هزینه های اجرایی ماهانه تان می پردازید.

5- نظارت بر دفاتر

این اقدام باید همیشه انجام شود، اما باید توجه کنید که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. تمام سعی تان را بکنید تا هر روز یا هر ماه زمانی را به بررسی و نظارت بر دفاتر شرکت اختصاص دهید، حتی اگر دفترداری را از قبل مسئول انجام این کار کرده اید. به این ترتیب با امور مالی کسب و کارتان بیشتر آشنا می شوید و دریچه ای به سوی جرایم مالی احتمالی به روی تان گشوده خواهد شد.

ترنس چانون، مدیر کمپانی با مسئولیت محدود نیولید می گوید: از صورت های مغایرت بانکی غفلت نکنید و هر ماه زمانی را صرف بررسی فاکتورهای مهم خود کنید. عدم انجام این کار مخصوصا در صورت استخدام دفتردار سبب هدررفت هزینه های کسب و کار یا حتی اختلاس خواهد شد.

6- روی هزینه ها و همچنین نرخ بازگشت سرمایه تمرکز کنید

سنجش هزینه ها و نرخ بازگشت سرمایه (ROI) تصویر شفافی را از اهداف سرمایه گذاری و سرمایه گذاری هایی که باید متوقف شوند دراختیارتان قرار می دهند. دبورا سوئینی، مدیرعامل کمپانی شرکت من می گوید: صاحبان کسب و کارهای کوچک باید سرمایه خود را به دقت مصرف کنند.

وی افزود: بر نرخ بازگشت سرمایه حاصل از تک تکِ هزینه های تان تمرکز کنید. عدم انجام این کار به معنی احتمال هدر رفت سرمایه در حوزه های نامربوط یا نامناسب است. باید بدانید که پولی را که به سختی به دست آورده اید کجا خرج می کنید و این سرمایه گذاری ها چقدر سودآور بوده است. اگر سرمایه گذاری انجام شده سودآور نباشد باید آن را متوقف کنید و بیشتر روی اقداماتی سرمایه گذاری کنید که برای شما و کسب و کارتان سودآور هستند.

7- تعریف عادت مالی صحیح

تعریف پروتکل های مالی درون سازمانی حتی اگر صرفا به معنی صرف زمان برای بررسی و به روز رسانی اطلاعات مالی تان باشد تاثیر زیادی در حفظ سلامت مالی کسب و کارتان خواهد داشت. به علاوه، پیگیری امور مالی مربوطه نیز از احتمال کلاهبرداری یا خطرات بالقوه می کاهد.

کولادو گفت: ما به عنوان کسب و کاری کوچک اغلب دچار کمبود وقت و پول هستیم و قابلیت های تکنولوژیکی بسیار ضعیفی نیز داریم، اما این محدودیت ها نباید صاحبان کسب و کارها را از کنترل و نظارت داخلی بازدارد. اگر کسب و کارتان کارمند دارد اهمیت این مسئله دوچندان می شود. ضعف نظارت و کنترل داخلی می تواند سبب کلاهبرداری یا دزدی از سوی کارکنان شود و اگر شما یا کارکنان تان از قوانین حاکم پیروی نکنید مشکلات حقوقی برای تان به وجود خواهد آمد.

مطلب مرتبط:۴راهنمایی‌ ساده برای مدیریت جریانات نقدی‌ یک کسب‌ و کار تازه تاسیس

8- از قبل برنامه ریزی کنید

همیشه مسائل و مشکلاتی در کسب و کارتان وجود دارند که باید امروز حل شوند، اما در زمینه امور مالی باید از قبل برای آینده برنامه ریزی کنید.

تینا گاسنالد، بنیانگذار شرکت تخصصی «حسابداریِ سِت فری» (زیرمجموعه کمپانی کوئیک بوکس) می گوید: اگر برای پنج یا 10 روز آینده تان برنامه ریزی نکنید از قافله رقابت عقب هستید.