بررسی راهکارهایی که می تواند به کاهش هزینه ها کمک کند / چگونه در زمینه مدیریت بودجه شرکت موفق عمل کنیم

  به قلم Angelique O'Rourke

همواره کاهش هزینه های شرکت از جمله خواسته های مدیران در راستای بهبود وضعیت بودجه است. با این حال این موضوع تنها زمانی میسر خواهد بود که راهکارهایی برای آن در اختیار داشته باشید. بهترین اقدام در این زمینه استفاده از نظرات افراد حرفه ای است. بدون تردید این موضوع در مقایسه با ایده پردازی، با توجه به اینکه نتیجه بخش بودن آن تضمین شده و مورد آزمایش قرار گرفته است، ریسک به مراتب کمتری در پی خواهد داشت که خود موضوعی سودمند تلقی می شود.

در همین راستا و در ادامه به بررسی راهکارهای مفید در این زمینه خواهیم پرداخت. 

1- انرژی سبز را مدنظر قرار دهید

در یک تعریف کلی انرژی سبز به منابعی از انرژی گفته می شود که در هماهنگی با محیط خود باشند و فرآیند تولید آنها آلودگی های زیست محیطی به بار نیاورد. اگرچه این موضوع در ابتدا ممکن است هزینه بر محسوب شود، با این حال توجه به این موضوع ضروری است که مدیریت درست همواره باید نگاهی رو به آینده داشته باشد. بدون تردید منابع رایج روزی به پایان راه خود خواهند رسید و این موضوع تحت شرایطی که خود را برای چنین موقعیتی آماده نکرده باشید، می تواند زمینه ساز بروز بحران در شرکت شود. تحت این شرایط میزان هزینه ای که مجبور هستید برای بقای خود صرف کنید، به مراتب بیشتر از سرمایه گذاری حال حاضر شماست.

با توجه به اهمیت این موضوع دولت ها در این زمینه تسهیلاتی را مدنظر قرار داده اند تا شرکت ها را به استفاده از آن ترغیب کنند. این موقعیت بدون شک زمانی که انرژی پاک بتواند جایگاه مناسبی در بین شرکت ها پیدا کند، تغییر خواهد یافت و تحت این شرایط این شما هستید که بازنده میدان و از دست دادن یک موقعیت خوب برای اعمال تغییرات لازم خواهید بود. این موضوع در اصل یک پیشنهاد نیست و ضرورت هر کسب وکاری محسوب می شود. بدون تردید با راه اندازی این سیستم ها در مدت کوتاهی تأثیر آن را در کاهش هزینه های شرکت مشاهده خواهید کرد که خود باعث می شود هزینه صرف شده به خوبی بازگردانده شود.

مطلب مرتبط: راه هایی برای کاهش هزینه کسب و کارهای کوچک

2- از فناوری استفاده کنید

ریشه بسیاری از مشکلات شرکت ها در این موضوع است که آنها تمایلی به استفاده از فناوری ندارند. در واقع برخی از افراد به علت نگرش سنتی خود چندان تمایلی به اعمال تغییرات نداشته و به نوعی از فناوری گریزان هستند. توجه داشته باشید که شما در کسب وکار خود تنها نیستید و اگر بخواهید به شیوه های قدیمی کار را جلو ببرید، نمی توانید در دنیای جدید و مدرن امروز موفقیتی را نصیب خود کنید. در همین راستا بهتر است تمامی سطوح شرکت در این زمینه فعال باشند. یادگیری عنصر مهم عصر حاضر بوده و افراد در شرکت همواره باید خود را به روز نگه دارند. با این حال این موضوع به معنای کسب اطلاعات در تمامی زمینه ها نبوده و لازم است افراد زمان خود را صرف مواردی کنند که در کارشان کاربرد خواهد داشت.

همچنین استفاده از اپلیکیشن و نرم افزارهای متعدد را یادگرفته و از آنها برای ساده تر کردن کارهای خود استفاده کنید. برای مثال سفر به کشوری دیگر برای برگزاری نشستی با مدیران شرکت های مرتبط با حوزه فعالیتی شما، اگرچه گامی سودمند است، با این حال این موضوع هزینه و وقت زیادی را از شما خواهد گرفت که می توانید با یک تماس تصویری ساده در این زمینه اقدام کنید. مثال ذکر شده تنها یک مورد ساده بوده و کاربرد فناوری های متعدد بسیار گسترده تر است که لازم است مورد توجه جدی قرار گیرد.

مطلب مرتبط: چالش ها و هزینه های رهبری سازمان

3- حمایت از رویدادهای خاص

امروزه عرصه تبلیغات در مرحله ای قرار دارد که با بیشترین میزان تنوع مواجه است. تحت این شرایط اگر بخواهید همه روش ها را مورد استفاده قرار دهید، محکوم به صرف هزینه های هنگفتی خواهید بود. بدون تردید تمامی هزینه های شرکت شامل تبلیغات نبوده و نباید خارج از محدوده مشخص شده در بودجه عمل کرد. به همین خاطر توصیه می شود بهترین روش را برای خود برگزینید. ملاک این موضوع باید با توجه به نیاز و امکانات شما باشد و همواره قیمت ملاک برتری محسوب نمی شود. تحت این شرایط امروزه تحلیلگران به این نتیجه رسیده اند که بهتر است در زمینه ای تبلیغ کنید که به نوعی غیرمستقیم و مرتبط با نوع محصول و حوزه کاری تان باشد.

این موضوع برای مخاطب از ارزش به مراتب بیشتری برخوردار خواهد بود. در واقع شما در باقی روش ها تنها به تبلیغ محصول خود می پردازید، با این حال حمایت از یک رویداد چیزی فراتر از یک تبلیغ خواهد بود و وجهه شرکت را در جایگاه رفیعی قرار خواهد داد. بدون تردید این موضوع منجر به بازگشت هزینه در مدت زمان به مراتب کوتاه تری خواهد شد. برای مثال در صورتی که در زمینه تولید نوشیدنی فعالیت می کنید، با اعلام حمایت از یک فیلم شاخص، قادر خواهید بود حتی در سالن های سینما با فروش محصول خود و استقبال احتمالی به واسطه تأثیری که فیلم توانسته است در برند شما داشته باشد، به سود فوق العاده ای دست پیدا کنید.

مطلب مرتبط: چرا ذهن تان شما را از سرمایه گذاری برای آینده بازمی دارد

4- برای انجام کارهای کوچک، کارمندانی را استخدام کنید که قابلیت انجام بیش از یک کار را دارا هستند

اگرچه برای انجام کارهای مهم شرکت نیاز به افرادی داریدکه کاملا در آن زمینه متخصص باشند، با این حال این موضوع در زمینه کارهای کوچک کاملا متفاوت است. درواقع اگر بخواهید برای هریک از نیازهای ریز شرکت فردی را استخدام کنید، به علت هزینه هایی که هر کارمند برای شرکت به همراه خواهد داشت (نظیر بیمه) متحمل هزینه های بسیاری خواهید شد. برای جلوگیری از وقوع چنین اتفاقاتی توصیه می شود برای انجام این دسته از کارها فرد یا افرادی را به استخدام خود درآورید که می توانند به خوبی تمامی یا اکثر آنها را انجام دهند.

5- این امکان را در اختیار کارمندان خود قرار دهید که ساعات کمتری را در شرکت حضور داشته باشند

این مورد اگرچه عجیب و غیرکاربردی به نظر می رسد، با این حال واقعیت این است که حضور کارمندان در شرکت هزینه بر خواهد بود. به همین خاطر است که امروزه شرکت ها در تلاشند بخشی از کارهای شرکت را به افرادی اختصاص دهند که الزامی به حضور در شرکت ندارند. برای مثال مدیریت سایت، از جمله کارهایی است که فرد مذکور می تواند در خانه یا حتی حین انجام کاری دیگر (شغل دوم) انجام دهد. این موضوع برای شما منجر به کاهش هزینه ها خواهد شد، علت این موضوع به این خاطر است که کارمندان در شرکت نیاز به دفتری برای خود، امکاناتی نظیر سیستم و اینترنت و مواردی از این قبیل دارند که بدون شک برای شرکت هایی که فضایی محدود در اختیار دارند، معضلی بزرگ خواهد بود. با این حال لازم است نظارت کافی را روی آن دسته از کارمندان خود که در شرکت حضور ندارند نیز داشته باشید.

مطلب مرتبط: فلسفه های ساده ای که ارزش کسب و کار شما را میلیاردی می کند

همچنین این امکان را برای کارمندان خود مهیا سازید که بتوانند در صورت انجام سریع تر کارهای خود در ساعتی زودتر از زمان تعیین شده اقدام به ترک محل کارشان کنند. این موضوع علاوه بر مزیت های اقتصادی که به همراه دارد، باعث افزایش رضایت کارمندان خواهد شد.

6- کارمندان خوب خود را حفظ کنید

هنگامی که تیم کاری شما شکل می گیرد، تغییر دادن آن منجر به این خواهد شد که راندمان تیم تا زمانی که فرد جدید بتواند خود را با سایرین هماهنگ سازد، با کاهش شدیدی مواجه شود. در همین راستا ضروری است کارمندان خوب خود را شناسایی کنید و با تدبیری درست احتمال رفتن آنها از شرکت را کاهش دهید. توجه داشته باشید که استخدام فردی جدید هزینه و زمان زیادی را از شما خواهد گرفت. به همین خاطر بهتر است اولویت تان را در حفظ افراد خود قرار دهید. این اقدام با اعمال رفتار خوب و توجه به خواست و نیاز افراد به خوبی امکان پذیر خواهد بود.

7- قرارداد کاری امضا کنید

این موضوع که بخواهید تمامی نیازهای خود را از طریق استخدام افراد برطرف کنید ، بدون تردید عاملی است که باعث خواهد شد هزینه بسیار زیادی صرف کنید . در همین راستا توصیه می شود به جای محدود کردن اقدامات خود، در اندیشه امضای قرارداد کاری باشید. مزیت این کار این است که باعث خواهد شد نیاز شما از طریق همکاری شکل گرفته برطرف شده و دیگر مجبور به پرداخت هزینه های استخدام نباشید. در این زمینه توجه داشته باشید که موارد مدنظر خود را به صورت کامل در قرارداد ذکر کنید تا از بروز مشکل جلوگیری شده و بهترین نتیجه را بتوانید به دست آورید.

مطلب مرتبط: کسب درآمد با راهکارهای نوین / هنگامی که که مرده ها نیز پول ساز می شوند

8- لیست هزینه های هفتگی، ماهانه و سالانه خود را مورد بررسی قرار دهید

یکی از اقدامات درست در زمینه مدیریت بودجه این است که هزینه های خود را به خوبی بشناسید. در واقع بسیاری از شرکت ها این اقدام را به حسابداران خود می سپارند که اقدامی کاملا درست است. با این حال در صورتی که تنها نتایج را مورد بررسی قرار دهید و نظارت کافی در تمامی مراحل نداشته باشید، ممکن است زمینه سوءاستفاده ها شکل گیرد. در این زمینه لازم است با شناخت درست هزینه های خود اقدام به ارائه راهکار برای کاهش هر یک کنید . با این اقدام شاهد هزینه هایی خواهید شد که اصلا ضرورتی نداشته و می توانید آنها را حذف کنید . در آخر توجه داشته باشید که این اقدام باید همواره صورت بگیرد و تنها مختص به یک بار نیست.

9- استعدادها را شناسایی کنید

همواره لازم است که اطلاعات تان را در زمینه کاری خود در بالاترین سطح ممکن حفظ کنید . این موضوع به شما کمک خواهد کرد تا تغییرات بازار را به خوبی درک کنید و همواره برای شرایط و موقعیت های جدید آمادگی داشته باشید. از جمله اقداماتی که باعث خواهد شد هزینه های شرکت کاهش پیدا کند این است که نگاهی رو به جلو داشته باشید. بدون تردید راضی کردن افراد موفق و حرفه ای برای به استخدام درآمدن شرکت شما، موضوعی پرهزینه خواهد بود. در واقع مقوله استخدام همواره براساس پارامترهای مدنظر شما نبوده و گاهی برای استخدام برخی افراد خاص که معمولا به عنوان افراد سرشناس و فوق حرفه ای تلقی می شوند، دیگر تنها شرایط کاری مرسوم شما کارساز نخواهد بود.

مطلب مرتبط: ۱۴ترفند کلیدی برای کسب و کارهای کوچک از زبان اهل فن

درواقع در راستای رقابت بهتر و قرار گرفتن در جایگاهی بالاتر، نیاز به افرادی دارید که بتوانند شما را به این خواسته نزدیک کنند. با این حال راهکاری در این زمینه وجود دارد که باعث می شود دیگر مجبور به این کار نباشید. در واقع شما می توانید با شناسایی استعدادهای جوان و تأمین هزینه های تحصیل آنها به نوعی آینده شرکت را تضمین و خیال خود را از در اختیار داشتن افراد حرفه ای راحت کنید . بدون تردید این موضوع هزینه کمتری را در مقایسه با استخدام حرفه ای ها در بر خواهد داشت.

10- نقدینگی خود را کاهش دهید

همواره افراد تمایل دارند که پول های در دسترس خود را خرج کنند. این موضوع در رابطه با شرکت ها نیز صادق است. به همین خاطر مدیران لازم است درآمدهای مازاد را در جایی دیگر سرمایه گذاری کنند تا از دسترس خارج شود. با این حال تنها نباید از دسترس خارج کردن را مدنظر قرار دهید. بهتر است در این زمینه به نحوی عمل کنید که انتقال وجه نتایج مثبتی را به همراه داشته باشد.

11-هنگام تردید، توقف کنید

بسیاری از اقدامات و تصمیمات مدیران با شک و تردیدهایی همراه است و تحت این شرایط ریسک کار افزایش یافته و در صورت انجام آن ممکن است با نتایجی فاجعه بار مواجه شود. بدون تردید دلیلی وجود دارد که شما در رابطه با تصمیم خود اطمینان لازم را ندارید. با این حال بی خبال شدن نسبت به انجام آن نیز نمی تواند سیاستی منطقی باشد. به همین خاطر توصیه می شود تحت این شرایط اقدامات خود را متوقف ساخته و تمرکز خود را روی کارهای دیگری که اطمینان بیشتری نسبت به آنها دارید، قرار دهید. با گذشت زمان و فکر و مشورت بیشتر، بدون شک تصمیم بهتری را نسبت به اقدام معوقه خود خواهید گرفت که بدون شک از هدر رفتن سرمایه شرکت خواهد کاست.

12- طراحی و ساخت تکنولوژی جدید

در ابتدا لازم است این موضوع را مورد توجه قرار دهید که به هر میزان که بتوانید در زمینه فناوری های مورد نیاز به خودکفایی برسید، به همان میزان هم هزینه های شرکت کاهش پیدا خواهد کرد. با این حال این موضوع پایان راه نیست و توصیه می شود در زمینه کاری خود تکنولوژی جدید ایجاد کنید . این موضوع نه تنها شما را در رقابت با سایرین در جایگاه بالاتری قرار خواهد داد، بلکه باعث خواهد شد از ورود فناوری جدید بی نیاز شده و اقدامات بیشتری را بتوانید صورت دهید. این اقدام هزینه های خرید شرکت را به طرز چشمگیری کاهش می دهد و این امکان را برای شما فراهم خواهد آورد تا با فروش آن به سودهایی قابل توجه دست پیدا کنید.

مطلب مرتبط: چگونه سازمانمان را به یک سازمان خلاق تبدیل کنیم؟

13- بازیافت داشته باشید

در یک تعریف ساده و جامع بازیافت به معنای استفاده از مواد مصرف شده برای تولید و ساخت مجدد همان کالا یا کالای قابل استفاده دیگر است. این موضوع بدون تردید از بسیاری از هزینه های شرکت خواهد کاست که گامی سودمند در زمینه مدیریت بودجه محسوب می شود.