آماده سازی شخصی، نخستین گام در راستای ارائه سخنرانی مناسب

ترس از سخنرانی در حضور دیگران یکی از موارد شایع میان کارمندان و در برخی مواقع مدیران است. بررسی ریشه های چنین نگرانی هایی در روانشناسی اغلب به دوران کودکی ارجاع داده می شود. با این حال در ایده حاضر قصد بررسی پایه های روان شناختی چنین مسئله ای را نداریم. آنچه من را وادار کرد تا ایده این شماره را به چنین بحثی اختصاص دهم، گسترش خطرناک آن در محیط های کاری است.

اگر شما استعداد ذاتی خوبی در زمینه ارائه کنفرانس یا سخنرانی دارید، به احتمال زیاد چه در جمع های کوچک و چه در مقابل هزاران نفر با مشکل خاصی مواجه نخواهید شد، البته اندکی نگرانی در خصوص سخنرانی های تلویزیونی طبیعی است. مشکل از جایی آغاز می شود که بدانیم در بسیاری از شرکت ها ارائه گزارش در گردهمایی ماهانه بخش های مختلف، امری طبیعی است و شما نیز به عنوان یک کارمند یا مدیر با نگرانی هایی در سخنرانی مواجه هستید.

اگر گمان می کنید این قبیل مشکلات طبیعی است و تأثیر چندانی در موقعیت سازمانی افراد نخواهد داشت، باید شما را نسبت به شرط استخدام بسیاری از شرکت های خصوصی و دولتی آگاه سازم؛ «توانایی برقراری ارتباط مناسب.»

راهکارهای مختلفی برای غلبه بر ترس های ناگوار از سخنرانی وجود دارد. در این ایده ابتدا از یک شیوه متداول شروع می کنیم. در واقع توصیه نخست آن است که داوطلب ارائه سخنرانی یا گزارش شوید.

شاید در نگاه نخست این یک دیوانگی به نظر برسد، اما باور داشته باشید یا نه، به جز شما هیچ کس قادر به بهبود وضعیت تان نیست. قرار گرفتن در شرایط دشوار به فرد کمک می کند هرطور که شده راه حلی پیدا کند.

در گام بعدی اگر نتوانستید با راهکار نخست سازگاری پیدا کرده یا شجاعت داوطلب شدن را  (به هر علتی) نداشتید، مراجعه به کلاس های مربوطه، توصیه ای منطقی به نظر می رسد.

معمولاً با جست وجوی ساده در اینترنت یا پرس و جو از همکاران می توان مؤسسه های مناسبی را پیدا کرد. ذکر یک نکته در این میان ضروری است؛ در صورت گذراندن کلاس های آموزشی در زمینه ارائه مطلب یا سخنرانی باید این موارد را در رزومه خود ثبت کنید.

همانطور که در بحث مربوط به رزومه ها  (ایده های 20 تا 25) اشاره شد، هر نکته مثبتی را باید در رزومه درج کرد، البته این اصل یک قید نیز دارد و آن نکات غیر مرتبط با شغل موردنظر است. با این حال شکی وجود ندارد که طی دوره های آموزشی فن بیان یا کنترل ترس از سخنرانی تأثیر غیرقابل انکاری روی دیدگاه شرکت مقابل به منظور استخدام شما خواهد داشت.

در هنگام سخنرانی نکته طلایی، آمادگی و تمرین پیش از موعد مقرر است. به این منظور می توانید در خلوت تان متن سخنرانی را با صدای رسا قرائت کرده و ایرادهای احتمالی خود را رفع کنید.

همچنین پررنگ کردن بخش هایی از متن سخنرانی نیز می تواند تأثیر مثبتی روی عملکردتان به هنگام ارائه داشته باشد. توجه کنید که در یک سخنرانی باید چارچوب معینی را انتخاب و آن را در تمام طول ارائه تان رعایت کنید.

 به همین منظور یک متغیر مشخص (برای مثال در یک کنفرانس اقتصادی نقش تولید مازاد بر وضعیت بازاریابی شرکت ها) را انتخاب کرده و حول همان محور به سخنرانی و ارائه اطلاعات بپردازید. کلی گویی و ارائه داده های خام مشکلی است که اغلب سخنرانی ها را کسل کننده و خواب آور می کند.

به عنوان نکته پایانی باید به رعایت زمان در نظر گرفته شده برای شما نیز اشاره کنم. عدم رعایت این زمان بدون شک موجب اخلال و تغییر نظم پیش بینی شده برگزار کننده همایش یا کنفرانس خواهد شد.

توصیه های حرفه ای از مدیران موفق

ریچارد هامفریس، سازنده سریال در مورد ارائه سخنرانی عقیده جالبی دارد. وی در این مورد این گونه اظهارنظر کرده است: «سخنرانی بیشتر در ارتباط با آنها (مخاطبان) است تا فرد پشت میکروفون. اگر این نکته کوچک را رعایت کنید، ارائه تان برای مدت ها در یاد حاضران خواهد ماند. البته طبیعی است که بسیاری از افراد از چنین درکی عاجز بوده و سخنرانی شان را خراب می کنند، اما شما می توانید متفاوت عمل کنید.»