10 گام اساسی در برنامه ‏ریزی استراتژیک نیروی انسانی

هفته گذشته به ضرورت برنامه‏ریزی نیروی انسانی و نقش آن در پرورش نیروهای داخل سازمان و همچنین بهینه‏ سازی مراحل انتخاب و استخدام کارمندان اشاره کردم و از آن به‏عنوان یکی از مهم‏ترین وظایف مدیر منابع انسانی نام بردم. طی دو هفته آینده در نظر دارم تا به معرفی 10 گام اساسی در برنامه‏ریزی نیروی انسانی بپردازم. 

گام اول: استراتژی سازمانی خود را مورد بازبینی قرار دهید. نخستین گام در برنامه‏ریزی شغلی این است که آنالیز کنید چه حجمی از سازمان شما را نیروی انسانی تشکیل می‏دهد. بررسی کنید سازمان تحت فرمان شما به چه میزان کارمند محور بوده و به چه میزان وابسته به نیروی متخصص خود است.

تا زمانی که به اهمیت و ضرورت وجود نیروی انسانی در سازمان خود پی نبرید نمی‌توانید برنامه‏ریزی نیروی انسانی مناسبی داشته باشید. تناسب بین نیروی متخصص و غیر‏متخصص سازمان خود را ارزیابی کنید. 

گام دوم: نیروی کار داخل سازمان را بررسی کنید. از مدیران بخش‏های مختلف سازمان بخواهید تا به صورت ماهانه گزارشی از پرسنل تحت امر خود به شما ارائه دهند. در این گزارش باید مشخصات هر کارمند همراه با سمت سازمانی، رده شغلی، امتیازی که به عملکرد وی داده شده‌، سن، جنسیت، تحصیلات، سابقه کاری و میزان حقوق و مزایای وی درج شده باشد. همچنین از مدیران بخواهید تا گزارشی از تعداد نیرویی که در طول یک‌سال برای بخش خود استخدام کرده یا از کار برکنار کرده‏اند را نیز تهیه کنند. 

گام سوم: پیش‏بینی تغییرات احتمــالی. پس از دریــافت گزارش‌های مدیران بخش‏های مختلف، نوبت به آنالیز شرایط محیطی و نیروی انسانی مورد‌نیاز آینده می‏رسد. از مدیران تک به تک سوالات زیر را بپرسید: چه تغییراتی از نظر تکنولوژی، نوآوری، تغییرات در ساختار سازمانی مربوط به بخش تحت امر خود برای سال پیش را پیش‏بینی می‏کنند؟ این تغییرات چگونه و به چه میزان در ترکیب آینده نیروی انسانی تاثیر‏گذار خواهد بود؟ 

گام چهارم: پیش‏بینی تخصص‏ها و مهارت‏های مورد‌نیاز. پیش‏بینی و مقایسه نیروی انسانی مورد‌نیاز بر‌حسب تعداد، میزان تحصیلات، تخصص، مهارت، توانایی، تیپ شخصیتی و تجربه کاری مرتبط. از مدیران بخش‏های مختلف سازمان بخواهید تا برنامه‏های آموزشی مورد‌نیاز نیروهای خود را ارائه دهند. از آنها بخواهید تا به سوال زیر پاسخ داده و آن را در قالب گزارشی به شما تحویل دهند: چه تعداد پرسنل، با چه سطح تخصص، تحصیلات و سابقه‌کاری برای سال آینده نیاز خواهید داشت؟ 

گام پنجم: تعریف دقیق و طبقه‏بندی نیروی انسانی مورد‌نیاز. پس از طی کردن چهار گام فوق‌الذکر، نوبت به مشخص کردن نوع و تعداد نیروی انسانی مورد‌نیاز می‏رسد. در بسیاری از موارد مشاهده شده که مدیران بخش‏های مختلف سازمان، تقاضای نیروی جدید با تخصص و مهارت خاصی را به مدیریت سازمان داده در صورتی‏که توجهی به برخی از نیرو‏های مستعد واحد خود نکرده‌اند. تجربه استخدام در سازمان‏های مختلف ثابت کرده است قبل از استخدام باید روی نیروی انسانی موجود سازمان تمرکز کرد. از شما سوالی می‏پرسم: به‏عنوان یک مدیر کدام مورد به‌صرفه‏تر است؟ اینکه نیرویی جدید با مهارت و تخصص مورد انتظار را با صرف زمان و هزینه بررسی مدارک، سوابق و برگزاری جلسات مختلف مصاحبه استخدام کرده و مدتی را برای آشنایی وی با محیط سازمان صرف کنیم یا اینکه نیروی‌انسانی با تجربه خود را با آموزش‏های مرتبط به مهارت و تخصص مورد انتظار برسانیم؟ 

در شرکت‏هایی که برنامه‏ریزی شغلی در آن صورت نمی‏گیرد روش اول آسان‏تر و البته هزینه برتر خواهد بود. اما شرکت‏هایی که از سال قبل، مطابق با پیش‏بینی‏های تکنولوژیک و تخصص‏های مورد‌نیاز، به‌پرسنل خود آموزش‏های خاص ارائه داده و سعی در نگهداری آنان در سازمان دارند علاوه بر اینکه باعث افزایش کارایی و کیفیت فعالیت کارمندان می‏شوند، وفاداری آنان را بیش از پیش ارتقا خواهند داد. 

* دکترای مدیریت منابع انسانی