چگونه محیط کاری پویاتری داشته باشیم؟

تمرکز بر روی فعالیت کاری و ارائه کیفیت بالا در تمام طول روز امر بسیار دشواری محسوب می شود. کارآفرینان در طول روز با امور مختلفی سر و کار دارند. گاهی اوقات فشار کار یا تاثیر اخبار منفی بر روی عملکرد افراد کاملا مشهود است. در چنین شرایطی تلاش را حفظ روحیه یا عملکرد بهتر در زمینه کسب و کار بسیار دشوار خواهد بود. یکی از مهم ترین بخش های موفقیت در کسب و کار مربوط به مدیریت زمان است. وقتی ما برنامه ریزی دقیقی برای استفاده مناسب از زمان مان نداشته باشیم، ارائه عملکرد مطلوب در زمینه کارآفرینی دشوار خواهد شد.

آگاهی از بهترین الگوهای فعالیت در دنیای کسب و کار و تلاش برای کاهش فشارهای کاری مهم ترین عامل در موفقیت کارآفرینان بزرگ محسوب می شود. گاهی اوقات ما نیازمند بازبینی نحوه فعالیت حرفه ای مان در دنیای کسب و کار هستیم. این امر نقش موثری در یافتن نقاط ضعف و تلاش برای بهبود وضعیت فعالیت مان خواهد داشت.

هدف اصلی در این مقاله بررسی برخی از راهکارهای کاربردی و ساده برای حفظ عملکرد مثبت مان در حوزه کسب و کار و کارآفرینی در طول ساعت های کاری است. بدون تردید تحقق این امر ساده نخواهد بود، با این حال استفاده از چند توصیه و نکته مهم کار را ساده تر خواهد کرد.

1. برنامه ریزی پیش از موعد

فعالیت کارآفرینی همراه با بهره وری بالا در صورت آگاهی از نقشه راه مان در طول ساعت های کاری بسیار ساده تر خواهد بود. بسیاری از مدیران و کارآفرینان در عمل برنامه مشخصی برای روزهای کاری ندارند. آنها از لحظه حضور در دفتر کار اقدام به ساماندهی امور و برنامه ریزی برای ساعت های پیش رو می کنند. اگرچه برنامه ریزی در لحظه برای مدیران و کارآفرینان اهمیت بسیار زیادی دارد، اما این توانایی باید فقط در شرایط ضروری و حاد مورد استفاده قرار گیرد. برند ما با برنامه ریزی ناگهانی و روزمره توانایی کسب موفقیت را نخواهد داشت.

مطلب مرتبط: راهی ساده و علمی برای افزایش بهره وری در محیط کار

شاید صحبت پیرامون برنامه ریزی پیش از موعد مخاطب را به فکر برنامه ریزی بلندمدت بیندازد. نکته مهم در این زمینه عدم نیاز به برنامه ریزی های طولانی و بلندمدت است. گاهی اوقات برنامه ریزی برای روز پیش رو در شب قبل به اندازه کافی مناسب خواهد بود. بنابراین بدون نیاز به فرآیندهای پیچیده امکان موفقیت در زمینه حفظ عملکرد عالی مان در طول روز فراهم خواهد شد.

یکی از نکات مهم در زمینه برنامه ریزی برای ساعت های کاری استفاده از شیوه های واقع گرایانه است. ما باید نسبت به توانمندی های خودمان آگاهی مناسبی داشته باشیم. در غیر این صورت امکان برنامه ریزی مناسب را نخواهیم داشت بنابراین در زمان برنامه ریزی به توانمندی ها و شرایط موجود توجه کنید. اشتباه اغلب کارآفرینان تعیین برنامه های فشرده برای ساعت های کاری است. چنین برنامه هایی در اغلب موارد امکان اجرای دقیق ندارند بنابراین ما همیشه از برنامه های موردنظرمان عقب خواهیم افتاد. این احساس در اغلب موارد موجب بروز استرس و فشار روانی مضاعف بر روی ما می شود.

2. اهمیت تغذیه مناسب در طول روز

برخی از مشکلات در زمینه فعالیت روزانه در محیط کار راه حل های بسیار ساده ای دارد. بسیاری از کارآفرینان در زمینه حفظ کیفیت عملکردشان در حوزه کسب و کار به دنبال راهکارهای مختلفی هستند. این امر گاهی اوقات زمینه لازم برای صرف هزینه های بی مورد را فراهم می سازد. تلاش برای استفاده از تغذیه های مناسب در طول روز نقش مهمی در افزایش توانایی های ما دارد.

برخی از کارآفرینان در طول روز و در محیط کار به جای استفاده از وعده های غذایی مناسب به مصرف اسنک های مختلف رو می آورند. این امر در راستای کاهش مدت زمان لازم برای صرف یک وعده غذایی صورت می گیرد. شاید در عمل چنین راهبردی زمان در دسترس ما را بیشتر کند، اما در نهایت توانمندی ما را به طور قابل ملاحظه ای کاهش خواهد داد.

نکته بعد که باید مدنظر کارآفرینان قرار گیرد، استفاده از ویتامین های مختلف در طور روز است. اگر ما فقط یک نوع خاص از غذا را در طول هفته میل کنیم، به تدریج نیاز بدن مان به سایر ویتامین ها افزایش شدیدی خواهد یافت. این امر با حالت هایی نظیر ضعف مداوم یا بی حوصلگی همراه است.

3. تعیین اهداف مشخص

فعالیت در دنیای کسب و کار با آگاهی از اهداف موردنظرمان بسیار ساده تر خواهد بود. مشکل بسیاری از کارآفرینان عدم تعیین زمان مشخص برای دستیابی به اهداف شان است. به این ترتیب در عمل یک هدف ساده ماه ها به طول خواهد انجامید. برنامه ریزی درست برای تعیین اهداف نیازمند پیش بینی زمان حدودی دستیابی به اهداف موردنظر نیز هست. در غیر این صورت ما بخش قابل توجهی از زمان مفیدمان در طول روز را از دست خواهیم داد.

یکی از نکات مهم در زمینه کار بر روی اهداف مختلف عدم انجام چندین فرآیند در کنار هم است. این امر به طور معمول کیفیت نهایی کار ما را به شدت تحت تاثیر قرار خواهد داد. به این ترتیب ما با فرآیندهای پیچیده، طولانی و بی پایانی همراه خواهیم بود.

مطلب مرتبط: افزایش بهره وری کارمندان با طراحی محیط کار الهام بخش

برنامه ریزی زمانی برای دستیابی به اهداف موجب افزایش نظم و دقت در فعالیت ما خواهد شد. برخی از کارآفرینان حتی برای تمام اعضای شرکت نیز اقدام به تهیه برنامه زمانمند می کنند. توصیه من در این بخش ارائه آزادی عمل موردنیاز به کارمندان برای تدوین برنامه کاری شخصی شان است. این امر موجب پویایی فعالیت اعضای شرکت در قالب گروه های مختلف خواهد شد. تجربه بسیاری از برندها ناکامی برنامه ریزی دقیق مدیران برای کارمندان را نشان داده است بنابراین ما نباید با استفاده از این شیوه بر روی سرنوشت برندمان ریسک کنیم.

4. تهیه لیست های کاری

درست مانند برنامه ریزی، در اینجا نیز یادداشت کارهای پیش رو بر روی کاغد نقش مهمی در ایجاد نظم کاری دارد. بسیاری از کارآفرینان بزرگ اهداف روزانه یا حتی سالانه شان را روی کاغذ پیاده می کنند. بخش قابل توجهی از تاثیر این شیوه به دلیل اثرگذاری روانی اش بر روی سیستم اعصاب افراد است.

براساس پژوهش های روانشناختی از سوی پژوهشگران دانشگاه هاروارد بسیاری از نگرانی های شغلی در پی یادداشت امور و اهداف بر روی کاغذ کاهش می یابد. استفاده از شیوه های ساده و کم هزینه برای کاهش استرس و افزایش بهره وری در محیط کار الزامی است. برخی از برندها هزینه های بسیار کلانی در حوزه افزایش بهره وری انجام می دهند، اما برخی از تکنیک های ساده بدون نیاز به صرف هیچ گونه هزینه ای همان تاثیر را بر جای خواهند گذاشت.

اگر شما فردی با دغدغه های زیاد در محیط کار هستید، یادداشت های خود را به صورت روزانه تنظیم کنید. توصیه من در این بخش استفاده از ترتیب بندی براساس اولویت امور است. فقط در این صورت شما امکان رسیدگی به بخش قابل توجهی از کارهای تان در طول روز را خواهید داشت. مشکل بسیاری از کارآفرینان تلاش برای شروع فرآیند کاری براساس امور ساده و پیش پا افتاده است. به این ترتیب بخش قابل توجهی از توان آنها در این میان به هدر خواهد رفت. وقتی هم که به سراغ کارهای مهم می روند، دیگر انرژی و توان لازم را نخواهند داشت.

5. فعالیت براساس سطح انرژی

هر فردی دارای سبک زندگی خاصی است. این امر به معنای ناتوانی شرکت ها در زمینه اتکا به الگویی واحد برای فعالیت تمام کارمندان شان است. کارآفرینان در دنیای کسب و کار شیوه های مختلفی برای رسیدگی به امور، درست مانند سبک زندگی، دارند. ما به جای تلاش برای تقلید صرف از دیگران در زمینه فعالیت کاری باید در تلاش برای یافتن الگوی منحصر به فرد خودمان باشیم. در غیر این صورت به احتمال زیاد برنامه های ما برای رسیدگی به امور مختلف با مشکلات زیادی مواجه خواهد شد.

مطلب مرتبط: راهکارهای افزایش بهره وری نیروی کار

برخی از افراد صبح ها بسیار زود از خواب بیدار می شوند. این دسته از افراد نقطه اوج انرژی شان برای فعالیت کاری تا ظهر است بنابراین تمام فعالیت های مهم برای این دسته از افراد باید در ساعت های صبح تعریف شود. نقطه مقابل این دسته از افراد مربوط به کارمندان دارای سبک زندگی شبانه است. اگر به عنوان یک کارآفرین یا مدیر شرکت به سبک زندگی خودمان و کارمندان مان توجه داشته باشیم، امکان کاهش استرس در محیط کار و حفظ کیفیت مطلوب کاری فراهم می شود.