چگونه محل کاری با بهره وری بالا داشته باشیم

همواره صاحبان کسب و کار کارمندان شان را برای افزایش بهره وری تشویق می کنند، اما در تنظیمات یک دفتر کار، این مسئله دقیقاً به چه معناست؟

جیمی فرش(Jamie Fertsch)، مدیر و هم بنیانگذار XDesk، شرکتی آمریکایی در تولید و بهبود میزهایی از مواد دوستدار محیط زیست و ارگونومی بالا، می گوید «بهره وری محل کار به معنای رسیدن از موقعیت A به موقعیت B در کوتاه ترین زمان ممکن نیست. در حقیقت بهره وری به معنای انجام یک موضوع به کارآمدترین شکل ممکن در عین حفظ رضایت و خوشحالی افراد است.»

در فرآیند تولید میزهای اداری، فرش متوجه شد که محیط کار تأثیر بسیاری بر عملکرد افراد می گذارد. «محل کار شما یکی از مهم ترین عوامل مؤثر بر عملکردتان است که غالباً نادیده گرفته می شود. اگر برای پیداکردن یک مدرک باید مدت ها میز خود را زیر و رو کنید، یک میز مرتب و کارا کلید موفقیت شماست.»

به فکر ایجاد یک محیط کار سودمند هستید؟ فرش مواردی را مطرح می کند که باعث بهبود کارایی محیط کار و حفظ تمرکز شما در انجام امور می شوند.

مطلب مرتبط:راهی ساده و علمی برای افزایش بهره وری در محیط کار

موقعیت هایی برای حرکت ایجاد کنید

فرش می گوید «بهترین راه برای حفظ تمرکز در طول یک روز کاری شلوغ این است که هنگام مواجهه با یک مانع در مقابل کارایی خود، زمان های استراحت کوتاه و متعدد داشته باشید تا بتوانید راه حل های جدیدی برای امر در دست بررسی پیدا کنید.»

تحقیقات متعدد ادعای فرش را تایید می کنند. وقتی در طول بازه کاری خود اوقات استراحت کوتاه همراه با بازه های استراحت ذهنی برای خود در نظر می گیرید، کارایی تان افزایش می یابد. در عین حال حرکت های کوچک می توانند فشار عصبی را کاهش دهند و سلامتی شما را بهبود بخشند.

میزهای تولیدیِ شرکت فرش کارمندان را تشویق به بلند شدن و نشستن حین روز کاری می کنند. در عین حال می توانید فرصت های دیگری نیز برای تحرک پیدا کنید. برای مثال تلفن و یا دستگاه کپی را در نقطه مقابل کامپیوتر قرار دهید و یا آب سردکن را در جای دیگری از اتاق کار بگذارید.

فرش می گوید «کارایی الزاماً با مدت زمان صرف شده بر روی یک کار ارتباط ندارد. در نتیجه هرچند وقت یک بار لازم است استراحت کوتاهی کنید و انرژی خود را بازیابید.»

گل و گیاه بخرید

فرش می گوید «گاه تغییرات غیرمنتظره می توانند تأثیر بسیاری بر کارایی بگذارند؛ مانند قرار دادن یک گلدان کوچک بر روی میز کار. من دوست دارم محیط کار را قدری زنده و پویاتر کنم.»

گل و گیاه روشی سنتی در بهبود کارایی محیط کار نیست، اما این مسئله اثر آنها را از بین نمی برد. در سال 2014 یک تیم تحقیقاتی در بریتانیا دریافتند که قرار دادن گل و گیاه در محیط کار، بازدهی را تا 15درصد و رضایت و تعهد به محیط کار را نیز افزایش می دهد.

برای دستگاه های الکترونیکی جایی در نظر بگیرید

گوشی های هوشمند، تبلت ها و سایر دستگاه های الکترونیکی می توانند به شما در منظم بودن کمک کنند، اما از طرف مقابل ممکن است وقت تان را نیز هدر بدهند. مطالعات نشان داده اند گوشی های هوشمند بر کارایی شما اثر منفی می گذارند. تحقیقی از کارمندان شرکت OfficeTeam نشان داد که به طور میانگین، کارمندان هفته ای 5 ساعت از زمان کارشان را به امور نامربوط در گوشی هوشمندشان تخصیص می دهند که به معنای بیش از نیمی از یک روز کاری است.

برای فرش بهترین راه حل در مقابل این مسئله، تخصیص فضایی برای این دستگاه ها است تا کارمندان آنها را در فضای مخصوص رها کنند. «این روزها دستگاه های بسیاری برای جلب تمرکز ما تلاش می کنند! در نتیجه جایی را برای گوشی هوشمند، ساعت هوشمند و هر آنچه تمرکزتان را به هم می ریزد، اختصاص دهید. آنها را در جایی دیگر قرار دهید تا حین کار، با اعلان های متعدد ذهن تان را پراکنده نسازند.»

یک کشو را خالی کنید و دستگاه های تان را در آن قرار دهید. اگر جلوی چشم تان نباشند وسوسه نمی شوید تا در طول روز آنها را چک کنید.

هر روز تمیزکاری انجام دهید

یک بینش عوامانه شاید بگوید که میز بهم ریخته نشانه ذهنی خلاق است، اما فرش دریافت که مرتب بودن کلیدی برای بهبود کارایی محسوب می شود.

او پیشنهاد می دهد «هر روز دقایقی را صرف مرتب کردن محیط کارتان کنید. ابزار غیر لازم را دور بریزید و میزتان را به گونه ای بچینید که برای تان راحت تر است. از این طریق می توانید عوامل بر هم زننده تمرکزتان را کاهش دهید.»

محل کار بهم ریخته مشکلات بسیاری ایجاد می کند. تحقیقی از مجموعه بین المللی Brother نشان می دهد کارمندان دفتری سالانه 38 ساعت زمان صرف پیدا کردن اشیای گمشده می کنند؛ یعنی چیزی نزدیک به یک هفته کاری. هزینه این بهم ریختگی به معنای مبلغی حدود 89 میلیارد دلار است.

علاوه بر مرتب سازی روزانه میز کار، فرش لیست کارهایی را که باید انجام دهد تهیه و با این کار از هدررفت زمان در آغاز روز کاری جلوگیری می کند. در آخر هر روز کاری او اموری را که باید روز بعد انجام دهد، بر روی کاغذ می آورد. «این کار باعث می شود متوجه شوم امروز چه کارهایی را تکمیل کرده ام و فردا چگونه می توانم قدمی به جلو بردارم و عملکردی عالی داشته باشم.»

محیط کارتان را شخصی سازی کنید

شخصی سازی محیط کار باعث می شود با محل کارتان ارتباطی عاطفی برقرار کنید. در عین حال مرتب نگاه داشتن محیط کار به معنای محدودکردن آشفتگی هاست. برای دستیابی به تعادل، فرش پیشنهاد می دهد وسایل شخصی را به آنهایی که با کار مرتبط هستند و برای تان ارزش دارند، محدود کنید.

مطلب مرتبط: 5 تغییر ساده برای افزایش بهره وری در محیط کار

فرش می گوید «در عین حال که قطعات کم کاربرد نباید فضای ارزشمند میزتان را اشغال کنند، من همچنان در محیط کارم آیتم هایی برای لذت بصری خود قرار می دهم.» در کنار یک گلدان که عملکرد را بهبود می بخشد، فرش یک تقویم رومیزی شخصی نیز دارد که به او کمک می کند هفته کاری اش را به خوبی دنبال کند.

فرش پیشنهاد می دهد آنچه باعث بهبود خلاقیت تان می شود، روی میز قرار دهید. «من یک قاب عکس از فرزندانم را روی میز قرار می دهم. آنها کسانی هستند که انگیزه من را در طول روز حفظ می کنند.»

اگر هزاران کارمند دارید و یا در خانه به تنهایی کار می کنید، یک محل کار شخصی سازی شده بهترین گزینه برای بهبود کارایی و آرامش روانی تان است. فرش می گوید «همیشه اهدافی در محیط کار تعریف می شوند، اما کارایی می تواند امری شخصی باشد. اینجاست که باید در محل کار فرهنگی را جا انداخت که کارمندان در تمام روز کاری تمایل به ارائه 100 درصد توان شان را داشته باشند.»