توصیه هایی کاربردی برای مدیران (30) / نوشتن را فراموش کنید

برگه های کاغذی یکی از اعضای جدا نشدنی فعالیت روزمره در شرکت ها و موسسات مختلف است. صرف نظر از هزینه تهیه کاغذ، این سوال مطرح است که آیا واقعا هنوز هم در قرن 21 نیاز به کاغذ وجود دارد یا اینکه فناوری های جدید جایگزین این روش سنتی شده اند. در وهله نخست شاید پاسخ کاملا روشن باشد.

در واقع ظهور کامپیوتر و اینترنت انجام بسیاری از امور را آسان و در عین حال ارزان تر ساخته  است. به این دو فناوری می توان شبکه های اجتماعی مانند فیس بوک، نرم افزارهای ارتباط تصویری مانند اسکایپ و همچنین تعداد رو به افزایش شبکه های موبایلی را نیز افزود. با این حال ظهور این فناوری های جدید تنها یک روی سکه است.

در بسیاری از موارد امکان استفاده و از همه مهم تر اعتماد به آنها وجود ندارد. همه ما روزانه اخبار زیادی را مبنی بر هک شدن سیستم کامپیوتری شرکت های بزرگ در رسانه ها مشاهده می کنیم. البته این ترس در مورد همه کسب وکارها ضروری نیست. به عبارت بهتر اگر اطلاعات مهم و محرمانه در اختیار داشته باشید احتمال وقوع چنین اتفاقاتی برای شما وجود دارد.

در یک جمع بندی کلی می توان گفت اگرچه امکان حذف کامل برگه های کاغذی از فرآیند اداری وجود ندارد، با این حال بخش بزرگی از این فرایند را می توان بر عهده فناوری های جدید گذاشت.

ایده

پیش از دست به قلم شدن لحظه ای با خود فکر کنید. آیا واقعا نیاز به نوشتن موضوع مورد نظرتان وجود دارد؟ در واقع بسیاری از اوقات نامه نگاری های درون شرکتی می تواند بی مورد باشد. در حقیقت باید پذیرفت که این شیوه دیگر کاربرد خود را از دست داده است. مدت زمانی که صرف انتقال نامه ها در فضای محدود شرکت می شود از نظر مدیریت زمان یک فاجعه تمام عیار است.

یکی از ابتدایی ترین جایگزین های نامه نگاری های سنتی، استفاده از تلفن است. حداقل با استفاده از تلفن دیگر زمان زیادی را از دست نخواهید داد. با این حال باید نسبت به خلاقیت های جدید در عرصه تکنولوژی نیز حساسیت نشان داد.

در چند سال اخیر شبکه های اجتماعی موبایلی امکان ارتباط صوتی و تصویری را به صورت رایگان فراهم کرده اند. به عنوان یک مدیر که قصد مدیریت بهینه زمان شرکت خود را دارد هیچ چیز بهتر از این فناوری های جدید نیست. تنها کاری که لازم است انجام دهید آشنا سازی کارمندان خود با فرآیند انتقال اطلاعات از طریق این نوع نرم افزارهاست. در این زمینه لازم نیست زیاد حساسیت به خرج دهید، امروزه همه افراد با شبکه های اجتماعی به خوبی آشنا هستند و استفاده از آن در محیط کاری نباید برای آنها چندان دشوار باشد.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- به عنوان نخستین توصیه لازم است توجه شما را به استفاده از ایمیل جلب کنم. این تنها یک جایگزین ساده نیست، در واقع روش انتقال اطلاعات به صورت متفاوت است. مزیت اصلی استفاده از این شیوه امکان پیوست کردن فایل های گوناگون (علاوه بر نوشتن متن مورد نظر) است.

همچنین برای اطمینان بیشتر نسبت به استفاده از این روش می توان نگاهی به نحوه واکنش برندهای بزرگ دنیا نسبت به این فناوری جدید داشت. استفاده از ایمیل امروزه بدل به پیش نیاز بسیاری از شرکت ها شده است و بدون آن فعالیت های روزانه برندها پیش نخواهد رفت. با این حال توجه داشته باشید که از ایمیل های مهم یک نسخه کپی نزد خود نگه دارید.

- یک راهکار مناسب در جهت سازماندهی فایل های ارسالی، دسته بندی آنها براساس موضوع شان است. همچنین می توان پیام ها را به جای ارسال در قالب ایمیل های جداگانه، در یک ایمیل ارسال کرد. با این حال فراموش نکنید پیام های مهم را بهتر است توسط ایمیل ارسال نکنید. همچنین توجه داشته باشید که استفاده از ایمیل تنها برای شرکت های بزرگ کاربرد دارد. در شرکت های کوچک نه تنها نیازی به استفاده از ایمیل نیست، بلکه نامه نگاری های معمولی هم ضروری نیست.