ساده‌ سازی سازمانی، رویکردی برای افزایش بهره‌ وری کارکنان / از سادگی پشیمان نمی‌ شوید!

مدیران طی چند سال گذشته از اثر منفی پیچیدگی بر بهره‌وری و روحیه کارکنان آگاه شده‌اند. توافق تیم بر اینکه پیچیدگی یک مسئله است که باید حل شود و چگونگی فائق آمدن بر آن، مشکلات فراوانی را پیش روی کسب‌و‌کارها قرار می‌دهد؛ خصوصا برای مدیرانی که کار اضافی و فشار کاری دارند و به سختی می‌توانند با حجم کاری جاری‌شان، این وضعیت را ادامه دهند. اکثر مدیران تصور می‌کنند زمانی برای تمرکز روی آن ندارند و آن را مسئله‌ای می‌دانند که توانایی حلش را ندارند. اما برای اینکه بتوان بر این پیچیدگی غلبه کرد، می‌توان روش ساده‌سازی سازمانی را در پیش گرفت. گزارش زیر راهکارهای این ساده‌سازی را ارائه می‌کند.

مهم است که مدیران یک چارچوب استراتژیک داشته باشند که بتوانند برای بررسی این پیچیدگی در حوزه خودشان و به روش خاص خودشان آن را به‌کار گیرند. آنها باید ساده‌سازی را نه فقط به‌عنوان حل یک باره پروژه، بلکه به‌عنوان یک توانایی بلند‌مدت در سازمان ببینند. راهکارهای زیر به آنها در این راه کمک می‌کند.

داشتن چشم‌اندازی عمیق

ساده‌سازی باید براساس ضرورت ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان‌ ـ اعم از داخلی و بیرونی‌ـ پیش برود. بنابراین گام کلیدی در این فرآیند مشخص کردن این است که مشتریان داخلی و خارجی شما چه چیزی می‌خواهند و شما چه کاری برای هرچه موفق‌تر کردن آنها می‌توانید انجام دهید. به‌عنوان مثال یک مدیر می‌تواند تیم خودش را به بازدید از دفتر مشتری‌اش ببرد. بدین ترتیب تیم او می‌تواند مشاهده کند که محصول‌شان در واقعیت چگونه استفاده می‌شود و این به آنها ایده‌هایی برای بهبود آن محصول می‌دهد. محصول باید با خواست مشتری طراحی شود، ممکن است آنچه کاملا در ذهن مشتری است پیاده نشود، اما تا جای ممکن انتظارات او را برآورده کند. یک روش مقابله با این نوع پیچیدگی گذاشتن خودتــان به‌جـــای مشتری است.

کوتاه‌ترین مسیر ممکن از اینجا به آنجا را بیابید

زمانی که مطمئن شدید روی عناصر درستی از کسب‌و‌کار متمرکز شده‌اید، به‌شکل ریشه‌ای ‌سراغ فرآیندهای کلیدی بروید. در کجا حلقه‌های فرعی و تکرارهــای غیرضــروری و فرصت‌هایی برای چابک‌‌سازی هرچه بیشتر فرآیندها تا حد امکان وجود دارد؟

اولویت‌بندی

یکی از کلیدهای ساده‌سازی، کشف چیزهایی است که واقعا اهمیت دارند و البته چیزهایی که اهمیت ندارند تا در مرحله بعد به ارزیابی مستمر عناصر و وضعیت‌های جدید کسب‌و‌کار براساس فهرست اولویت‌ها بپردازیم. این استراتژی یکی از روش‌هایی است که می‌تواند با تعیین اهداف واقعی برای خود، در غلبه بر استرس به شما کمک کند. این تمرین را برای سازماندهی و اولویت‌بندی کارها در زندگی‌تان نیز می‌توانید استفاده کنید. هر کار را در سه مرحله انجام دهید. بنابراین سازماندهی کنید. هر یک از مراحل را از زودترین سررسید (یا با اولویت‌ترین) تا دیرترین سررسید (یا کم اولویت‌ترین) مرتب کنید.

موانع را پاک کنید

یک نقطه شروع آسان برای ساده‌سازی، خلاص‌شدن از دست قوانین احمقانه و فعالیت‌های کم‌ارزش و هدردهنده زمان است که به‌وفور در سازمان‌ها یافت می‌شود. به‌عنــوان مثال ببینید یک فهرست خرید یا صورت‌حساب باید توسط چند نفر بررسی و امضا شود یا یک گزارش، قبل از ارائه باید چند بار مرور شود. اگر بعضی از فعالیت‌های ساده اما غیراثربخش را حذف کنید، فضایی را برای تمرکز بر دیگر فرصت‌های ساده‌سازی قابل توجه باز می‌کنید.

بیش از حد خوب بودن را کنار بگذارید

یکی از الگوهای اصلی ایجــادکننده یـــا تشـــدیـــدکننده پیچیدگی، تمایل افراد به سکوت در مورد عملکردهای ضعیف است. این موضوع به‌ویژه زمانی نمود می‌یابد که افراد برای به‌چالش کشیدن تعداد زیادی از افراد بالادست تردید دارند؛ مدیران ارشدی که به‌شکل غیرعمدی و از طریق کارهایی نظیر: مدیریت ضعیف جلسات، تکالیف کاری غیرشفاف، ایمــیل‌های غیرضـــروری، تحلیل‌های بیش از حد یا دیگر عادت‌های مدیریتی باعث ایجاد پیچیدگی می‌شوند. برای مقابله با این روند مخرب، از بازخوردهای سازنده و فنون رفع تعارض به‌منظور صادق نگاه داشتن خودتان و همکاران‌تان در مورد رفتارهای شخصی که باعث ایجاد پیچیدگی می‌شود، بهره بگیرید.

سطوح عمودی را کاهش دهید و دامنه‌ افقی فعالیت‌ها را گسترده‌تر سازید

یکی از منابع اصلی ایجاد پیچیدگی، تمایل به افزودن لایه‌های مدیریتی در ساختار سازمانی است. نتیجه این کار اغلب این است که یک مدیر تنها بر یک یا دو نفر نظارت دارد. زمانی که چنین وضعیتی پیش می‌آید مدیران احساس می‌کنند برای ایجاد ارزش افزوده باید زمین و زمان را به چالش بکشند و در نتیجه به‌شکل دائمی در حال پرس‌وجو از اقدامات کارکنان خود هستند. این امر خود به افزایش بی‌دلیل حجم کارها و تضعیف روحیه کارکنان می‌انجامد. برای کاهش این شکل از پیچیدگی و پرهیز از مدیریت ذره‌بینی، به‌صــورت دوره‌ای ساخـتار سازمانی‌تان را بررسی کنید و روش‌های کاهش سطوح مدیریتی و افساده‌سازی باید براساس ضرورت ایجاد ارزش افزوده برای مشتریان‌ ـ اعم از داخلی و بیرونی‌ـ پیش برود.

بنابراین گام کلیدی در این فرآیند مشخص کردن این است که مشتریان داخلی و خارجی شما چه چیزی می‌خواهند و شما چه کاری برای هرچه موفق‌تر کردن آنها می‌توانید انجام دهید. به‌عنوان مثال یک مدیر می‌تواند تیم خودش را به بازدید از دفتر مشتری‌اش ببردزایش دامنه کنترل مدیران را کشف و از آنها بهره‌برداری کنید. در دنیای امروز که سازمان‌های دیجیتالی در حال رشد و توسعه روزافزون هستند، پیچیدگی، اثر قابل‌توجهی بر بهره‌وری و رضایت از محل کار دارد. مدیران لازم است به ساده‌سازی به‌عنوان یک قابلیت کلیدی در زمینه رهبری سازمانی و یک جزء کلیدی از استراتژی کسب‌و‌کار خود توجه کنند.