توصیه‌هایی کاربردی برای مدیران (7) / ارائه دستورالعمل واضح

ضرب‌المثل قدیمی در فرهنگ عامیانه وجود دارد که ارتباط بسیار نزدیکی با موضوع این ایده ما دارد: «هیچ زمانی برای انجام یک کار مناسب نیست. با این حال زمان‌های مناسب بسیاری برای تکرار آن کار وجود دارد.»

در واقع در بسیاری از موارد عملکرد مدیران در زمینه اعلام شیوه مدیریتی جدید، نیاز به ارائه دوباره دستورالعمل مرتبط به کارمندان را به وجود می‌آورد. این ناکارآمدی در زمینه ارائه مناسب دستورالعمل‌ها در حوزه فروش محصولات نیز تاثیر‌گذار است.

در واقع اگر مشتریان به خوبی نحوه استفاده از محصول جدید شما را متوجه نشوند، احتمال کسب فروش بالا در بازار بسیار کاهش خواهد یافت. بدون شک حوزه روابط عمومی و ارتباط با مشتریان یکی از دشوار‌ترین بخش‌های هر کسب‌و‌کاری را تشکیل می‌دهد. اهمیت این موضوع بسیار روشن است، اگر شما نتوانید نحوه کارکرد محصول خود را برای مشتریان توضیح دهید نهایت خودتان ضرر خواهید کرد.

مشتریان منتظر ارائه دستورالعمل جدید از سوی شما نخواهند ماند و این فرصتی طلایی برای رقبای شما در جهت جلب نظر مشتریان برندتان است. به عبارت بهتر، هنگام اعلام شیوه مدیریتی یا محصول جدید لازم است به نحوی کاملا دقیق و قابل فهم وظایف را برای کارمندان و مشتریان تشریح کنید.

نکته مهم در اینجا تحریک افراد به منظور طرح سوال بیشتر در خصوص دستور‌العمل شما است. در حقیقت اگر نظر افراد به شیوه مدیریتی یا محصول شما جلب شود، ناخود آگاه مایل به اطلاع دقیق‌تر از جزییات آن می‌شوند و این همان هدفی است که باید به آن دست یافت.

ایده

بهترین روش برای بهبود شیوه ارتباط با افراد، دقت در به کار‌گیری اصول طراحی دستورالعمل است. به طور معمول اگر هر کاری را براساس اصول دقیق و کاربردی آن انجام دهید، نتیجه کار از قبل قابل پیش‌بینی خواهد بود. در این ایده تمرکز خود را روی شیوه صحیح ارائه دستورالعمل به کارمندان معطوف خواهیم کرد، البته از این توصیه‌ها در راستای ارتباط بهتر با مشتریان نیز می‌توان بهره برد.

در قدم نخست شما به‌عنوان مدیر ارشد نیاز دارید شرح دقیقی از آنچه باید انجام شود به کارمندان ارائه دهید. در این راستا باید اطلاعات مورد نیاز و همچنین اطلاعات تکمیلی به طور دقیق به کارمندان ابلاغ شود. این امر فهم دلیل ایجاد تغییر و تحول را برای همه کارمندان آسان خواهد ساخت.

در قدم دوم بهتر است علت ارائه شیوه مدیریتی جدید و به تبع آن دستورالعمل کاری جدید برای کارمندان توضیح داده شود. در زمینه مدیریت بهینه زمان، اطلاع از فواید شیوه مدیریتی جدید و تاثیری که این شیوه روی سهولت انجام امور دارد بسیار تاثیرگذار خواهد بود. انجام درست این مرحله نیز همکاری را در کارکنان شما ایجاد خواهد کرد.

در قدم بعدی باید شیوه انجام این روش نوین نیز برای کارمندان تشریح شود. این مرحله دربرگیرنده عناصری از قبیل روش‌شناسی (Methodology) است. اهمیت ارائه روش انجام امور در ساده‌سازی فعالیت‌های کارمندان است که به خودی خود باعث کاهش نیاز به ارائه دستورالعمل مجدد می‌شود. قدم پایانی تعیین زمان شروع شیوه مدیریتی جدید است.

قدم آخر در انجام هر کاری بیشترین اهمیت را دارد و این فعالیت نیز خارج از چنین قاعده‌ای نیست. با این حال دقت داشته باشید که زمان مناسب برای شروع شیوه مدیریتی درست همان موقعی است که کارمندان تمامی دستورالعمل‌ها و اطلاعات لازم را کسب کرده‌اند.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در هنگام ارائه دستورالعمل خود بهتر است از افراد بخواهید سوالات خود را مطرح سازند. طرح سوال نشان‌دهنده توجه آنها به گفته‌های شما و همچنین رفع هرگونه ابهام خواهد بود. همچنین در فعالیت‌های گروهی بدون شک نیاز به رابطه متقابل وجود دارد و انتقال اطلاعات به‌صورت یک طرفه از جانب شما هیچ سودی نخواهد داشت.

- مدیریت بهینه زمان تنها شامل ارائه دستورالعمل نیست. در واقع اهمیت به‌روز‌رسانی دستورالعمل‌ها از ایجاد آنها بسیار بیشتر است، بنابراین بهتر است در تاریخ‌های معین اقدام به اصلاح دستورالعمل خود کنید.