آیا می‌توان ارزش زمان را قیمت‌گذاری کرد؟

میان انواع منابع مهمی که انسان‌ها در زندگی خود از آن بهره‌مندند، تنها عنصر زمان است که در طول حیات آنها به‌عنوان سرمایه‌ای بی‌بدیل و بازگشت‌ناپذیر از درجه اهمیت بالایی برخوردار بوده و هست. به عقیده نگارنده مقایسه زمان با فلزی به نام طلا اجحافی است بزرگ و شاید به لحاظ تاریخی بزرگ‌ترین عللی که ما ایرانیان هیچ‌گاه به ارزش واقعی زمان پی نبردیم همین مقایسه نامرتبط باشد که متأسفانه باارزش‌ترین هدیه خداوند را قیمت‌گذاری کردیم و از ارزش آن به شدت کاستیم و در طول زندگی آن‌را با عنصر مادی به نام طلا سنجیدیم، محصولی که درهر کوچه و بازاری به وفور یافت می‌شود و تقریباً در هر زمان و مکانی با کمی تلاش با توجه به وسع‌مان می‌توانیم آن‌را به‌دست آوریم و حتی به خرید و فروش آن بپردازیم.

 آیا تا به‌حال از خود پرسیده‌ایم که ارزش واقعی زمان چقدر است؟ یا اصلاً چگونه و با چه معیاری می‌توان برای آن ارزش‌گذاری کرد؟ فقط همین بس که زمان به‌عنوان عنصری تأثیر‌گذار مسبب پیروزی‌ها و شکست‌های بسیار زیادی در طول تاریخ بشری بوده و توجه و عدم توجه و همچنین استفاده مطلوب و نامطلوب آن تاکنون تغییرات مثبت و منفی فراوانی را در زندگی میلیون‌ها انسان پدید آورده است و آنچه که امروز در سطح وسیع شاهد آن هستیم به تقسیم‌بندی کشورها به توسعه یافته، در حال توسعه و عقب‌مانده یا عقب نگه داشته شده منتج شده و در نهایت آنهایی که در قلمرو خود بیشتر و بهتر تلاش کردند به سرزمین‌های پیشرو و تعداد زیادی از آنها که در خواب خوش و غفلت خود به سر می‌بردند به کشورهای پیرو تبدیل شدند.

در عصر حاضر با کنکاش در سه مدل اقتصادی کشورها به راحتی پی می‌بریم که کشورهای توسعه نیافته با عدم استفاده بهینه از زمان مفید و استعدادهای موجود توسط کارگزاران، کارمندان و کارگران خود چگونه و با چه سرعت فاحشی از پیشرفت و توسعه و بالندگی فاصله گرفتند. اگر امروزه کشورهای پیشرو توانسته‌اند در بستر آرامش و آسایش در زمینه‌های بهداشتی، اجتماعی، اقتصادی، علمی، دانشگاهی و... به حدی از موفقیت‌های بزرگ نایل آیند با اطمینان می‌توان نتیجه گرفت که خیلی زودتر از کشورهای پیرو به ارزش زمان و استفاده صحیح آن پی برده‌اند کشورهایی مثل ژاپن، کره، چین، آلمان، کشورهای اروپایی و. . . آیا تحمل و بردباری و نظم مردمان این سرزمین‌ها قابل تقدیر و احترام نیست؟ آیا می‌شود تصور کرد بدون در نظر گرفتن ارزش زمان بتوان به مانند آنها به قله رفیع تمدن رسید؟

خاصیت محدودیت در زمان ایجاب می‌کند که همیشه دست به انتخاب اصلح بزنیم و «دزدان زمان» زندگی‌مان را دستگیر وآنها را برای همیشه ازمحدوده فعالیت‌های شخصی، شغلی و اجتماعی‌مان دور نگه داریم، شاید سؤال کنید دزدان زمان ما چه کسان و چه عواملی هستند؟ به عنوان نمونه صحبت‌های طولانی و بی‌ثمر تلفنی طی روز، برگزاری جلسات غیرضروری با اولویت پایین، فقدان برنامه‌ریزی اصولی و مدون در زندگی شخصی، خانوادگی، شغلی و اجتماعی، ناتوانی در به‌کار بردن واژه «نه» در صورت انجام درخواست‌هایی که ازپس آنها برنمی‌آییم یا تمایل به انجام آنها حس خوشایندی برای‌مان ایجاد نخواهند کرد و...

2 راهکار اصولی مدیریت زمان در دنیای کنونی

1- هدف‌گذاری در زندگی شغلی و خانوادگی:

انسان‌های پویا و هدفمند بدون ترسیم هدف‌های ارزشمند وارد عرصه فعالیت‌های اجتماعی نمی‌شوند به همین دلیل هیچ‌گاه سرنوشت خود را به حوادث و اتفاقات زندگی نمی‌سپارند زیرا به‌خوبی واقفند که اهداف باید همیشه وابسته به میل و اراده‌شان باشد تا پس از رسیدن به دروازه‌های موفقیت و پیروزی، احساس خوشایند آرامش و سعادت را لمس کنند و از آن لذت وافر ببرند.

2- اولویت‌بندی امورمرتبط با اهداف:

یعنی تعیین اولویت‌بندی و فهرست‌نویسی از اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت شخصی، شغلی و اجتماعی براساس اهمیت آنها و رعایت یک به یک اولویت‌های فوق بر حسب شرایط و نیاز روز. پس تا وقتی که امور و کارهای مهم‌تر و با درجه اولویت بالاتر به سرانجام نرسیده به هیچ‌وجه نباید به سراغ کارهای کم‌اهمیت با اولویت پایین‌تر بروید و در این راستا یادتان باشد که هیچ‌وقت فرمول علمی زمان را از یاد نبرید:

مدیریت زمان= هدف‌گذاری + تعیین اولویت‌ها + رعایت اولویت‌ها.

مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت جامع زمان

مدیریت جامع زمان یعنی تبیین و شناسایی امور مهم و قراردادن فعالیت‌های اصولی و برنامه‌ریزی شده براساس اولویت‌ها، اهداف و نیازهای موجود و کشف موانعی که موجب می‌شوند اجرای برنامه‌ها براساس اصول‌وزمان تعیین شده به نحوی که انتظار دارید به خوبی پیش نروند.

1- تهیه فهرستی از امور مهم و اولویت‌بندی آنها براساس اهمیت و نیاز به‌عنوان اولین و مؤثرترین گام در مسیر مدیریت بهینه زمان.

2- واگذاری بعضی از امور با تشخیص خود به افراد اصلح مجموعه کاری و در زندگی خانوادگی به اعضای خانواده جهت تسریع و تسهیل در انجام آنها و به نوعی تفویض اختیار به افراد مرتبط و شایسته‌تر.

3- استفاده مناسب از فناوری‌های جدید مانند: تلفن، پیامک، ایمیل، حضور در ویدئوکنفرانس‌های آنلاین به جای عزیمت به نقاط دور و نزدیک با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند Share Point، یادگیری و در نهایت بهره جستن از خدمات بانکداری الکترونیک به‌جای مراجعه به شعب بانک، استفاده از ابزارهای سازمان‌دهنده‌های شخصی (Personal Organizer) همچنین دفاتر یادداشت الکترونیک، سود بردن ازگوشی تلفن‌های همراه هوشمند نسل جدید به دلیل وجود امکانات ارتباطی متنوع و گسترده و....

4- به حداقل رساندن مکالمات تلفنی و آنلاین با دوستان، خانواده، مشتریان و...

5- به‌کار‌گیری سیستم بایگانی مناسب به‌وسیله اتوماسیون‌های اداری و سیستماتیک حرفه‌ای با هدف جمع‌آوری آرشیوی منظم جهت دسترسی هرچه بهتر به اطلاعات مورد نیازدر کوتاه‌ترین زمان.

6- اختصاص ساعاتی از شبانه‌روز به مطالعه کتب، نشریات و مطالب حوزه تخصصی خود و پرهیز از خواندن مطالب پراکنده و نامرتبط با حوزه فعالیت و علامت‌گذاری موارد مهم در متون موردنظر جهت تسهیل در یافتن مطالب در مراجعات و استنادهای بعدی.

7- پرهیز از انجام امور اجرایی تحت هر شرایطی توسط مدیر یا مدیران رده بالای سازمان، چراکه هر چه مدیران خود را درگیر امور اجرایی کنند در تبیین اهداف و اجرای برنامه‌های راهبردی و استراتژیک سازمان خود فرصت تفکر، تعقل و بررسی کمتری خواهند یافت که همین امر موجب می‌شود از وظایف اصلی خود به سرعت دور شوند، بنابراین باتوجه به ارزش زمانی ذی‌قیمتی که مدیران ارشد مجموعه در اختیار دارند بهتر آن است که کلیه امور فوق به مدیران اجرایی و رده پایین‌تر سازمان واگذار شود.

8- مانع طولانی شدن جلسات و قرار ملاقات‌ها شوید و در این‌گونه موارد کنترل زمان را خودتان به دست بگیرید زیرا به تجربه اثبات شده اغلب جلسات متعدد و طولانی بیش از حد معین، علاوه بر هدر رفتن زمان و انرژی حاضران در جلسه به نتیجه دلخواه نیز نخواهد رسید. پس فراموش نکنید که برای بهره‌وری مطلوب از وقت خود، همواره جلسات را با زمان متعارف و مفید برگزار کنید.

9- به عنوان یک مدیر موفق برای وقت خود ارزش خاصی قائل شوید و نگذارید افراد پرچانه و حراف در قالب کارمند یا مراجعه‌کننده و... قادر باشند زمان زیادی از عمر مدیریتی‌تان را به بیان مشکلات وخاطرات شخصی خود اختصاص دهند مگر در موارد استثنایی و خاص،‌ بنابراین به‌نظر می‌رسد بهترین روش در اجرای این اصل پیروی از مذاکرات کوتاه و چند دقیقه‌ای آن هم از پشت میزتان به طور ایستاده باشد چون با اجرای این روش شما تعیین می‌کنید که در کوتاه شدن صحبت و صرفه‌جویی در زمان، بسیار کارساز و حرفه‌ای عمل کرده‌اید.

10- نهایت بهره‌برداری و استفاده بهینه از اوقاتی مثل قرارگرفتن در ترافیک، منتظر ماندن برای ملاقات با شخصی که با او قرار دارید، حضور در وسایط نقلیه عمومی و... این لحظات بهترین زمان برای چک کردن ایمیل‌ها، خواندن مطالب کوتاه و مفید و گوش دادن به مطالب مفید کاری از طریق هدست گوشی است.

11- ابتدای هر سال اهدافی را برای سال جدید ترسیم و برای انجام دادن امور فوق زمان معینی را مشخص و هر سه ماه یکبار موارد را بررسی و موانع احتمالی را که شما را از رسیدن به اهداف‌تان دور نگه داشته شناسایی و خیلی سریع نسبت به رفع آنها مبادرت ورزید تا بیش از این، سرعت شما در رسیدن به اهداف‌تان کاسته نشود.

12 – به‌عنوان یک مدیر باید سحرخیز باشید تا در طول روز وقت کم نیاورید و از همه مهم‌تر اینکه برای نیایش و یادگیری مطالب مورد علاقه‌تان ابتدای روز که توام با سکوت و آرامش باشد، بهترین زمان است.

13- برای سلامتی و تندرستی خود اهمیت ویژه‌ای قائل شوید و حتی‌الامکان از افزایش وزن به شدت جلوگیری کنید تا خدای ناخواسته در اوج جوانی و میانسالی با لشکری از امراض متعدد مواجه نشوید. به قول بزرگان‌مان عقل سالم در جسم سالم است.

14- با تقسیم‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح زمان، بین خود، خانواده و فعالیت‌های اجتماعی و شغلی طوری عمل کنید که نیاز هر سه مورد را به‌طور منطقی برآورده کنید و هیچ‌گاه یکی از آنها را فدای دیگری نکنید که به تجربه اثبات شده در این صورت کیفیت عملکرد شما در سایر موارد با افت و خیزهای خطرناکی مواجه خواهد شد که در نتیجه برای جبران آن باید زمان بسیار زیادی را صرف اصلاح آن کنید.

15- ضرب‌المثل «پول، پول می‌آورد» در جهان مدرن کنونی و با رشد چشمگیر تکنولوژی تغییر ماهیت داده و به‌علاوه پول، «فراغت» را نیز با خود می‌آورد. لذا در دنیای کنونی، مدیران فرصت خواهند داشت تا به امر آموزش خود بیش از هر زمان دیگری تن داده و در جهت رشد و توسعه توانایی‌های علمی و تخصصی بیشتر تلاش کنند زیرا در بازارهای پیچیده کسب و کار امروزی تنها مدیرانی قادرند سرعت‌شان را به لحاظ کمی و کیفی نسبت به سایر رقبای‌شان افزایش دهند که بی‌وقفه به امر آموزش خود و کارکنان‌شان می‌پردازند و به این اصل گرانبها باور قلبی دارند.

فراموش نکنیم ارزش واقعی ما به اندازه ارزشی است که برای وقت خود قائل هستیم.

* کارشناس ارشد علوم ارتباطات و تبلیغات