چرا ویدئوکنفرانس در فرآیند استخدام مهم است؟

فرآیند استخدام کارمندان تازه برای هر برندی دشوار است. بدون تردید تمام برندها به دنبال بهترین کارمندان ممکن برای همکاری هستند. در این میان استفاد از ابزارهای مناسب برای ارزیابی و گفت ‎وگو با هر کدام از گزینه ‏های برند دارای اهمیت بالایی است. امروزه برندها در زمینه استفاده از ویدئوکنفرانس برای گفت‎ وگو با کارمندان مختلف پیشرفت بسیار زیادی کرده ‎اند. بی ‎شک مصاحبه ویدئویی به صورت مجازی بدون حضور هیچ‎ گونه عامل انسانی از سوی برندها امری عجیب به نظر می ‎رسد. نکته جالب اینکه برخی از برندها مصاحبه ‎های استخدامی‎ شان را بدون حضور مسئول بخش استخدامی برگزار می‎ کنند. این امر به معنای پاسخگویی افراد داوطلب به پرسش‎ های از پیش تعیین شده و همچنین مشاهده ویدئوهای از قبل ضبط شده است. این ایده شاید در نگاه نخست جذاب باشد، اما تنها راه پیش روی برندها نیست. امروزه راهکارهای بسیار زیادی برای مصاحبه با افراد در قالب ویدئوکنفرانس وجود دارد. شیوع ویروس کرونا در اغلب کسب و کارها تمایل به استفاده از چنین گزینه ‎ای برای استخدام را تقویت کرده است.

یکی از دغدغه‎ های همیشگی برندها ارزیابی وضعیت داوطلب ‎های استخدامی در کمترین زمان ممکن است. بدون تردید نیاز به استخدام نیروی کار در برخی از مواقع بسیار زیاد است. با این حساب هرگونه اتلاف وقت در این میان باعث بروز مشکلاتی جدی خواهد شد. شیوه سنتی برای استخدام شامل ارسال پستی رزومه از سوی کارمندان است. همچنین باید به دشواری‎ های مصاحبه حضوری نیز توجه داشت.

امروز در مقاله کنونی موضوع برگزاری جلسات استخدامی به صورت ویدئوکنفرانس را مورد بررسی قرار خواهیم داد. این امر علاوه بر صرفه ‎جویی در زمان موجب کاهش هزینه‎ های برند نیز می شود. اغلب افراد جویای شغل نیز به دلیل تاثیرگذاری بهتر این شیوه اقدام به استفاده از آن می ‎کنند. بدون شک هر الگوی استخدامی دارای ایرادها و نقاط ضعف خاص خودش است. با این حساب ویدئوکنفرانس در زمینه استخدام نیز عاری از عیب و ایراد نیست. در ادامه بررسی دقیقی نسبت به نقاط ضعف، قوت و همچنین شیوه‎ های به کارگیری درست این شیوه خواهیم داشت.

مطلب مرتبط: ویدئوکنفرانس حرفه ای با 3 نکته حیاتی

الگوهای ویدئوکنفرانس در زمینه استخدام

وقتی برندها در تلاش برای استفاده از ویژگی ‎های استخدام در شرایط کرونا اقدام به بهره ‎گیری از ویدئوکنفرانس می ‎کنند، باید به تنوع شیوه ‎های این فرآیند توجه داشته باشند. امروزه در هر حوزه ‎ای امکان استفاده از شیوه‎ های مختلف وجود دارد. در این بخش به بررسی الگوهای مختلف برای ویدئوکنفرانس در حوزه استخدام کارمندان خواهیم پرداخت. این امر آگاهی دقیقی در مورد نحوه انتخاب الگوی مناسب برای برندمان فراهم می ‎کند.

ویدئوکنفرانس زنده

نخستین شیوه در زمینه استخدام کارمندان با استفاده از ویدئوکنفرانس مربوط به استفاده از ارتباط آنلاین است. اغلب کاربران با این نوع ارتباط آنلاین آشنایی کافی دارند. مزیت اصلی این امر امکان گفت ‎وگوی رو در رو با افراد و تاکید بر روی نکات موردنظر کسب و کار است. بسیاری از برندها در این زمینه درست مانند ملاقات‎ های حضوری و جلسات عادی رفتار می ‎کنند. مهمترین نکته در این میان درک تفاوت ‎های میان مصاحبه حضوری و ویدئویی است بنابراین باید اندکی از میزان سخت گیری در انتخاب افراد کاست.

اگر از شیوه ارتباط آنلاین استفاده می‎ کنید، مشاهده فرد موردنظر برای پیشبرد مطلوب فرآیند کافی نخواهد بود. بسیاری از برندها هیچ تصویری از افراد تیم استخدام در ویدئوکنفرانس ارائه نمی‎ کنند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای آنها ایجاد می‎ کند. همه ما تمایل به مشاهده صورت یکدیگر به هنگام گفت ‎وگو داریم. درست به همین خاطر گفت ‎وگوی تلفنی به اندازه کافی گیج‎ کننده است. اگر شما در زمینه استخدام نیروی کار نسبت به ارائه تصویری دست‎ کم بسته از تیم ارزیابی و استخدام اقدام نکنید، انگیزه افراد برای همکاری با شما به شدت کاهش خواهد یافت.

یکی از مزیت های اصلی فناوری ویدئوکنفرانس در حوزه استخدام رفع نیاز افراد جویای کار در زمینه مسافرت به شهرهای مختلف یا حتی جابه ‎جایی در درون شهر است. این امر در هزینه ‎های افراد صرفه‎ جویی قابل ملاحظه ‏ای اعمال می ‎دارد. همچنین باید به شرایط ناشی از کرونا و ریسک بالای برگزاری جلسات حضوری نیز اشاره کرد. یکی از نکات مهم در زمینه ارتباط با مخاطب هدف از طریق ویدئوکنفرانس مربوط به نحوه تعیین مسئولیت هر فرد حاضر در سامانه است. هر فرد باید پرسش ‎های تخصصی مربوط به حوزه مسئولیتش را طرح نماید. همچنین در صورت طرح برخی از پرسش‎های رایج از سوی افراد داوطلب باید فرد دارای مسئولیت موردنظر اقدام به ارائه پاسخ نماید. در غیر این صورت وجهه حرفه ‎ای کسب و کارها به شدت کاهش خواهد یافت.

استفاده از الگوی مصاحبه با ویدئوکنفرانس آنلاین در برخی از شرایط بیشتر از حالت عادی کاربرد دارد. به نکات ذیل در این باره توجه نمایید:

• استخدام مدیران ارشد برای شرکت همیشه نیازمند گفت ‎وگوی طولانی با داوطلب‎ هاست. برگزاری جلسات به صورت آنلاین امکان پیگیری بحث برای ساعت ‎های متمادی را دارد. اگر جلسات به صورت حضوری برگزار شود، خستگی حاضران بیش از اندازه به چشم می ‎آید. انتخاب ساعت مناسب برای برگزاری جلسه آنلاین همیشه مزیت های بسیار زیادی برای برندها به همراه دارد.

• تشریفات برگزاری مراسم ‎های استخدامی همیشه دست و پاگیر است. استفاده از الگوی ویدئوکنفرانس آنلاین امکان صرفه‎ جویی گسترده در زمان را دارد بنابراین باید تا جای ممکن از تشریفات این حوزه عبور کرد. در غیر این صورت وضعیت برای تمام برندها دشوار خواهد شد.

• شاید تمام تیم‎ های استخدامی در یک محل استقرار نداشته باشند. این امر در مورد برندهای بزرگ رواج بالایی دارد. اگر قرار بر استخدام یک فرد مهم در سازمان باشد، باید افراد مختلفی را گرد یکدیگر جمع کرد. این امر در صورت بی ‎توجهی برندها شرایط بسیار دشواری را به همراه خواهد داشت بنابراین استفاده از ویدئوکنفرانس بهترین گزینه در راستای کاهش نیاز برای مسافرت کاری مداوم اعضای تیم استخدامی خواهد بود.

وقتی قصد حضور در یک ویدئوکنفرانس را داریم، باید نسبت به کارکرد مناسب تجهیزات مختلف اطمینان حاصل کنیم. بسیاری از برندها در فرآیند تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف اقدام به استفاده از تجهیزات پیشرفته می ‎کنند. این امر باید در مورد برگزاری ویدئوکنفرانس در حوزه استخدام نیر مدنظر قرار گیرد. اگر این نکته مورد بی ‎توجهی برندها واقع شود، شرایط برای ادامه فعالیت کسب و کارها به شدت دشوار خواهد شد. استفاده از دوربین، هدست، هدفون و میکروفن مناسب برای هر تیم استخدامی ضروری است. بدون تردید مشاهده قطع ارتباط ناگهانی اعضای تیم استخدام از سوی افراد داوطلب استخدام تاثیر روانی مناسبی بر روی آنها ندارد. این امر شاید انگیزه ‎شان برای فعالیت در برند موردنظر را نیز از بین ببرد.

مصاحبه ‎های آنلاین از قبل ضبط شده

برندها همیشه توانایی یا انگیزه کافی برای مصاحبه آنلاین را ندارند. این امر گاهی اوقات شیوه ضبط ویدئو از سوی اعضای تیم استخدام و برگزاری مراسم به صورت نیمه آنلاین را در پی دارد. این فرآیند دیگر شامل برقراری ارتباط تصویری نیست. برقراری تماس تلفنی یا ارسال ایمیل یکی از رایج ‎ترین شیوه ‎ها در این الگو محسوب می شود.

راهکار مناسب در این میان طرح برخی از پرسش ‎ها به صورت پیش ‎فرض و سپس درخواست از افراد برای ضبط پاسخ‎ های ‎شان و سپس ارسال آنها در قالب یک فایل است. این امر فرصت مناسبی به اعضای تیم استخدام برای ارزیابی سریع و هماهنگ پاسخ افراد مختلف می‎ دهد. شاید در ابتدا مواجهه با این روش از سوی برندها برای افراد جویای کار دشوار باشد. نکته مهم در این میان تلاش برای هماهنگی با شرایط جاری است. بدون تردید تا چند سال آینده امکان برگزاری جلسات حضوری برای استخدام نیست بنابراین برندها باید هرچه بیشتر با شرایط کنونی سازگاری پیدا کنند. در این میان وضعیت افراد جویای کار نیز تغییر خواهد کرد. بسیاری از آنها توانایی بیان تمام نکات و توانایی ‎های ‎شان در گفت ‎وگوهای حضوری یا آنلاین را ندارند. با این حساب مصاحبه ‎های نیمه آنلاین برای آنها جذابیت بسیار زیادی خواهد داشت.

طرح پرسش‎ های اساسی از سوی تیم استخدامی همراه با ارائه پاسخ‎ ها به صورت یکجا از سوی افراد داوطلب استخدام جذابیت بالایی دارد. این امر صرفه‎ جویی قابل ملاحظه‏ ای از سوی برندها به همراه دارد. برخی از برندها در این میان شرایط بسیار دشواری از نظر طراحی پرسش ‎های مناسب برای پاسخگویی داوطلب ‎ها دارند. دلیل اصلی این امر عدم آشنایی مناسب با شرایط تهیه پرسش در این حوزه است. این امر شرایط بسیار دشواری برای افراد ایجاد خواهد کرد.

یکی از توصیه‎ های کاربردی در زمینه طراحی پرسش ‎های از پیش ضبط شده مربوط به ارزیابی عملکرد سایر برندهاست. بدون تردید برندهای حرفه ‎ای و بزرگتر دارای روندهای جذابی برای برگزاری مصاحبه استخدامی به صورت نیمه آنلاین هستند. ارزیابی عملکرد آنها ایده ‎های جذابی در اختیار اعضای تیم استخدامی قرار خواهد داد.

مطلب مرتبط: مزیت های ویدئوکنفرانس در حوزه کسب و کار

امروزه شرایط متفاوتی برای استخدام نیروی کار از سوی برندها ایجاد شده است. بسیاری از کسب و کارها توانایی تاثیرگذاری بر روی کارمندان حرفه‎ ای برای استخدام را ندارند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای آنها ایجاد می ‎کند. یکی از نکات مهم در زمینه جلب نظر کارمندان حرفه ‎ای ارائه پرسش‎ های کلیدی و مهم است. کارمندان حرفه‎ ای به طور معمول پیشنهادهای همکاری گسترده‎ ای از سوی برندهای مختلف دارند بنابراین یک برند باید پرسش‎های جذابی برای تعامل با آنها طراحی نماید. این امر در مورد تعامل با مخاطب هدف در زمینه طراحی پرسش ‎های مربوط به بخش مدیریتی نیز اعتبار دارد بنابراین شاید در عمل نیاز به طراحی چند پرسش برای جایگاه‎ های مختلف مدیریتی شرکت باشد. در غیر این صورت شرایط برای کسب و کارها به شدت دشوار خواهد شد.

مزیت های مصاحبه استخدامی با ویدئوکنفرانس

استفاده از هر الگویی در زمینه استخدام کارمندان باید همراه با مزیت های مشخصی باشد. بسیاری از افراد به دنبال مزیت های واضح فرآیند استخدام افراد از سوی برندشان هستند. اگر کسب و کارها به این نکته مهم توجه کافی نداشته باشند شاید در عمل شیوه ‎های نامناسبی را انتخاب نمایند. برخی از برندها هنوز هم در شرایط کرونایی اقدام به برگزاری جلسه‎ های حضوری برای استخدام نیروی کار می ‎کنند. این امر ریسک‎ های بسیار زیادی به همراه دارد بنابراین آشنایی با مزیت های استفاده از ویدئوکنفرانس در فرآیند استخدام اهمیت بسیار بالایی خواهد داشت.

کاهش زمان موردنیاز برای استخدام افراد

زمان موردنیاز برای استخدام افراد همیشه یکی از دغدغه‎ های برندها بوده است. شیوه‎ های سنتی استخدام به طور سنتی نیازمند اختصاص زمان گسترده از سوی برندهاست. این امر شرایط بسیار دشواری برای برندها از نظر تعیین زمان مناسب ایجاد می ‎کند. برخی از برندها در این فرآیند ضررهای بسیار زیادی را متحمل می‎ شدند. به عنوان مثال فرآیند استخدام سنتی یک مسئول بخش بازاریابی را مدنظر بگیرید. فرآیند انتظار برای ارسال پستی رزومه ‎ها، ارزیابی گزینه‎ های مختلف و سپس دعوت از چند فرد برگزیده برای مصاحبه حضوری به اندازه کافی زمانبر است. این امر گاهی اوقات برندها را در شرایط بسیار دشواری قرار می‎ دهد بنابراین کسب و کارها باید در تلاش برای برگزاری مراسم‎ های استخدامی به شیوه مناسب باشند. در غیر این صورت شاید فقدان حضور یک کارمند حرفه ‎ای در یکی از بخش‎ های شرکت ضررهای بسیار زیادی به همراه داشته باشد.

مصاحبه با افراد مختلف از سوی کسب و کارها همیشه فرآیندی کسل ‎کننده است. بسیاری از برندها در این فرآیند حتی روی کارمندان حرفه ‎ای نیز خط می ‎کشند. دلیل این امر تمایل اعضای تیم استخدامی شرکت برای یافتن گزینه دلخواه در سریع‎ ترین زمان ممکن است. آنها به محض یافتن یک فرد دارای حداقل استانداردهای لازم دیگر به سراغ سایر افراد نمی ‎روند. این امر شرایط بسیار دشواری برای برندها ایجاد می ‎کند. شاید سایر افراد حاضر در فهرست استخدامی دارای مهارت بیشتری باشند در این صورت تیم استخدامی اشتباه بسیار بزرگی را مرتکب شده است.

استفاده از ویدئوکنفرانس در شکل‎ های مختلف امکان بررسی دقیق ‎تر گزینه ‎های موجود را فراهم می‎ کند. این امر با صرفه‎ جویی در زمان موردنیاز برای استخدام امکان بررسی عمیق ‎تر را نیز فراهم می‎ کند بنابراین دیگر خبری از صرف نظر از گزینه ‎های مناسب استخدامی از سوی برندها نخواهد بود.

کاهش هزینه ‎های استخدام

هزینه ‎های استخدام همیشه دردسرساز است. بسیاری از برندها به طور مداوم در تلاش برای یافتن راهکارهایی برای کاهش هزینه هایی نظیر نیاز به سفرهای مداوم اعضای تیم استخدام و همچنین برگزاری جلسات حضوری هستند. استفاده از ویدئوکنفرانس در این میان مزیت های بسیار زیادی به همراه دارد.

هزینه ‎های استخدام شاید در نگاه نخست اهمیت چندانی برای برندها نداشته باشد، اما در تحلیل نهایی بخش قابل ملاحظه‎ ای از هزینه برندها را شکل می ‎دهد. بسیاری از برندها برای تاثیرگذاری بیشتر بر روی مخاطب هدف نیاز به تعامل بهینه با مخاطب هدف دارند. این امر گزینه‎ های بسیار زیادی پیش روی برندها قرار می ‎دهد. در میان شیوه‎ های مختلف برای کاهش هزینه استخدامی استفاده از گزینه ویدئوکنفرانس برتری قابل ملاحظه‎ ای دارد. دلیل این امر امکان کاهش هزینه های ملاقات‎ های حضوری به طور کامل است. در این میان برندها فقط باید یک سامانه مناسب برای مصاحبه فراهم کنند. اگر کسب و کارها توانایی خرید یک سامانه را نداشته باشند، همیشه گزینه ‎هایی نظیر اسکایپ یا گوگل میت در میان است. با این حساب برندها توانایی برگزاری کلاس ‎های آنلاین به صورت کاملا رایگان و فاقد هزینه را خواهند داشت.

تجربه ‎های مثبت از استخدام آنلاین

وقتی ویدئوکنفرانس به صورت مناسب مورد استفاده قرار گیرد، بسیاری از تجربیات مناسب را به همراه خواهد داشت. امروزه بسیاری از مدیران ارشد شرکت ‎های بزرگ از دل مصاحبه ‎های آنلاین انتخاب شده ‎اند. شاید این امر با توجه به شیوع ویروس کرونا در طول ماه‎ های اخیر عجیب باشد. نکته مهم در این میان جهت ‎گیری بسیاری از برندهای بزرگ به سوی استخدام با استفاده از ویدئوکنفرانس در طول سال ‎های اخیر است بنابراین این بحث ارتباط چندانی با شیوع ویروس کرونا در طول ماه ‎های اخیر ندارد.

استفاده از تجربیات مطلوب دیگران در زمینه شرکت در مصاحبه‎ های مختلف همیشه امکان حضور بهتر از سوی اعضای تیم برند و همچنین کارمندان جویای شغل را دارد. بسیاری اوقات افراد به دلیل ناتوانی برای سازگاری با شرایط جاری مصاحبه عملکرد نامناسبی از خود نشان می ‎دهند. این امر باید به طور گسترده ‎ای مدنظر برندها قرار داشته باشد. در غیر این صورت شاید تجربیات نامطلوب مداوم داوطلب ‎ها موجب ایجاد شهرت منفی برای برند شود.

امروزه برخی از برندها دارای شهرت ‎های بسیار منفی در زمینه برگزاری جلسات استخدامی به صورت آنلاین هستند. این امر شرایط دشواری برای برندها به همراه خواهد داشت. نکته مهم در این میان دشواری رفع شهرت منفی برندها در زمینه استخدام است. این امر شرایط بسیار دشواری برای برندها به همراه می ‎آورد. امروزه اغلب برندها توانایی مقابله با شهرت منفی‎ شان را ندارند بنابراین به طور مداوم با شرایط سختی برای تاثیرگذاری بر روی داوطلب‎ ها مواجه می ‎شوند.

حذف محدودیت ‎های جغرافیایی

استخدام کارمندان مناسب از سوی برندها همیشه گزینه ‎ای امکان ‎پذیر نیست. بدون شک افراد جویای کار انگیزه بالایی برای نقل مکان به یک شهر تازه برای استفاده از موقعیت‎ های شغلی تازه دارند. نکته مهم در این میان فقدان انگیزه کافی برخی از کارمندان برای سفر به شهرهای دیگر به منظور شرکت در مصاحبه ‎های استخدامی است. این امر شرایط بسیار دشواری پیش روی برندها قرار می‎ دهد.

استفاده از شیوه ویدئوکنفرانس در حوزه استخدام امکان شرکت افراد از شهرهای مختلف را فراهم می ‎سازد. یکی از دغدغه‎ های مداوم برندها عدم تمایل افراد پس از پذیرفته شدن در مصاحبه برای نقل مکان به شهری دیگر است. این امر باید ابتدا مورد تاکید برندها قرار گیرد بنابراین پس از فرآیند استخدام دیگر امکان تجدیدنظر برای کارمند موردنظر وجود نخواهد داشت.

استخدام کارمندان مناسب همیشه مسئله‎ ای اساسی برای برندهاست. یکی از نکات مهم در این میان توجه به وضعیت استخدام است. شاید برخی از کارمندان در حال حاضر مشغول فعالیت در یک برند دیگر باشند، با این حساب مسافرت در طول روزهای کاری برای شرکت در مصاحبه برای آنها امکان‎پذیر نیست. در این صورت برگزاری جلسه استخدامی به صورت ویدئوکنفرانس اهمیت بسیار زیادی برای برندها خواهد یافت.

چالش های برگزاری ویدئوکنفرانس در حوزه استخدام

بدون تردید هر شیوه استخدامی همراه با چالش های خاصی است. یکی از مشکلات اساسی برندها در این میان مقابله با چالش های استخدام از طریق ویدئوکنفرانس است. در ادامه برخی از مشکلات و چالش های اساسی در این زمینه را مورد بررسی دقیق‎تر قرار خواهیم داد.

مشکلات فنی

استفاده از سامانه برگزاری جلسه استخدامی آنلاین و همچنین تجهیزاتی مانند دوربین و هدفون همیشه امکان بروز مشکلات را به همراه دارد. برخی از کسب و کارها به طور مداوم در زمینه تهیه تجهیزات مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین با مشکل مواجه هستند. برخی از نکات مهم در این زمینه شامل استفاده از ارتباط اینترنت پایدار، چک کردن تجهیزات پیش از برقراری ارتباط و همچنین استفاده از سامانه‎ های آنلاین اختصاصی است.

بی ‎شک با رعایت تمام نکات مربوط به استفاده از تجهیزات مناسب نیز امکان بروز خطا و مشکلات مختلف در زمینه برگزاری جلسه استخدامی وجود دارد. بنابراین طرفین باید آمادگی لازم برای مقابله با شرایط موردنظر را داشته باشند.

مطلب مرتبط: ویدئوکنفرانس حرفه ای با 3 نکته حیاتی

فقدان تعامل انسانی در فرآیند جلسه

برگزاری جلسات به صورت آنلاین همیشه ایجاد احساس نامناسب فقدان تعامل انسانی را به همراه دارد. برخی از افراد در جلسات آنلاین تمایل بسیار کمتری برای بیان نکات کلیدی نشان می‎ دهند. این امر مشکلات بسیاری زیادی برای ارزیابی وضعیت داوطلب ‎های استخدامی به همراه خواهد داشت. اگر فقدان تعامل از سوی اعضای تیم استخدامی باشد، شرایط به مراتب دشوارتر خواهد شد. با این حساب برندها باید توجه ویژه ‎ای به بازنمایی شرایط عادی دست ‎کم تا حد توانشان داشته باشند.

بسیاری از داوطلب‎ های استخدامی در شرایط جلسات آنلاین با استرس بسیار زیادی مواجه می ‎شوند بنابراین توجه به ایجاد محیطی مناسب در ابتدای جلسه اهمیت بالایی خواهد داشت. برخی از مسئولین استخدامی به این نکته مهم توجهی ندارند بنابراین به طور شگفت ‎انگیزی با کاهش انگیزه داوطلب ‎ها برای تعامل در طول جلسات مواجه می ‎شوند.