اصول همکاری با دورکارها

شیوع جهانی ویروس کرونا باعث شده است تا اکثر برندها مجبور به استفاده از دورکاری باشند. این موضوع باعث تغییراتی در فضای کسب و کار شده و نتایج مثبت آن، مدیران را به سمت تداوم این شیوه متمایل ساخته است، با این حال آیا نسبت به اقداماتی که در رابطه با کارمندان دورکار باید در اولویت قرار گیرد، اطلاع دارید؟ بدون شک عدم توجه به این موارد می تواند تجربه ای تلخ را به همراه داشته باشد. در رابطه با مزیت‏ های دورکاری توجه به برخی از آمارها مهم است. برای مثال به صورت معمول، افراد نزدیک به دو ساعت زمان برای رفت و آمد از محل کار به خانه اختصاص می دهد. این امر در حالی است که یک کارمند دورکار، از زمانی که بیدار می شود، آماده شروع فعالیت خواهد بود. همچنین مدیران نیز دیگر به اختصاص فضای کاری نیاز نداشته و این امر باعث می شود که در هزینه ‏ها صرفه جویی شود. درواقع دورکاری باعث می شود که دیگر محدود به استخدام از منطقه فعالیت خود نباشید. در ادامه اصولی را بررسی خواهیم کرد که باعث می شود تا راندمان کاری دورکاها به حداکثر ممکن برسد. 

1-اهداف بلندمدت و کوتاه مدت ایجاد نمایید

برای این امر که فعالیت ها در راستای یک هدف و با نظم انجام شود، تعیین اهداف بسیار مهم خواهد بود. درواقع یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که اهداف و انتظارات خود را به درستی تعیین نمی کنند و این امر باعث می شود که کارمند اقداماتی را انجام دهد که الزامی محسوب نمی شوند. به همین خاطر از ابتدای کار لازم است تا به خوبی کارمندان دورکار خود را نسبت به اهداف بلندمدت و کوتاه مدت آگاه نمایید و پس از آن نسبت به اقداماتی که باید انجام شود، همفکری داشته باشید. درواقع همفکری کمک خواهد کرد تا روند کارها به مراتب بهتر پیگیری شود. در آخر فراموش نکنید که میان اهداف بلندمدت و کوتاه مدت شما باید ارتباط لازم برقرار باشد و حتما این موارد را مکتوب نمایید تا در هر لحظه امکان مشاهده مجدد آنها وجود داشته باشد. 

مطلب مرتبط: بهبود بهره وری در فرآیند دورکاری

2-شماره تلفن مجازی ایجاد نمایید 

برای کنترل هزینه ‏ها این امر که از شبکه های ارتباطی استفاده کنید، امری بسیار مهم خواهد بود. با این حال بهتر است که هر کارمند یک شماره مجازی و یا حداقل مخصوص کار داشته باشد. این امر باعث خواهد شد تا امنیت آنها تامین شود و همواره امکان پیگیری موارد وجود داشته باشد. در این زمینه ایجاد یک سیستم تلفنی گویا نیز به بهبود ارتباط با مشتری کمک خواهد کرد. درواقع یکی از مشکلات رایج کارمندان دورکار این است که درگیر مکالماتی می شود که به صورت مستقیم با آنها ارتباط ندارد. در نهایت این اقدام کمک خواهد کرد تا افراد دقیقا ندانند که فرد پاسخ ‏دهنده، در کدام کشور و یا منطقه قرار دارد که این امر جلوه ای حرفه ای تر به کسب و کار شما می دهد.

3-از اهمیت وبینارها غافل نشوید 

دور بودن کارمندان از یکدیگر نباید باعث شود که از کار تیمی غافل شوید. در این زمینه ضروری است تا وبینارهای منظمی را داسته باشید تا درباره اقداماتی که انجام شده است، گفت و گو نمایید. در این زمینه فراموش نکنید که افراد باید در گروه های مختلف قرار گیرند. برای مثال ممکن است تیم فروش، به وبینارهای روزانه نیاز داشته باشد که حضور شما و یا سایر کارمندان، ضرورتی را نداشته باشد. درواقع شما باید بسترهای لازم برای حفظ ارتباط کارمندان را ایجاد نمایید. همچنین ایجاد گروه در یک شبکه ارتباطی و استفاده از فضای ذخیره سازی ابری، به بهبود هرچه بیشتر اقدامات شما کمک خواهد کرد. 

4-از آموزش غافل نشوید 

امروزه با توجه به رشد تکنولوژِی، یادگیری نیز به مراتب ساده تر شده است. درواقع تا چند سال گذشته افراد به حضور در آموزشگاه ها محدود بودند. با این حال اکنون می توان بدون خارج شدن از خانه و یا دفتر کار خود، در یک دوره آنلاین حضور پیدا کرد. در این رابطه برندهای ارائه‎دهنده چنین خدماتی، تخفیف های ویژه برای کسب و کارها در نظر گرفته اند که این امر باعث می شود تا فعالیت در این زمینه چندان هزینه‎بر نباشد. هنگامی که کارمندان شما در معرض آموزش درست و مداوم باشند، طبیعی است که راندمان کاری آنها نیز متحول شود.

مطلب مرتبط: تقویت روحیه کارمندان در دوران دورکاری با تکنیک‏ های طلایی

5-جوایزی را تعیین نمایید 

از دیگر اقداماتی که لازم است تا مورد توجه قرار دهید، ایجاد تمایل برای بهبود و پیشرفت است. درواقع هنگامی که افراد تصور کنند تنها کافی است تا در حد انتظارات ظاهر شوند، طبیعی است که تمایلی به بهترشدن را نداشته باشند. در کنار این مسئله نکته دیگری که باید به آن توجه داشته باشید این است که نگاه شما به کارمندان باید کاملا عادلانه باشد. در موارد متعددی مشاهده شده است که مدیران به کارمندان کشورهای دیگر، نگاهی عادلانه در مقایسه با کارمندان هموطن خود ندارند. این نکته را همواره مورد توجه داشته باشید که در جهان امروز، چنین اقداماتی حتی می تواند منجر به اخراج شما شود. در کنار این موضوع با شناخت بهتر کارمندان خود می توانید مشوق های بهتر و شخصی سازی شده پیدا کنید. با این حال به صورت کلی اقداماتی نظیر اضافه حقوق، مرخصی، جایزه نقدی و کارت هدیه از رایج ترین موارد محسوب می شود. 

6-ساعت کاری شناور داشته باشید 

با توجه به این امر که افراد در منازل‎ خود هستند، طبیعی است که انتظارات دیگری از آنها وجود داشته باشد. درواقع هنگامی که در محل کار هستید، دیگر اعضای خانواده با شما کاری ندارند، با این حال این مسئله برای دورکارها صادق نخواهد بود. تحت این شرایط اگر انتظار داشته باشید که افراد در ساعت های خاصی حضور و فعالیت داشته باشند، بدون شک نتایج بدی را تجربه خواهید کرد. در این راستا توصیه می شود که تنها خروجی را مورد توجه قرار دهید و افراد را در زمان انجام آنها آزاد بگذارید. از دیگر نکاتی که لازم است تا به آن توجه نمایید این است که از افراد بخواهید زمان پیشنهادی خود برای اقداماتی نظیر برقراری تماس تصویری و ایجاد وبینار را مطرح نمایند. تمامی این موارد کمک خواهد کرد تا سختی های کار، کمتر شود. 

7-بررسی عملکرد داشته باشید 

این امر که افراد را در پایان هر ماه نسبت به عملکردی که داشتند، مطلع نمایید کمک خواهد کرد تا ضعف ها به خوبی شناسایی شود و در تلاش برای رفع آنها باشید. در این زمینه فراموش نکنید که این اقدام شما نباید حالت متهم کردن را داشته باشد. درواقع شما باید همواره به حفظ روحیه تیم خود نیز توجه داشته باشید. در نهایت فراموش نکنید که هیچ دلیلی برای ادامه همکاری با کارمندی وجود ندارد که نمی تواند انتظارات را برآورده نماید. درواقع اگر تلاش ها برای تغییر با نتایج لازم همراه نبود، توصیه می شود که به دنبال فردی جدید باشید. در این زمینه بهتر است که قبل از مطرح کردن این امر، فرد موردنظر را پیدا کنید. علت این امر به این خاطر است که چنین خبری، می تواند باعث شود که راندمان کاری فرد، به پایین ترین حد ممکن برسد.

مطلب مرتبط: دورکاری و نکاتی که باید به آن توجه نمود

8-از دیگران یاد بگیرید 

در نهایت توصیه می شود که شیوه رفتاری مدیران دیگر را به عنوان الگوی خود قرار دهید و مقالات مرتبط با این موضوع را به صورت مدام مطالعه نمایید. این امر کمک خواهد کرد تا همواره بهترین رفتارها و اقدامات را داشته باشید.