ردگیری و مدیریت زمان با توصیه های کاربردی

ردگیری زمان و مدیریتش در دنیای کسب و کار امر مهمی محسوب می شود. بسیاری از تیم های کاری به طور مداوم نسبت به زمان صرف شده در ساماندهی کارهای مختلف کنجکاو هستند. دلیل این امر تلاش برای کاهش زمان صرف شده بر روی کارهای مختلف و ساماندهی شمار هرچه بیشتری از کارها در مدت زمانی اندک است. درست به همین خاطر برخی از کسب و کارها در تلاش برای صرفه جویی در زمان، اقدام به استفاده از نرم افزارهای مختلف برای ارزیابی زمان موردنیاز در مدیریت کارهای مختلف می کنند. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی برخی از مهمترین نکات در زمینه ردگیری و مدیریت زمان است. این امر به شما فرصتی مناسب برای مدیریت زمان بدون نیاز به استفاده از نرم افزارهای مختلف و پرداخت هزینه های بالا می دهد. امروزه یکی از مهارت های اساسی در زمینه مدیریت کسب و کار شامل مدیریت زمان می شود. بنابراین اگر شما هم در این حوزه مشکلاتی دارید، مقاله کنونی را از دست ندهید. 

چرا ردگیری و مدیریت زمان مهم است؟

زمان مهمترین دارایی هر برندی در عرصه کسب و کار است. بسیاری از کسب و کارها برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و توسعه فعالیت شان همیشه با کمبود زمان مواجه می شوند. همین امر بسیاری از برندها را با مشکلات اساسی و ناتوانی برای توسعه کسب و کار مواجه می سازد. خوشبختانه امروزه امکان استفاده از توصیه های مختلف برای بهبود وضعیت مدیریت زمان در حوزه های مختلف کاری وجود دارد. 

مطلب مرتبط: بهترین کتاب ها در زمینه مدیریت زمان

کارآفرینان موفق همیشه زمان بندی درستی برای انجام کارها دارند. این امر نظم مشخصی در طول روز برای آنها به همراه می‎آورد. بنابراین اگر شما هم در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف یا پیگیری کارها به طور منظم و دقیق هستید، باید به بهترین شکل ممکن از توصیه های حرفه ای در زمینه مدیریت زمان استفاده نمایید، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت.

امروزه با همه گیری کرونا بسیاری از کسب و کارها در عمل از شیوه دورکاری استفاده می کنند. وقتی کارمندان به دور از دفتر شرکت مشغول به فعالیت هستند، مدیریت زمان بدل به دغدغه ای اساسی می شود. اگر کارمندان زمان بیشتری برای ساماندهی کارها در فرآیند دورکاری صرف کنند، روند پیشبرد پروژه ها به طور قابل ملاحظه ای کند خواهد شد. بنابراین شما به عنوان مدیر یک بخش باید توصیه های حرفه ای برای کارمندان به منظور بهبود سرعت عملکردشان در شرایط موردنظر را داشته باشید، در غیر این صورت شاید هرگز برندتان رنگ توسعه سریع و تبدیل شدن به کسب و کاری تاثیرگذار در بازار را نبیند. 

توصیه های حرفه ای برای ردگیری و مدیریت زمان

اجازه دهید بدون مقدمه بیشتر وارد بحث توصیه های حرفه ای برای مدیریت زمان به طور حرفه ای شویم. این امر نه تنها در حوزه کسب و کار، بلکه در زندگی شخصی نیز برای افراد مفید خواهد بود. به هر حال ساماندهی و انجام کارهای مختلف در کوتاه ترین زمان ممکن برای هر فردی جذاب و هیجان انگیز خواهد بود. 

درک اهمیت ردگیری و مدیریت زمان

مهمترین مسئله در شروع فرآیند مدیریت زمان درک اهمیت این مسئله است. بسیاری از کارآفرینان نسبت به اهمیت این موضوع واکنش مناسبی از خودشان نشان نمی دهند. درست به همین خاطر به طور مداوم مدیریت زمان به عنوان یک راهکار لوکس و غیرضروری مدنظر قرار می گیرد. اگر شما قصد ورود به این حوزه و موفقیت در آن را دارید، باید اول از همه اهمیت آن را درک کنید، در غیر این صورت هیچ فرصتی برای تاثیرگذاری بر روی وضعیت برندتان نخواهید داشت. 

مهمترین اهمیت مدیریت زمان مربوط به امکان استفاده از تمام ظرفیت یک برند است. امروزه میزان رقابت در کسب و کارهای مختلف به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کرده است. درست به همین خاطر کمتر برندی بدون پیگیری کارهای مختلف به طور همزمان توانایی جلب نظر مشتریان را دارد. یکی از مشکلات اساسی در زمینه رقابت با دیگر برندها مربوط به مدیریت مناسب زمان است. اگر شما زمان کافی برای ساماندهی تمام کارهای تان نداشته باشید، به طور مداوم برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف دچار مشکل خواهید شد. این امر در بلندمدت توان رقابتی شما را به طور قابل ملاحظه ای کاهش می دهد. بنابراین همیشه باید نسبت به استفاده از توانایی رقابتی تان به بهترین شکل ممکن توجه نشان دهید. 

کسب و کارها اگر در تلاش برای رقابت مناسب با دیگر برندها هستند، باید همیشه کارها را زودتر از زمان موردانتظار تمام کنند. البته در اینجا خبری از فشار بیش از اندازه بر روی تیم کارمندان نیست، بلکه با برخی از تکنیک ها نظیر مدیریت زمان و کاهش عوامل مزاحم در محیط کار امکان دسترسی به زمان مناسب در ساماندهی کارها وجود دارد. 

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارهای کوچک

طراحی چارچوب ردگیری زمان

شما برای اینکه مدت زمان انجام یک کار را کاهش دهید، اول از همه باید برنامه ای دقیق برای اندازه گیری زمان انجام یک کار در حالت عادی داشته باشید. این امر به شما برای فهم تفاوت میان استفاده از تکنیک های مدیریت زمان با حالت عادی کمک خواهد کرد. بنابراین پیش از هر کاری باید در وضعیت عادی زمان صرف شده برای انجام یک کار را اندازه گیری کنید. سپس با طراحی یک چارچوب نسبت به ردگیری زمان در وضعیت های مختلف و مشاهده تغییرات اعمال شده بر روی کارتان اقدام کنید. این امر شاید در نگاه نخست بسیار سخت به نظر برسد، اما در مدت زمانی کوتاه امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به بهترین شکل ممکن را به همراه خواهد داشت. همیشه به یاد داشته باشید که مشتریان به برندی که کارها را زودتر از همه انجام می دهد، توجه نشان خواهند داد. 

اگر برند شما در زمینه ارسال سفارشات مشتریان عملکرد بسیار سریعی از خودش نشان دهد، مشتریان در طول مدت زمانی کوتاه علاقه بسیار بیشتری برای خرید از شما نشان خواهند داد. این امر به تدریج کسب و کارتان را در بازار به طور قابل ملاحظه ای توسعه می دهد. بنابراین همیشه به چنین نکته مهمی توجه نشان دهید. 

متاسفانه بسیاری از برندها بدون طراحی یک چارچوب درست و دقیق برای ارزیابی زمان صرف شده بر روی هر پروژه وارد حوزه مدیریت زمان می شوند. این امر امکان درک میزان صرفه جویی در زمان را از بین می برد. بنابراین برندتان در عمل با مشکلات بسیار زیادی رو به رو خواهد شد. اینکه برند شما به طور مداوم در تلاش برای مدیریت زمان باشد و هیچ معیاری برای درک پیشرفت در این راستا نداشته باشد، برای هر کارآفرینی خسته کننده خواهد بود. 

توجه به مدیریت زمان در کارهای مهم

مدیریت زمان امر زمان بر و دقیقی است. بسیاری از برندها این نکته را برای تمام کارهای برندشان مدنظر قرار می دهند. درست به همین خاطر اغلب اوقات ردگیری و مدیریت زمان را نیمه کاره رها می کنند. اگر شما قرار باشد تمام کارهای برندتان را فشرده و در مدت زمانی اندک انجام دهید، به تدریج فشار کاری بر روی شما به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا خواهد کرد. بنابراین توصیه اساسی در این بخش تلاش برای مدیریت زمان در کارهای مهم برند است. 

بدون تردید هر برندی مجموعه ای از کارهای مهم دارد. این امر اهمیت بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف دارد. اگر برند شما در زمینه بازاریابی و روابط عمومی سرمایه گذاری بسیار زیادی صورت داده است، باید مدیریت زمان را به طور حرفه ای در بخش موردنظر دنبال کنید. این امر موجب سودمندی هرچه بیشتر سرمایه گذاری شما می شود، در غیر این صورت شاید هرگز توانایی تاثیرگذاری بر روی مشتریان و بهبود وضعیت برندتان را پیدا نکنید. 

درک اینکه کدام کارها در کسب و کارتان مهم و حیاتی است، تا حد زیادی بستگی به وضعیت برندتان دارد. بنابراین هیچ توصیه یگانه ای در این راستا برای برندها وجود ندارد. اگر شما در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید ارزیابی درستی از وضعیت برندتان داشته باشید، در غیر این صورت نه تنها مدیریت زمان، بلکه هیچ استراتژی دیگری نیز به کارتان نخواهد آمد. 

شما در حوزه های مهم برای ارزیابی زمان در کسب و کارتان باید به طور مداوم ایجاد رقابت در میان کارمندان را مدنظر داشته باشید. این امر موجب تلاش هر تیم و کارمندانش برای ارائه بهترین عملکردشان با توجه به صرفه جویی در زمان می شود. اینطوری کسب و کارتان در مدت زمانی اندک توانایی تاثیرگذاری بر روی دامنه وسیعی از کارمندان را پیدا می کند. بسیاری از برندها در این میان علاوه بر محرک های سازمانی به تشویق هر کارمند به طور منحصر به فرد نیز می پردازند. این تکنیک در تقویت روحیه کارمندان و ترغیب شان برای کار بهتر تاثیرگذار خواهد بود. 

مطلب مرتبط: چگونه مدیریت زمان بهتری در عرصه کسب و کار داشته باشیم؟

مقابله با موانع صرفه جویی در زمان

همانطور که ورزشکاران حرفه ای به طور مداوم موانع بهبود مهارت ها و همچنین تبدیل شدن به قهرمانی بزرگ را بررسی می کنند، شما هم باید به طور مداوم موانع تبدیل شدن تان به قهرمانی بزرگ در عرصه کسب و کار را مدنظر داشته باشید، در غیر این صورت شاید خیلی زود بدل به برندی کلیشه ای در بازار شوید که هرچه سعی می کند، باز هم کارها را در مدت زمانی بسیار طولانی انجام می دهد. 

هم اندیشی به اعضای برند برای بررسی بزرگ ترین موانع صرفه جویی در زمان نکته بسیار مهمی است. بسیاری از برندها در این میان اصلا علاقه ای به همفکری با کارمندان شان نشان نمی دهند. دلیل این امر هرچه باشد، در نهایت برندهای موردنظر ضرر خواهند کرد. 

پیدا کردن موانع اصلی در مدیریت زمان کار سختی نیست. اغلب اوقات کارمندان در هر بخش آگاهی دقیقی از دلیل هدر رفتن زمان و طول کشیدن بیش از اندازه کارها دارند. بنابراین شما با توجه به این حوزه امکان مدیریت کسب و کارتان به بهترین شکل ممکن را خواهید داشت. نکته اساسی در این میان استفاده از راهنمایی های کارمندان در راستای مدیریت زمان به طور حرفه ای است، در غیر این صورت شما هیچ پیشرفتی در این زمینه نخواهید کرد. 

طراحی برنامه کارهای پیش رو 

فهرستی دقیق از کارهایی که کارآفرینان باید در طول روز و هفته انجام دهند، اهمیت بسیار زیادی از نقطه نظر مدیریت زمان دارد. بسیاری از برندها کارهای شان را به طور برنامه ریزی شده پیش نمی برند. درست به همین دلیل امکان بروز مشکلات فراوان در مدیریت زمان و طولانی تر شدن مدیریت پروژه ها وجود دارد. 

برخی از برندها در زمینه طراحی برنامه کاری حتی برای کارمندان شان هم برنامه های دقیق و مشخص طراحی می کنند. شاید این امر در نگاه نخست مزیت بسیار بزرگی باشد، اما امکان تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف را از کسب و کارها می گیرد. بسیاری از برندها در چنین شرایطی اعتماد کارمندان شان را  از دست می دهند.

شما همیشه باید آزادی عمل مناسبی برای کارمندان تان در نظر بگیرید. این امر امکان شخصی سازی برنامه مدیریت زمان و ساماندهی بهینه اش برای دستیابی به نتایج مناسب را به همراه خواهد داشت. به هر حال هر کارمندی بهترین درک را از شرایط کسب و کارش دارد. بنابراین شما باید همیشه این نکته مهم را در زمینه طراحی برنامه این دقیق برای کارهای پیش رو مدنظر داشته باشید. تقویت انگیزه کارمندان برای طراحی برنامه موردنظر امر بسیار مهمی محسوب می شود. اگر این امر مدنظر شما قرار نداشته باشد، شما هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان تان و پیشبرد فرآیند مدیریت پروژه ها نخواهید داشت. 

مطلب مرتبط: 21 راهکار برای مدیریت زمان

تبدیل کارهای بزرگ به بخش های کوچک تر

کارهای بزرگ همیشه زمان زیادی طلب می کنند. این امر همراه با نگرانی و ترسی که در هر فرد برای مدیریت پروژه های بزرگ ایجاد می شود، از نقطه نظر مدیریت زمان بدترین نتیجه را به همراه خواهد داشت. بنابراین شما باید به طور مداوم در تلاش برای تبدیل کارهای بزرگ به بخش های کوچک تر باشید، در غیر این صورت شاید هرگز فرصتی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و پیشبرد پروژه تان پیدا نکنید. 

گاهی اوقات برخی از پروژه های کاری حتی سال های سال نیز طول می کشد. دلیل این امر ناتوانی برای تبدیل پروژه های بزرگ به نمونه های کوچک تر است. درست به همین خاطر بسیاری از کارآفرینان در عمل از پروژه های بزرگ فراری هستند. اگر شما توانایی تبدیل پروژه های بزرگ به نمونه های کوچک را داشته باشید، شانس تان برای جلب نظر مخاطب هدف به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد. بنابراین حتی در صورت عدم اطلاع از شیوه های کوچک ساختن پروژه های بزرگ باید از افراد حرفه ای در این زمینه کمک بگیرید. این امر به شما برای مدیریت پروژه های پیش رو به بهترین شکل ممکن کمک خواهد کرد. 

استفاده از اتوماسیون برای حذف کارهای تکراری

یکی از مشکلات اصلی کارآفرینان در زمینه مدیریت زمان مربوط به کارهای بیش از اندازه زمان بر است. اغلب اوقات چنین کارهایی ماهیت تکراری دارند. یعنی کارهایی که باید روزانه انجام شوند و جالب اینکه حتی نیاز به دقت نظر بالایی برای ساماندهی هم ندارند. یکی از نمونه های واضح در این میان ارسال ایمیل های متعدد برای کاربران است. این امر زمان زیادی از کارآفرینان می گیرد و در نهایت فرصت مناسب برای مدیریت سایر کارها از بین می رود. یکی از نکات جذاب در این میان استفاده از اتوماسیون برای کاهش اتلاف زمان در این میان است. 

اتوماسیون فناوری بسیار مهمی برای کاهش دغدغه های روزانه کارآفرینان و کارمندان است. بنابراین اگر شما در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید به بهترین شکل ممکن این نکته را مدنظر قرار دهید، در غیر این صورت هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی پروژه های تان پیدا نخواهید کرد. خوشبختانه امروزه استفاده از اتوماسیون در میان بسیاری از برندها رواج پیدا کرده است. اگر کسب و کار شما هنوز نسبت به استفاده از این فناوری اقدام نکرده است، باید هرچه زودتر وارد این حوزه شوید. 

استفاده از نرم افزارهای ردگیری زمان

آخرین توصیه ما در این بخش استفاده از یک نرم افزار ردگیری و مدیریت زمان در کنار تمام تکنیک های مورد بحث است. این امر شما را به بهترین شکل ممکن در مسیر مدیریت زمان به طور حرفه ای قرار می دهد. بنابراین شما در این میان مشکلی برای تاثیرگذاری بر روی وضعیت برندتان و بهبودش نخواهید داشت. 

اغلب اوقات مدیریت زمان همراه با مشکلاتی برای تیم های کاری است. این امر بیشتر ناشی از فقدان تجربه در اجرای چنین شیوه ای در عمل است. بنابراین اگر شما در تلاش برای ایجاد تحول در وضعیت برندتان هستید، باید استفاده از نرم افزارهای حرفه ای در این حوزه برای پوشش مشکلات تان را مدنظر قرار دهید. این امر شما را بدل به کارآفرینی حرفه ای در زمینه مدیریت زمان می کند. بنابراین دیگر هیچ کس توانایی مقابله با شما و کسب و کارتان در زمینه مدیریت زمان را نخواهد داشت. 

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

نکته مهم در استفاده از نرم افزارهای مدیریت زمان تلاش برای حل مشکلات اساسی با آنهاست، در غیر این صورت استفاده مداوم از چنین ابزارهایی بار مالی بالایی برای برندتان ایجاد می کند. این امر در نخستین مراحل توسعه کسب و کار برای شما بیش از اندازه دشوار خواهد بود. 

بسیاری از برندها در عمل برای مدیریت زمان دردسرهای زیادی را متحمل می شوند. اگر شما مایل به پیشبرد این تکنیک به ساده ترین شکل ممکن هستید، توصیه های مورد بحث در این مقاله راهنمای مناسبی برای شما خواهد بود.