دورکاری و ضرورت حفظ ارتباط میان کارمندان

امکان دورکاری از خانه و منعطف بودن ساعات کار یکی از مطلوب ترین مزایای شغلی است که احتمالاً به راحتی می توانید آن را در اختیار کارکنان تان قرار دهید.

با توجه به محبوبیت SaaS و پرطرفدار بودن مشاغل فنی که به مهارت بالایی نیاز دارند، دورکاری به جدیدترین مزیت شغلی در شرکت های فنی سراسر جهان تبدیل شده است. براساس پژوهش انجام شده توسط Gallup، تعداد کارمندانی که در آمریکا دورکاری انجام می دهند، در بازه زمانی سال های 2016 ـ 2012 چهار برابر شده است. مطالعه دیگری که توسط Telework Survey انجام شده، بیانگر آن است که 79درصد از کارمندان ماهر در سطح جهان دورکاری انجام داده اند یا دست کم بخشی از ساعات کاری خود را از خانه کار می کنند.

هرچند دورکاری هنوز فراگیر نشده است، اما اتخاذ این رویه از سوی شرکت های نوپا و غول های تکنولوژی گویای نکات بسیاری است.

همچنین دورکاری مزایای متعددی دارد که افزایش خیره کننده این تغییر نوظهور را به خوبی توجیه می کند. دورکاری کارمندان را از سپری کردن ساعات طولانی در راه بندان نجات می دهد و منعطف بودن ساعت کار اجازه می دهد که زمان بیشتری را به خانواده و مسائل غیرشغلی اختصاص دهند. کارفرمایان نیز به لطف دورکاری می توانند در هزینه های بالاسری صرفه جویی کنند و نیروی مناسب را از میان انبوه افراد مستعد انتخاب کنند. در پژوهشی که نیکولاس بلوم استاد دانشگاه استنفورد انجام داد، تعداد بیشتری از کارکنان و کارفرمایان تایید کردند که دورکاری بهره وری را افزایش می دهد. جان کلام آن که دورکاری یک موقعیت برد ـ برد است.

مطلب مرتبط: رازها و ترفندهای مدیریت کارمندان غیرحضوری

البته دورکاری علی رغم برخوردار بودن از این مزایای خارق العاده، بدون نقطه ضعف نیست؛ بعضی معایب دورکاری موجب شده است که غول های تکنولوژی که دورکاری را انتخاب کرده اند، با چالش های سختی دست و پنجه نرم کنند. به خاطر بیاورید که چگونه Yahoo! در سال 2013 از تمام کارکنانش خواست که در سایت حاضر باشند. چند شرکت معتبر دیگر، مانند Reddit و Best Buy نیز همین کار را انجام دادند. ضروری بودن این حضور همگانی بیانگر فاجعه ای است که در ارتباط با دورکاری به وجود آمده است. به طور کلی شایع ترین مشکلات مربوط به شرکت های گسترده ای که کارمندانی از سراسر جهان دارند، به سه موضوع اصلی ارتباط، هماهنگی و فرهنگ محدود می شود. دو مورد از این سه عامل، یعنی ارتباط و هماهنگی جدی ترین چالش ها را برای یک همکاری موثر به وجود می آورد.

برای روشن تر شدن موضوع به یک مثال توجه کنید: شرکت بزرگی که کارمندان آن در نقاط مختلف از طریق دورکاری فعالیت می کردند، کارگاهی را برپا کرد و شرکت کنندگان را در گروه های سه نفره تقسیم بندی کرد: به یکی از اعضای گروه تصویری نشان داده می شد و از او خواسته می شد که آن را طی یک تماس تلفنی برای نفر دوم توصیف کند. نفر دوم بر پایه توصیفاتی که شنیده بود، ایمیلی را برای نفر سوم می فرستاد و در آن به او توضیح می داد که چطور آن تصویر را دوباره بکشد. در پایان روز و هنگام دیدن نتایج صدایی به جز خنده از کل کارگاه شنیده نمی شد.

اما فراموش نکنید که موضوع مورد بحث ما فقط به ارتباط تیمی مربوط نمی شود و همکاری از هر زاویه ای را دربرمی گیرد که در این بین ارتباط مهم ترین عامل محسوب می شود. در ادامه با سه راهکار ارزشمندی آشنا می شوید که با بهره گیری از آنها می توانید بازدهی رضایت بخشی را از حرکت در میان امواج خروشان همکاری از راه دور بگیرید.

1ـ هر یک از کارکنان را در ارتباط با یک راهنما قرار دهید

حتی در صورت در اختیار داشتن ابزارهای موثر دورکاری مانند Slack، Skype و بسیاری از نرم افزارهای دیگر، باز هم در مواقع ضروری شکافی در توانایی ارتباطی نیروهای دورکار وجود خواهد داشت. موقعیتی را در نظر بگیرید که تعدادی از کارکنان در پایان یک پروژه با مشکل روبه رو شده اند و باید با مقام تصمیم گیرنده ای در شرکت مشورت کنند، اما مناطق زمانی تفاوت دارد. اگر در چنین شرایطی نتوان تماس را به سرعت برقرار کرد، کارکنان نمی توانند پروژه را در موعد مقرر تحویل دهند و شرکت در انجام این پروژه شکست می خورد.

در موقعیت هایی از این دست اگر هر یک از نیروهای دورکار با یک راهنما در تماس باشد، بلاتکلیفی و تاخیر در کار کمتر می شود. زمانی که راهنمایی را مسئول نظارت بر پروژه ای می کنید که به نیروی دورکار سپرده اید، کارمندتان می داند، در صورتی که به مشکل برخورد کند، دقیقاً با چه کسی باید تماس بگیرد و چه ساعتی بهترین زمان برای تماس گرفتن است. در چنین موقعیت هایی فرد راهنما و ناظر وظیفه دارد که بر به روزرسانی ها و پیشرفت مستمر پروژه نظارت کند، شخصاً در مواقع لزوم دخالت کند و گوش به زنگ باشد تا چنانچه مشکلی پیش آمد، بتواند به سرعت پاسخگو باشد.

2ـ تماس تصویری و کنفرانس از راه دور را به فرهنگ سازمانی شرکت، حتی شرکت های کوچک تبدیل کنید

در حالی که شکی نیست که کنفرانس از راه دور در بعضی موقعیت ها موثرترین راه برای ارتباط تیمی است و در بعضی شرایط راه های ارتباطی دیگر پاسخگو نخواهد بود، بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند که از آسان ترین راه ارتباطی، مانند ارسال پیام در Slack استفاده کنند. به این ترتیب فراموش می کنند که استفاده از زبان بدن، فراز و فرود صدا، تغییر آهنگ گفتار و دیدن موضوع مورد بحث برای برقراری یک ارتباط موثر حیاتی است.

همان طور که در مثال مربوط به کارگاه دیدید، ایمیل یا تماس تلفنی هیچ گاه برای توصیف مناسب و صحیح یک موضوع کافی نیست، بنابراین کاملاً منطقی است که وقتی می خواهید با بهترین دوست تان درباره ایده های مختلف صحبت کنید، از تماس تصویری استفاده کنید. در دنیای دیجیتال امروز تکنولوژی های بسیاری برای شفاف سازی ارتباط در اختیار بشر قرار گرفته است.

برای مثال یک شرکت معتبر دوربین هوشمندی را ویژه ویدئوکنفرانس ابداع کرده است که حس بودن در یک اتاق را در شرکت کنندگانی القا می کند که هر یک از نقطه ای از جهان در این کنفرانس شرکت کرده اند. با استفاده از این دوربین و ابداعاتی از این دست می توان کنفرانس های بزرگ را با موفقیت برگزار کرد؛ نرم افزارهای متداول تماس تصویری مانند Skype و Whatsapp نیز به همین اندازه برای واحدهای کوچک مفیدند.

تماس تصویری به لطف نفوذ مستمر و گسترده اینترنت در سراسر جهان دیگر غیرممکن نیست. تماس تصویری را در فرهنگ سازمانی خود پرورش دهید تا تمام کارکنان شرکت به آن عادت کنند.

3ـ گفت وگوی تصادفی

بحث و گفت وگو برای تغییر لازم است. کارکنان نسل هزاره با بقیه نسل ها تفاوت دارند. نسل هزاره در حال حاضر بزرگترین نیروی کار و در نتیجه بزرگترین نیروی کار از راه دور است. چرا که نه؟ نسل هزاره فرزند تکنولوژی ای است که محرک تغییر در هنجارهای اجتماعی و فرهنگ کار در سراسر جهان است.

مطلب مرتبط: فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری

ویژگی مشترک کارکنان نسل هزاره، صرف نظر از درک بالای تکنولوژی و مهارت در استفاده از آن، این است که فقط برای دریافت دستمزد کار نمی کنند و می خواهند برای شرکتی کار کنند که اهداف آن همسو با اهداف خودشان است و به تدریج در حال نزدیک شدن به خواسته خود هستند. از این نظر مشارکت مستمر در ایجاد ارزش های شرکت یکی از خواسته های اصلی نسل هزاره است. گفت وگوهای تصادفی فرصت مشارکت، آشنایی با دیگر همکاران و اشاره کردن به مسائل پشت پرده را در اختیار این کارکنان باانگیزه قرار می دهد.

اگر می خواهید نتیجه خوبی از دورکاری بگیرید، بسیار مهم است که هر از گاه جرقه این نوع گفت وگو را بزنید. درست است که چون نمی توانید یکدیگر را رودررو ببینید، به راه انداختن چنین گفت وگویی همواره آسان نیست؛ با این حال می توانید از قبل اعلام کنید که قصد دارید با کارکنان جلسه داشته باشید و هر نوع تغییری را که لازم است انجام دهید تا تعداد شرکت کنندگان را در این جلسه مفید به حداکثر برسانید.