اصول تعیین بودجه برای کسب و کارهای کوچک

زمانی که یک تیم فوتبال برای فصل پیش رو آماده می شود، اولین کار تعیین یک بودجه دقیق است. خرید بازیکن، نوسازی استادیوم ورزشی و از همه مهمتر هماهنگی برای برگزاری بازی های تدارکاتی بدون پول فقط در حد رویاهایی دست نیافتنی باقی می مانند. اگر کسب و کارها را مثل تیم های فوتبال در نظر بگیریم، تعیین بودجه فرق بین قهرمان های آخر فصل با تیم های معمولی را رقم می زند. بی شک برندهای بزرگی مثل آمازون یا مرسدس بنز همیشه بودجه های دقیقی برای خودشان تعریف می کنند. مشکل معمولا از جایی شروع می شود که پای کسب و کارهای کوچک به بحث باز گردد. تجربه به ما ثابت کرده خیلی از کارآفرینان در ابتدای راه حتی به تعیین بودجه فکر هم نمی کنند. پژوهش موسسه کلاچ (Clutch) نیز چنین تجربه ای را تایید می کند؛ چراکه براساس مطالعه این موسسه 46 درصد از کسب و کارهای کوچک اصلا چیزی به اسم بودجه ندارند. ماجرا ترسناک شد، نه؟

اگر شما هم از آن دست کارآفرینانی هستید که اعتقاد چندانی به تعیین بودجه ندارند، باید قبل از هر کاری کمی درباره مزایای بودجه بندی با هم گپ بزنیم. مهمترین مزیت تعیین بودجه تضمین امنیت برند است. بی شک همه ما در طول زندگی کلی برند ورشکسته به پست مان خورده است. منظور ما همان برندهایی است که ماه های اول با توپ پر وارد میدان شدند و کلی ولخرجی هم کردند، اما به یک سال نکشیده کاخ آرزوهای شان روی سر مشتریان خراب شد. اجازه دهید با هم روراست باشیم، هیچ کس در بازار دلش به حال شما نسوخته است. پس اگر نتوانید برنامه دقیقی برای توسعه برندتان داشته باشید، سه سوته از بازار کنار گذاشته خواهید شد؛ آن هم از طرف مشتریانی عصبانی که حتی حوصله دیدن تان را هم ندارند!

ما در روزنامه فرصت امروز همیشه اولین توصیه مان به صاحبان کسب و کار تعیین بودجه های دقیق است. برای همین در مقاله کنونی سراغ اصول این کار رفته ایم. اگر شما هم دوست دارید دستی به سر و گوش برندتان بکشید، این مقاله مقدمه خوبی برای یک بودجه بندی بی عیب و نقص خواهد بود. پس در ادامه با ما همراه باشید تا ماجراجویی مان را شروع کنیم. 

مطلب مرتبط: راهکارهای تعیین بودجه برای کسب و کارهای کوچک

تفکیک حساب مالی کسب و کار از زندگی شخصی: گام اول در تعیین بودجه

آدم در زندگی شخصی اش هزاران برنامه مختلف برای خودش دارد که در زندگی حرفه ای اصلا نباید درباره شان فکر کرد، چه برسد به اینکه عملیاتی شان کنیم. متاسفانه خیلی از کارآفرینان اصلا توجهی به تفاوت های بین زندگی روزمره و کسب و کار حرفه ای ندارند. نتیجه اش هم اغلب اوقات در استفاده از یک حساب واحد برای تمام کارها نمایان می شود. شما را نمی دانم، ولی من که حتی با فکر کردن به استفاده از یک حساب برای خرید خانه و رسیدگی به کارهای برند مو به تنم سیخ می شود. هرچه باشد حساب و کتاب برندها باید خیلی دقیق تر از این حرف ها باشد. وگرنه هر لحظه ممکن است سقف آرزوها روی سرتان خراب شود.

یادتان باشد اداره مالیات برخورد متفاوتی با حساب های شخصی و تجاری دارد. وقتی شما فقط و فقط از یک حساب برای هر دو کار استفاده می کنید، عملا مالیات بیشتری در پایان سال روی دست تان باقی می ماند. کافی است یک سر کوتاه به نزدیک ترین شعبه بانک تان بزنید تا مثل آب خوردن یک حساب شخصی و یک تجاری برای خودتان باز کنید. اینطوری دیگر خبری از مالیات های سنگین حتی روی خرج های روزمره خانواده تان نخواهد بود. 

وقتی یک شرکت با مشکلات مالی عمیق رو به رو می شود، معمولا تمام حساب های تجاری اش مسدود خواهد شد. اینطوری اگر شما پس انداز شخصی تان هم در این حساب باشد، دیگر امکان برداشتش را نخواهید داشت. بی شک هیچ کارآفرین باهوشی دوست ندارد پس انداز همه زندگی اش یک شبه به باد برود. پس برای امنیت سرمایه تان هم که شده به فکر ایجاد حساب های جداگانه باشید. نکته جالب اینکه بعضی از مدیران برای سهولت کار بخش های مختلف برند عملا هر دپارتمان را با یک حساب بانکی مجزا بررسی می کنند. اینطوری دیگر بودجه بخش های مختلف شرکت قاطی نمی شود؛ به همین سادگی.

پس انداز برای روز مبادا: خطر همین نزدیکی هاست!

در دنیایی که بزرگترین کارآفرینان هم بارها و بارها شکست می خورند، تصور اینکه شما شکست ناپذیر هستید خیلی دور از واقعیت خواهد بود. اگر از دوستداران قانون مورفی باشید، خیلی خوب می دانید در این قانون شکست یک امر کاملا قطعی است. به زبان خودمانی، هیچ راه فراری از شکست وجود ندارد. امیدوارم مقدمه تیر و تار ما خیلی ناامیدتان نکرده باشد؛ چراکه همیشه راه هایی برای مدیریت شکست وجود دارد. درست است که همه در طول زندگی شان شکست می خورند، اما قرار نیست شما دست روی دست بگذارید تا با یک شکست معمولی برندتان به کتاب تاریخ نقل مکان کند.

مطلب مرتبط: اصول تعیین بودجه تبلیغات و روابط عمومی برای کسب و کارهای کوچک

ما در روزنامه فرصت امروز معتقدیم یکی از اصول اساسی برای تعیین بودجه کسب و کارهای کوچک توجه به روز مباداست. شاید الان همه چیز مثل ساعت دقیق کار کند و هر ماه کلی درآمد به حساب تان واریز شود، اما قرار نیست همیشه در روی همین پاشنه بگردد. دیر یا زود سر و کله چالش های بزرگ پیدا می شود که اتفاقا نیاز به بودجه های خاص دارد. آن وقت اگر شما خودتان را برای شرایط بحرانی آماده نکرده باشید خیلی زود کلاه تان پس معرکه خواهد بود. 

ایجاد یک حساب بانکی سوا برای پس انداز بخشی از درآمدهای شرکت اصلا کار سختی نیست. با این حال وقتی پای پس انداز واقعی وسط باشد، همه کارآفرینان دست و دل شان می لرزد. هرچه باشد سرمایه گذاری بیشتر بر روی فعالیت برند همیشه ایده خوبی است که به این سادگی ها نمی شود از کنارش عبور کرد. اگر شما هم علاقه ای به پس انداز برای روز مبادا ندارید، کافی است یک سناریو احتمالی را در ذهن تان مرور کنید. ماجرا شبیه کلاس های فیلم نامه نویسی شد، نه؟

ما در اینجا قصد نداریم یک سناریوی علمی- تخیلی برای تان تعریف کنیم. کافی است کمی تجربه کرونا و تاثیرش روی کسب و کارها را مرور کنید تا حساب کار دست تان بیاید. وقتی کرونا همه برندها را به مرز ورشکستگی رساند، خیلی از برندها اصلا باورشان هم نمی شد که یکهو از عرش به فرش رسیده اند. در این بین فقط کارآفرینانی که از قبل بودجه اضطراری داشتند، جان سالم از مهلکه به در بردند. باور کنید یا نه، بقیه برندها حتی دیگر اسم شان هم در بازار به گوش نمی خورد!

توصیه ما در این بخش کاملا روشن است؛ شما باید همیشه بخشی از درآمد برندتان را برای روز مبادا پس انداز کنید. فرمول طلایی ما اختصاص 10 درصد از سود خالص شرکت در هر ماه برای واریز به چنین حساب ویژه ای است. به علاوه، شما نباید همینطور الکی از آن حساب پول برداشت کنید؛ چراکه خیلی از کارآفرینان با بهانه های مختلف در یک چشم به هم زدن این حساب ویژه را خالی می کنند. آن وقت هنگام مواجهه با مشکلات دیگر آه در بساط نخواهند داشت. پس لطفا هر فکر و خیالی برای دستبرد به چنین حسابی را همین امروز دور بریزید. 

شناسایی منابع درآمد: به وقت حساب و کتاب

وقتی یک کارگردان شروع به ساخت فیلم سینمایی می کند، باید همه امکانات درآمدزایی اش را بسنجد. اگر قرار است اسپانسرهای مختلف با این پروژه همکاری داشته باشند، باید میزان دقیق درآمد مشخص شده و سهم هر کدام از فروش گیشه نیز تعیین شود. وگرنه آخر سر مثلث کارگردان، تهیه کننده و اسپانسرها به جان یکدیگر خواهند افتاد. راستش را بخواهید چنین سناریویی برای کسب و کارهای کوچک هم مصداق دارد. این یعنی شما قبل از اینکه با عجله وارد دنیای کسب و کار شوید باید یک دو دو تا چهارتایی پیش خودتان کرده باشید. 

ما در روزنامه فرصت امروز همیشه به کارآفرینان توصیه می کنیم همان اول کار منابع درآمدی شان را فهرست کنند. اگر شما در چهار تا بازار مختلف فعالیت دارید، باید این بازارها را به عنوان منابع اصلی درآمدتان لیست کنید. بعد هم محصولات مختلف تان را به ترتیب از پرفروش ترین دسته بندی کنید. اینطوری دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. 

بعد از اینکه غول تعیین منابع درآمدی را پشت سر گذاشتید، باید کمی هم درباره فرق بین درآمد و سود نهایی فکر کنید. ما اصلا دوست نداریم شبیه معلم های اقتصاد به نظر برسیم، اما برای موفقیت کسب و کارتان چاره ای به غیر از برگزاری یک کلاس کوتاه نداریم. در علم اقتصاد درآمد به همه پول هایی که برندتان از مشتریان یا دیگر افراد کسب می کند، گفته می شود. مثلا اگر شما صد تا لباس گرمکن در بازار بفروشید، مبلغ نهایی درآمد برندتان را مشخص می کند. با این حال چنین مفهومی اصلا مساوی سود نهایی نیست؛ چراکه یک کسب و کار کلی هزینه های جانبی هم دارد. مثلا اجاره دفتر کار را در نظر بگیرید؛ این هزینه باید از درآمد شما کم شود. وگرنه کسب و کار کوچک تان خیلی زود زیر دست و پای برندهای بزرگ له خواهد شد. از نظر علم اقتصاد، سود در واقع باقی مانده درآمد بعد از کم کردن هزینه های جاری است. اگر شما بعد از کم کردن هزینه های جاری هیچ باقی مانده ای نداشته باشید یا یک چیزی هم کم بیاورید، کسب و کارتان زیانده محسوب می شود و باید فاتحه اش را بخوانید. 

یادتان باشد تعیین بودجه برای برند بدون حساب کردن سود نهایی بیشتر شبیه یک شوخی بی مزه است تا واقعیت. هرچه باشد شما باید پولی دست تان باشد تا برای آن برنامه ریزی کنید. تا وقتی هم که هزینه های جاری را از درآمد کم نکنید، بودجه تان فقط در حد حرف های خام خواهد بود. پس منتظر چه هستید؟ همین امروز دست به کار شده و حساب و کتاب برندتان را دربیاورید. 

مطلب مرتبط: توسعه کسب و کار با تکنیک های طراحی بودجه

ثبت هزینه های یک ماه: آزمایش قبل از پرتاب اصلی!

آیا تا به حال صحنه پرتاب ماهواره های فضایی را دیده اید؟ شاید این فرآیند از قاب تلویزیون خیلی ساده و بی دردسر به نظر برسد، اما کافی است برای یک دقیقه هم که شده پای درد و دل تیم تحقیقاتی چنین پروژه هایی بنشینید. آن وقت همین پروژه های به ظاهر ساده برای تان شبیه هزارتویی پیچیده می شود. قبول دارم تعیین بودجه برای کسب و کارهای کوچک اصلا با پرتاب سفینه های فضایی قابل مقایسه نیست، اما اگر حواس تان نباشد شاید کارتان از آنها هم سخت تر شود. 

ما در روزنامه فرصت امروز همیشه به کارآفرینان توصیه می کنیم قبل از اجرای برنامه بودجه شان یک ماه به طور آزمایشی همه هزینه های برند را ثبت کنند. شاید این کار از نظر شما خیلی بی فایده به نظر برسد، اما کار از محکم کاری عیب نمی کند. یادتان باشد در طول این یک ماه اصلا نباید روند هزینه های تان را تغییر دهید. خیلی از کارآفرینان فکر می کنند اگر در ماه آزمایشی هزینه های شان را کاهش دهند، بودجه شان بهتر تنظیم خواهد شد. اگر نظر ما را بخواهید، چنین کاری فقط گول زدن خودتان است. پس به جای اینکه الکی خودتان را معطل کنید، کارتان را کاملا واقعی دنبال کنید. اینطوری دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. 

بی شک برندهای بزرگی که یک تیم حسابداری جداگانه دارند، خیال شان بابت دخل و خرج راحت است. با این حال کسب و کارهای کوچک حساب شان سواست. شما نمی توانید از پس هزینه های حسابدار بربیایید. پس باید آستین ها را بالا زده و خودتان وارد میدان شوید. اینطوری حداقل خیال تان راحت است که هزینه اضافی روی دست برندتان باقی نمی ماند. توصیه ما استفاده از یک فایل اکسل برای درج هزینه های جاری با مشخصات دقیق است. آخر ماه هم باید همه این هزینه ها را با هم جمع بزنید. اینطوری یک نمای کلی از هزینه های ماهانه برندتان به دست می آید. چنین آمار مهمی در ادامه مسیر برای تعیین بودجه کاملا کاربردی خواهد بود. 

جمع بندی همه اطلاعات: مرحله پایانی تعیین بودجه

یک تیم تئاتر بعد از ماه ها تمرین و روخوانی از روی نمایشنامه بالاخره در هفته های پایانی باید کارش را جمع بندی کند. هرچه باشد روی صحنه دیگر فرصت هیچ اشتباهی نیست. بنابراین شما باید قبل از اینکه کارتان به آنجا بکشد با همه اعضای نمایش اتمام حجت کنید. به طور مشابه، در دنیای کسب و کار هم بعد از اینکه شما کلی از مراحل مختلف برای تعیین بودجه را پشت سر گذاشتید، نوبت به جمع بندی همه نکات می رسد. در این بخش شما باید اطلاعاتی که درباره هزینه ها و منابع درآمدی دارید را روی هم گذاشته و بودجه تان را تعریف کنید. تا یادمان نرفته باید بگویم بودجه شما هیچ رقمه نباید از میزان درآمدتان بیشتر باشد؛ چراکه در این صورت هر ماه مجبور به قرض کردن از این و آن می شوید. دست آخر هم با کلی بدهی تنها می مانید که حتی کوچک ترین ایده ای برای پرداخت شان هم نخواهید داشت. 

مطلب مرتبط: 7 روش بودجه بندی هوشمندانه برای صاحبان کسب و کار های کوچک

از آنجایی که این روزها خیلی از کارآفرینان دوستان نزدیک در عرصه کسب و کار دارند، مشورت با آنها اصلا ایده بدی نخواهد بود. پس اگر دوستانی دارید که اتفاقا در برندهای بزرگتر مشغول کار هستند، فرصت را از دست ندهید و همین امروز با آنها ارتباط برقرار کنید. قول می دهم اینطوری دیگر مو لای درز کارتان نخواهد رفت. 

منابع:

https://www.wordstream.com

https://www.freshbooks.com