6 ابزار فناوری ضروری برای بخش منابع انسانی شرکت تان

بخش های محدودی از شرکت به اندازه بخش منابع انسانی، وظایف متعددی را باهم انجام داده یا اطلاعات زیادی را مدیریت کنند. فناوری باعث می شود کار استخدام، پرداخت حقوق و ارزیابی عملکردها قابل کنترل تر باشد و به کارکنان عضو منابع انسانی امکان می دهد تا تعامل بهتری با کارمندان شرکت داشته باشند.

در اینجا شش ابزار فناوری منابع انسانی آمده است که کسب و کارهایی با اندازه های مختلف می توانند برای داشتن یک نیروی کار خوشحال تر و سازمان یافته تر به کار گیرند.

1. HRMS (سیستم مدیریت منابع انسانی) یا HRIS (سیستم اطلاعات منابع انسانی)

بخش های منابع انسانی شرکت، اطلاعات زیادی جهت درونگذاشت، ذخیره و پیگردی دارند. رایج ترین شیوه سازماندهی این اطلاعات استفاده از یک سیستم مدیریت منابع انسانی جامع (HRMS) است.

یک اچ. آر.ام.اس، خواه یک راهکار نرم افزاری باشد یا خدمت نرم افزاری، می تواند بهترین دوست نماینده منابع انسانی باشد. این سیستم اطلاعاتی همچون شرح حال کارمندان، برنامه های کاری، سوابق حضوریابی و چیزهای دیگری را ذخیره و ساماندهی می کند.

سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS) ، معمولاً راهکارهایی بیشتر داده رهنمون هستند که به شما امکان ایجاد گزارشات دقیق و کامل برای اهداف رسیدگی به حساب ها می دهند.

مطلب مرتبط:مدیریت منابع انسانی الکترونیک

بیشتر پیشنهادات اچ. آر.ام.اس، مثل پِی چِکس (Paychex) و ورک دِی (Workday)، نقش پایگاه اصلی منابع انسانی را دارند و اغلب دارای ماژول و مجتمع سازی هستند که به شما امکان دسترسی به خدمات پرداخت حقوق ، مدیریت مزایا و ارزیابی های عملکرد را می دهد.

2. راهکارهای عملکرد

ارزیابی های و پیگیری عملکرد نه تنها شامل یک جلسه سالانه میان سرپرست و کارمندان می شود، بلکه اهداف و مقاصد مطرح شده در آن جلسه در طول سال توسط منابع انسانی پیگیری و بازبینی می شود. منابع انسانی برای بهینه کردن بررسی عملکرد و تعیین بهتر اهداف تک تک کارمندان می تواند ابزارهایی را به مدیران ارائه دهد تا عملکرد کارکنان خود را در طول سال پیگیری و یاداشت ها و بازخوردها را ذخیره کنند تا مدیر و کارمند را برای ارزیابی آماده سازند. بسیاری از راهکارهای اچ.آر.ام.اس و پرداخت حقوق، مانند ای. دی.پی (APD) ، همراه یک ماژول بررسی عملکرد قابل تنظیم می آیند.

3. نرم افزار استخدامی

نرم افزار استخدامی همان طور که از نامش برمی آید ، روند استخدام را ساده می کند. شما می توانید تبلیغ یک شغل را در آن قرار داده، درخواست های شغلی را تفکیک کرده و بپذیرید، نامزدها را مدیریت کنید و کارهای بیشتری انجام دهید که شما را از دردسر پیگیری همه چیز به صورت دستی نجات می دهد.

مخصوصاً کسب وکارهای کوچک باید قیمت و مشخصات هر راهکار مورد نظر را بررسی کنند: بسیاری از برنامه ها مناسب برای شرکت های بزرگ هستند که حجم بالایی از درخواستکنندگان را دارند. یک محصول کم هزینه تر با قابلیت های کمتر ممکن است بسته به نیاز های استخدامی تان برای کسب و کارهای کوچک مناسب تر باشد.

4. خدمات پرداخت حقوق

پردازش حقوق و دستمزد، یک کار طاقت فرساست. کار خود (و حسابدارتان) را با سرمایه گذاری در بخش خدمات آنلاین پرداخت حقوق راحت کنید. این راهکار به طور خودکار چک های پرداختی ، کسری ها ، مرخصی های با حقوق و غیره را محاسبه و پیگیری می کند. برخی حتی به شما امکان ثبت و پرداخت مالیات بر درآمد را می دهند و استخدامی های جدید را به آِی. آر. اس (خدمات درآمد داخلی) گزارش می کنند.

5. پایگاه مدیریت مزایا

با اینکه برخی خدمات پرداخت حقوق به شما امکان می دهد تا به مزایای خاصی همانند مرخصی ها رسیدگی کنید، یک راهکار انعطاف پذیرتر می تواند به شما کمک کند تمامی مزایای کارمندان از جمله مرخصی های با حقوق، طرح های بازنشستگی، بیمه سلامتی، بیمه بیماری و ازکارافتادگی کارگران و مزایای دیگر را مدیریت کنید.

چِن آمیت (Chen Amit) ، مدیرعامل شرکت راهکارهای پرداخت تیپالتی (Tipalti) ، می گوید یکی از بهترین تصمیماتی که شرکتش گرفت، برون سپاری مدیریت مزایای خود بود.

آمیت گفت:« این کار یک خط مبنا به کسب وکار ما برای فرآیندهای معمول منابع انسانی می دهد، چیزی که حداقل شما را همتراز با سازمان های بزرگ تر قرار می دهد. سپس ما می توانیم روی جایی که می خواهیم از آنجا برویم تمرکز کنیم: یعنی اضافه کردن مزایا و پاداش هایی که از بیمه دندانپزشکی، سلامتی و بینایی فراتر می روند. این کار همین طور راندمان عملیاتی ما را کاهش می دهد.»

با این حال خدمات مدیریت مزایا ، لزوما همانند یک سازمان کارفرمای حرفه ای (PEO) نیست که تحت یک قرارداد همکاری فعالیت می کند. پی. ای.او نقش یک کارفرمای قانونی نیروی کار را دارد که چک های پرداختی کارمندان را صادر و مزایا و پیروی از قوانین را برایتان مدیریت می کند.

ژاکلین برِسلین (Jaqueline Bresline) ، مدیر خدمات سرمایه انسانی در ترای نِت (TriNet) گفت:« پی. ای.او ها می توانند به شما امکان دسترسی به پاداش های اضافی، مراقبت های بهداشتی مختلف و کارهای تخصصی را بدهند که شما در صورت مدیریت کارها به تنهایی در اختیار نمی داشتید. این مزایا همین طور به نحوه استخدام افراد کمک می کنند، چرا که کار کردن برای شما را جذاب تر می سازند»

6. ابزارهای تعامل با کارمندان

تعامل با کارمندان برای بسیاری از شرکت ها اولویت بالایی دارد. شما با ابزارهای فناوری کنونی، می توانید بر فرهنگ سازمان خود نظارت کنید که به شما بینش بهتری از نیازهای کارمندان تان می دهد.

پابلو برِنِر (Pablo Brenner) ، مدیرعامل شرکت کولوکیا (Collokia) که یک ابزار همکاری شرکت ها است گفت:« من اَپ هایی را دیده ام که بازخورد مثبت درون سازمانی را تشویق و همزمان به ایجاد فرهنگ شرکت کمک می کنند»

به عنوان مثال، برنامه هایی مثل یوارند ایت (YouEarnedIt) به مردم امکان می دهد تا از همکاران خود، زمانی که کار را به نحو احسن انجام می دهند یا الگوی ارزش های شرکت هستند، قدردانی کرده و به آنها پاداش دهند. ابزار دیگری همانند تاینی پالس (TINYpulse) ، به شما اجازه می دهد تا از گروه خود بازخورد ناشناس دریافت و استفاده کنید تا فرهنگ و فعالیت های خود را بهبود دهید.

زمانی که سعی دارید با اندیشه ها و عقاید کارمندان و موضوعات خاصی - مثلاً چه نوع غذایی باید در جلسه بعدی فراهم کرد یا گردآوری عقاید کارمندان راجع به سیاست جدید سرتاسر شرکت – بیشتر آشنا شوید، گاهی استفاده از برنامه های رایگان مثل گوگل فورمز (Google Forms) یا سِروِی مانکی (Survey Monky) ، بهترین کار است. این ابزارها به شما امکان می دهد تا به طور ناشناس بازخوردهای صادقانه را گردآوری کنید.

مطلب مرتبط:10 گام اساسی در برنامه ‏ریزی استراتژیک نیروی انسانی

دیگر گزینه ها برای فناوری تعامل، شامل پایگاه های اینترانت شرکت مثل ایگلو (Igloo)، پودیو (Podio)، و وان ویندو ورک پلیس (OneWindow Workplace)، اَپ های شبکه های اجتماعی شرکت های بزرگ مثل یَمِر (Yammer)، وی وو (WeVue) و ورک پلیس بای فیس بوک (Workplace by Facebook) و ابزارهای متعدد همکاری شرکت ها و کنفرانس های ویدئویی در دسترس می شود.

ران یکوتیل (Ron Yekutiel)، مدیرعامل و رئیس جلسه پایگاه ویدئویی کالتورا (Kaltura)، خاطرنشان کرد که ابزارهای ویدئویی ممکن است برای بخش های منابع انسانی که به دنبال بهبود فرآیندهای استخدام و آموزش خود هستند جذاب باشند.

او گفت:«خواه هدف ما انجام مصاحبه های مؤثرتر از طریق ویدئو، برگزاری کنفرانس های ویدئویی برای نزدیک تر کردن گروه های پراکنده به هم یا معارفه و معاشرت سازمانی و آموزش کارمندان جدید و کنونی باشد، نیروی کار پرمشغله امروزی بیش از پیش ویدئو را در جایگاه ابزاری برای برقراری ارتباط و همکاری ترجیح می دهد.»

انتخاب یک راهکار

برِسلین گفت: «با اینکه ممکن است وسوسه شوید تا راهکاری با بالاترین امتیاز یا کمترین هزینه را انتخاب کنید مهم است که تحقیق خود را انجام داده و ابزاری را بیابید که برای نیازهای کسب و کار شما مناسب تر باشد. در برخی راهکارها محض خاطر خودشان سرمایه گذاری نکنید – برخی از آنها به وضوح ارزش زمان شرکت را ندارند.»

او گفت:«مهم است راهکارهایی برای انجام خودکار کارهایی بیابید که در غیر این صورت وقت ارزشمند شما را در طول روز هدر می دهند. با این حال برخی کارها مثل رسیدگی به شکایات یا درگیری کارکنان را هیچگاه نباید به طور خودکار انجام داد.»

برنر خاطرنشان کرد که ابزار انتخابی شما باید کاربرد آسان داشته و دردسر یا ناخشنودی برای کارمندان تان ایجاد نکنند.

اوگفت:«شما از فردی که از دوران کودکی با اینترنت و رایانه آشنا بوده انتظار ندارید که دستورالعملی راجع به روش استفاده از یک اَپ جدید را بخوانند، پس چرا باید از آنها انتظار داشته باشید که دفترچه راهنمای یک برنامه نرم افزاری داخلی را مطالعه کنند؟ همه ابزارها باید بی نیاز به توضیح باشند یا در بدترین حالت، دسترسی به یک ویدئوی توجیهی فوق العاده آسان باشد.»