مدیریت کارمندانی که در مقابل بازخورد جبهه می گیرند

اغلب کارمندان در قابل بازخورد مدیر، جبهه گرفته یا اشتباه خود را توجیه می کنند. برای ارتباط با این افراد باید استراتژی مناسب داشت.

آلیسون گرین یکی از نویسندگان وبسایت Inc است که در مورد مشکلات محیط کار و فرهنگ سازمانی مقاله می نویسد. او در این مقاله به سوال یکی از کاربران این وبسایت پاسخ داده است. متن سوال از این قرار است:

من اخیرا با یک کارمند جوان همکار شده ام. او مدتی به عنوان کارمد پاره وقت برای ما کار می کرد و اکنون ارتقا یافته و به صورت دائم استخدام شده است. من مسئول آموزش های اولیه ی او هستم و باید صحت عملکرد این کارمند جوان را کنترل کنم. مشکلی که من با این کارمند دارم، در مورد واکنش او نسبت به انتقاد و تصحیح کارهایش است.

زمانی که او کاری را به روش اشتباه انجام می دهد، وظیفه ی من این است که اشتباه را گوشزد کرده و روش صحیح را به او آموزش دهم. مشکل اصلی این است که این کارمند در برابر تصحیح های من مقاومت کرده و توضیح می دهد که چرا روش اشتباه را انتخاب کرده است. من به روشی نیاز دارم که بدون ناراحتی، به او بگویم که نیازی به توضیح دادن نیست و او تنها باید وظیفه خود را به بهترین نحو انجام دهد.

مطلب مرتبط: طراحی محیط کار در مورد رضایت کارکنان به ما چه می آموزد؟

در پاسخ به سوا شما باید در ابتدا به این نکته اشاره کنم که ارائه بازخورد، بهترین تصمیم شما به عنوان یک مدیر است. در مورد بازخورد دادن، همیشه باید سه نکته ی اساسی را رعایت کنیم: اول این که مورد انتقاد یا بازخورد را مستقیما بیان کرده و از پنهان کردن آن در بحثی متفرقه خودداری کنیم. در مرحله ی دوم باید اشکال را به صورت واضح و کامل توضیح دهیم.

به بیان دیگر نباید انتظار داشته باشیم که طرف مقابل منظور ما را کشف کند. در مرحله ی آخر باید از هوش هیجانی بهره برده و دقت کنیم که در کمال مهربانی، انتقاد را ارائه کرده ایم. کارمند نباید تصور کند که با اشتباهش به شما توهین کرده است، بلکه باید به این درک برسد که ارائه ی انتقاد تنها به منظور بهبود وضعیت شرکت است.

در مورد سوال مطرح شده بهتر است مکالمه را این طور شروع کنید: "آیا اجازه دارم در مورد روش کار شما نظرم را ارائه کنم؟ من متوجه شدم که شما با وجود تذکرات قبلی، از روش خودتان برای انجام کارها استفاده می کنید. شاید من در ارائه ی دلایل و قوانین به منظور انجام روش خودم، کوتاهی کرده ام. آیا نیازی هست که در این مورد توضیحات بیشتری ارائه کنم؟ من مطمئنم که دلیل شما برای انجام این روش عمدی نبوده است. خود من هم در ابتدای کار روش های اشتباه را به کار می بردم تا این که فردی به من کمک کرد و دلایل اهمیت روش های اجرایی شرکت را توضیح داد."

مطلب مرتبط: افزایش تعهد کارمندان به اهداف شرکت

مخاطب شما در این مرحله دو نوع واکنش از خود نشان می دهد. در حالت اول متوجه اشتباهش شده و شما باید چرایی انتقاد و راه های جایگزین را به روشنی به او ارائه کنید. در حالت دوم ممکن است مخاطب ناراحت شده و تصور کند که اختلاف نظر، موجب اشکال شده است. او در این حالت تلاش می کند تا باز هم عملکرد خود را توجیه کند. در این حالت باید آرامش خود را به خوبی حفظ کرده و تلاش کنید تا مشکل روشش را به او نشان دهید. عموما افراد در این حالت ها ناراحت می شوند و تصور می کنند که کارشان به کلی دیده نشده و مورد بی رحمی قرار گرفته اند. شما به عنوان مدیر باید در ابتدا توضیح بدهید که از عملکرد کلی همکار راضی هستید و هدفتان از ارائه این سبک از بازخورد، بهبود عملکرد او تا رسیدن به سطح عالی است.

در نهایت به این نکته توجه داشته باشید که توضیح دادن تجربیات خودتان در مورد اشتباهات کاری، می تواند ارتباط بهتری با کارمند برقرار کرده و او را به نظرات شما خوشبین کند. با توضیح دادن مشلات خودتان و دیگر همکاران قبلی، به کارمند جدید نشان می دهید که اشتباه کردن امری طبیعی است و همگی تنها برای کمک کردن به اهداف شرکت مشغول هستید.