8 مرحله ایجاد تغییر از دید جان كاتر

تشكیلاتی كه قصد دارد تغییرات عمده و اساسی در درون خود ایجاد كند نیازمند آن است تا با در نظر گرفتن هشت مرحله ایجاد تغییر از دید جان‌كاتر از بروز هرگونه مشكلی احتمالی جلوگیری به عمل آورد.

ایده

جان‌كاتر به‌عنوان یك متخصص در مدیریت و رهبری، مشاور بیش از 100 شركت در مورد اعمال تغییرات مورد‌نظرشان بوده است. با بررسی نقاط ضعف و قوت این شركت‌ها در فرآیند تغییر، كاتر موفق شد اشتباهات و مشكلات مشترك این فرآیند را شناسایی كند. این موضوع سبب شد كاتر هشت مرحله برای اعمال تغییر و تحول در شركت و سازمان‌ها معرفی كند. با توجه به این مراحل و نكات ذكر شده در آن می‌توان از بروز و ظهور هرگونه مشكل احتمالی در فرآیند اعمال تغییر جلوگیری كرد.

1- اطرافیان و كارمندان را متقاعد كنید كه تغییر ضروری و اجتناب‌ناپذیر است: شركت‌ها و سازمان‌ها در زمانی كه قصد اعمال و اجرای تغییرات را دارند سعی می‌كنند سطح خشنودی كارمندان خود را افزایش دهند. به‌عقیده كاتر وقتی مردم انگیزه نداشته باشند اجازه اعمال تغییرات را نمی‌دهند و این موضوع سبب اتلاف وقت و تلاش‌های صورت گرفته برای اعمال تغییرات مورد‌‌نیاز است. مدیران اجرایی معمولا این واقعیت را كه تغییر محلی كه كارمندان در آن احساس آرامش می‌كنند چقدر دشوار است دست‌كم می‌گیرند. برای متقاعد كردن مردم به تغییر باید به خشنودی آنها و افزایش انگیزه‌شان توجه كنید تا آنها تغییر و تحولات جدید را بپذیرند.

2- انتخاب یك تیم قوی برای اجرای طرح: ایجاد یك گروه متشكل از مدیران قوی و با‌استعداد كه از توان هم‌اندیشی و كار گروهی برخوردارند و می‌توانند به‌راحتی و با موفقیت فرآیند اعمال تغییرات مورد‌نظر را مدیریت كرده و دیگران را نیز با خود همراه سازند.

3- ایجاد دورنما از تغییرات مورد نظر: وقتی هدف از تغییر و مسیری كه برای رسیدن به آن باید طی شود روشن باشد، آنگاه تمام تلاش‌ها متمركز شده و امور سازمان‌یافته‌تر و منظم‌تر پیش خواهد رفت.

4- چشم‌انداز خود از تغییر را با دیگران به اشتراك بگذارید: استراتژی و چشم‌انداز تغییرات مورد نظر باید با كسانی كه به شكل مستقیم با آن درگیر هستند به اشتراك گذارده شود. علاوه بر بحث و تبادل‌نظر با استفاده از سایر ابزارها افرادی كه در پروسه ایجاد تغییرات حضور مستقیمی دارند باید در جریان امور بوده و رفتارشان به‌عنوان یك مدل برای سایر كارمندان به شمار رود.

5- به دیگران این امكان را بدهید كه روی ایده شما كار كنند: چنانچه روند قدیمی امور و مشكلات و موانع سابق در زمان تغییر هم همچنان وجود داشته باشد این موضوع موجب كاهش انگیزه كارمندان و كسانی خواهد شد كه در پروسه اعمال تغییرات فعالیت كرده و در معرض آن قرار دارند. بنابراین مدیران‌تان و كارمندان درگیر در پروسه تغییر را تشویق كنید تا چنانچه ایده بهتری به ذهن‌شان رسید بدون اینكه دائما تصمیمات‌شان را به تصمیم شما وابسته كنند آن ایده را عملی كنند.

6- برای دستیابی به موفقیت‌ها و پیروزی‌های كوتاه‌مدت برنامه‌ریزی كنید: برای شروع تغییرات مورد‌نظرتان مسیری را انتخاب كنید كه به‌واسطه آن انگیزه كاركنان‌تان را هرچند بسیار محدود و كوچك افزایش دهید. با اطلاع‌رسانی مداوم در‌مورد دستاوردها و موفقیت‌های به دست آمده از اعمال تغییرات جدید موجب افزایش انگیزه و بالا رفتن روحیه كارمندان خود شوید. روی جنبه‌های مثبت و موفقیت‌‌آمیز تغییراتی كه اعمال كرده‌اید تاكید كنید.

7- توسعه و بهبود شرایط را تحكیم بخشیده و ریتم حركت خود را حفظ كنید: به جای قانع و خشنود شدن از موفقیت به دست آمده بر اثر اعمال تغییرات بهتر است این جو مثبت ایجاد شده به واسطه آنها برای گسترش تغییرات به سراسر تشكیلات خود استفاده كنید.

8- رویكرد جدیدتان را نهادینه كنید: سعی كنید تا تغییر و تحول را وارد ساختار و شالوده فرهنگ سازمان و تشكیلات تجاری خود كنید. هنگامی كه تغییرات تثبیت شوند موثر‌تر خواهند بود.

زمانی كه یك پروسه اعمال تغییر را با توجه به هشت مرحله فوق در ذهن خود طرح‌ریزی می‌كنید زمان كافی و مناسبی را برای اعمال این تغییرات اختصاص دهید تا بتوانید این پروسه حساس را با موفقیت به اتمام برسانید. كاتر متوجه این نكته مهم شد كه وقتی فرآیند اعمال تغییر به‌صورت مداوم و با صبر و حوصله پیش رود احتمال دستیابی به موفقیت بیشتر خواهد بود.

به عقیده كاتر حذف كردن هر‌یك از مراحل مذكور تنها این توهم را ایجاد می‌كند كه كارها سریع‌تر انجام می‌شوند، اما در نهایت نتیجه‌ای كه حاصل می‌شود به هیچ عنوان نتیجه‌ای مطلوب و دلخواه نخواهد بود. ارتكاب هرگونه اشتباه طی مراحل هشت‌گانه كاتر می‌تواند به نتایج فاجعه‌باری منجر شود. ریتم كار را كند كرده و موفقیت‌هایی كه به سختی به دست آمده‌اند زائل می‌شوند.

آنچه باید در عمل انجام دهیم

فرآیند تغییر در تشكیلات شما به دو عنصر اساسی نیازمند است: نخست یك رهبر به منظور ایجاد انگیزه و بالا بردن روحیه همكاری در میان كارمندان و دوم یك مدیر كه بتواند فرآیند پیچیده تغییرات را با قدرت مدیریت و تصمیم‌گیری خود به یك پروسه ساده تبدیل كرده تا تمام امور طبق برنامه پیش بروند. یك تصویر مشخص و واضح از تغییرات مدنظر خود ترسیم كرده و آن را برای افرادی كه درگیر اعمال تغییرات هستند ارائه كنید.

تصویر روشنی از آینده ارائه كرده و با طراحی استراتژی‌های مناسب كمك كنید تا ضرورت اعمال تغییرات بهتر درك شود.حتی تغییراتی كه با موفقیت انجام می‌شوند نیز با درهم‌ریختگی و نابسامانی‌هایی همراه هستند بنابراین خودتان را برای آنچه انتظار آن نمی‌رود آماده كنید.اطمینان حاصل كنید تیمی كه مامور انجام و هدایت فرآیند تغییر كرده‌اید با یكدیگر متحد بوده و به انجام كارها براساس برنامه متعهد هستند.

در نظر داشته باشید كه تغییرات در زمینه‌ها و زمان‌های مختلف به مهارت‌های خاص خود نیاز دارند. به‌عنوان مثال تغییر و تحولاتی كه از پی یك بحران ایجاد می‌شود بیشتر به یك رهبر قوی نیاز دارد تا یك مدیر كاربلد و منظم.