13 نکته سریع برای مدیریت بهتر زمان خود در محل کار در سال 2022 

آیا تا به حال توجه کرده اید که چگونه برخی از افراد موفق می شوند همه کارها را انجام دهند و هنوز زمان زیادی برای وقت گذاشتن دارند؟ آنها به سادگی می دانند چگونه زمان خود را در محل کار سازماندهی و مدیریت نمایند.

با این حال مدیریت زمان می تواند برای بسیاری از صاحبان مشاغل، کارمندان و خوداشتغال ها به طور یکسان یک مبارزه دائمی باشد. اگر از راه دور کار می کنید و مجبور هستید علاوه بر کار، با حواسپرتی های زندگی خانگی خود کنار بیایید، مدیریت زمان حتی مشکل تر است. خوشبختانه، نکاتی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و در این آموزش، 13 نکته مدیریت زمان را برای کار جمع آوری کرده ایم. ما همچنین چند مزیت مدیریت زمان خوب و اینکه چگونه می تواند به شما در بهره وری بیشتر کمک کند را به اشتراک می گذاریم.

مدیریت زمان خوب چندین مزیت دارد. همه چیز این نیست که کار خود را سریع تر تکمیل کنید بلکه کارآمدتر شدن و کاهش سطح استرس شما نیز مهم است. در اینجا پنج مزیت اصلی مدیریت خوب زمان آورده شده است.

مطلب مرتبط: رایج ترین اشتباهات در زمینه مدیریت زمان

1.استرس کمتر

اگر در حال حاضر تلاش می کنید لیست کارهای تان را تکمیل کنید و به انجام آنها ادامه می دهید، احتمالا احساس استرس می کنید. با مدیریت زمان در انجام به موقع وظایف خود نیز بهتر خواهید شد.

در نتیجه، می توانید پیشرفت ملموسی را مشاهده کنید. به گفته انجمن مدیریت استرس، مدیریت خوب زمان منجر به احساس استرس کمتر در مورد عقب ماندن می شود.

2.زمان بیشتر

وقتی زمان خود را به خوبی مدیریت می کنید، می توانید وظایف خود را به موقع انجام دهید. در نتیجه زمان بیشتری برای صرف فعالیت ها و سرگرمی هایی که از انجام آنها لذت می برید دارید.

3.تعادل بهتر بین کار و زندگی

در کنار زمان بیشتر برای صرف سرگرمی ها و سایر فعالیت های اوقات فراغت، از تعادل بهتری بین کار و زندگی نیز بهره مند خواهید شد. این می تواند به شما در کاهش احساس خستگی و فرسودگی کمک کند.

4. شروع به دستیابی اهداف

وقتی شروع به مدیریت بهتر زمان خود کنید، می توانید کارهای بیشتری انجام دهید. این کار مستقیما با توانایی دستیابی به اهداف خود در مدت زمان بسیار کوتاه تری مرتبط است. در ادامه 12 نکته مدیریت زمان برای بهبود بهره وری در کار را بررسی خواهیم کرد.

1.چگونگی گذراندن زمان را بررسی کنید

آیا به عنوان یک خویشفرما از خانه کار می کنید، به دلیل همه گیری کنونی به طور موقت از راه دور کار می کنید یا می خواهید زمان خود را به عنوان صاحب کسب و کار بهتر مدیریت کنید؟ نکات گفته شده را بخوانید تا به شما کمک کند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بهره وری بیشتری داشته باشید.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان در عرصه کسب و کار با توصیه های کاربردی

مهمترین مسئله: اگر می خواهید در مدیریت زمان خود بهتر شوید، باید بدانید که چگونه آن را خرج می کنید. ممکن است فکر کنید فقط نیم ساعت طول می کشد تا صندوق ورودی خود را تمیز کنید، اما در واقعیت، ممکن است دو ساعت طول بکشد. مثلا، ممکن است فکر کنید که در انجام تحقیقات بسیار خوب عمل می کنید تا متوجه شوید که با اعلان های رسانه های اجتماعی حواس تان پرت می شود.

استفاده از یک برنامه ردیابی زمان می تواند به شما کمک کند زمان موردنظر برای هر کار را کشف کنید. متعهد شوید که به مدت یک هفته از یک برنامه ردیابی زمان استفاده کنید و سپس به گزارش ها نگاه کنید تا ببینید واقعا یک کار چقدر طول می کشد.

2.تعیین اهداف و اولویت بندی وظایف

چه یک خویشفرما یا یک کارمند، باید بدانید که برای چه چیزی تلاش می کنید. چه آزادی مالی باشد، چه افزایش حقوق یا ارتقا، همه ما اهدافی داریم. هنگامی که در مورد آن اهداف شفاف هستید، در مورد چگونگی رسیدن به آن نیز برنامه ای واضح خواهید داشت. این به شما کمک می کند روی کارهایی که باید انجام شوند تمرکز کنید و مطمئن شوید که ابتدا روی آنها کار می کنید. همه چیزهای دیگر را می توان زمانی که مهمترین وظایف شما از لیست انجام شد، بررسی کرد.

3.تهیه برنامه روزانه

برنامه ریزی روزانه از کارهایی را در نظر بگیرید که حتما باید انجام شوند. می توانید این کار را اول صبح یا به عنوان آخرین کار در شب قبل از اینکه لپ تاپ خود را برای شب ببندید، انجام دهید. دانستن اینکه قرار است روی چه چیزی کار کنید می تواند برای بهره وری شما معجزه کند و به شما کمک کند روی چیزهایی که مهم هستند تمرکز کنید.

4.تنظیم محدودیت زمانی

طبق قانون پارکینسون: مقدار کار افزایش می یابد تا زمان موجود برای تکمیل آن پر شود.

به عبارت دیگر، اگر پنج ساعت برای تکمیل یک کار اختصاص دهید، پنج ساعت طول می کشد تا آن کار را تمام کنید. این به این دلیل است که کار پیچیده تر می شود تا زمان اضافی را در نظر بگیرد.

بنابراین به جای حدس زدن مدت زمان انجام یک کار، یک محدودیت زمانی تعیین کنید و ببینید چقدر می توانید انجام دهید.

5.تکنیک پومودورو را امتحان کنید

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که از یک تایمر (زمانسنج) برای تقسیم کار به فواصل زمانی استفاده می شود. هر بازه کاری (به نام پومودورو) معمولا 25 دقیقه است و پس از آن یک استراحت پنج دقیقه ای وجود دارد. پس از تعداد معینی پومودورو تکمیل شده، می توانید استراحت بیشتری داشته باشید. زمانی که می خواهید کاملا روی کار خود تمرکز کنید، رویکرد خوبی است.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

6. استفاده از برنامه های مدیریت زمان

برنامه های مدیریت زمان می توانند برای بهره وری شما معجزه کنند. آنها می توانند به شما نشان دهند که زمان خود را کجا می گذرانید تا بتوانید از حواسپرتی در آینده جلوگیری کنید.

به طور مشابه، برنامه های ردیابی زمان می توانند به شما نشان دهند که واقعا چقدر برای هر کار مشخصی وقت می گذارید.

7.عوامل حواسپرتی را مسدود نمایید

به غیر از برنامه های مدیریت زمان، برنامه هایی وجود دارند که می توانند به شما در کاهش حواسپرتی کمک کنند. بیایید با آن روبه رو شویم: اینترنت مملو از مواردی است که توجه شما را جلب می کند.

8.تفویض اختیار و برونسپاری را در دستور کار خود قرار دهید

قبلا اشاره کردم که باید لیست کارهای خود را بررسی کنید و بی رحمانه وظایف خود را اولویت بندی کنید. در حالی که این کار را انجام می دهید، به این فکر کنید که آیا همه آن وظایف باید توسط شما انجام شود یا خیر. آیا وظایفی در لیست شما وجود دارد که بتوان آن را به شخص دیگری محول کرد؟ شاید بتوانید برخی از وظایف را برونسپاری کنید.

9.محیط خود را سازماندهی کنید

وقتی محیط شما نامرتب است، پیدا کردن چیزهایی که نیاز دارید دشوار است. مدتی را صرف سازماندهی نه تنها میز کار، بلکه فایل های موجود در رایانه خود کنید. اگر یک سیستم بایگانی در جای خود دارید اما هنوز احساس می کنید که وقت خود را برای جست وجوی فایل ها تلف می کنید، آن را دوباره انجام دهید.

مطلب مرتبط: ردگیری و مدیریت زمان با توصیه های کاربردی

یک قرارداد نامگذاری برای فایل ها و پوشه های خود ایجاد کنید و آنها را در همه جا اعمال کنید. به عنوان مثال، می توانید پوشه های رایانه خود را به همان روش گوگل درایو سازماندهی کنید.

10.استفاده از میانبرها را جدی بگیرید

تقریبا هر برنامه ای که به صورت روزانه استفاده می کنید فهرست کاملی از میانبرها دارد که می توانید به جای تکیه بر منوهای متنی از آنها استفاده کنید. عادت کردن به آنها و حفظ کردن آنها ممکن است مدتی طول بکشد، اما زمانی که آنها را بشناسید، می توانید سریع تر کار کنید. اگر نمی خواهید زمان زیادی را صرف حفظ کردن همه آنها به طور همزمان کنید، فهرستی از آن میانبرها را چاپ کنید و آن را نزدیک رایانه خود نگه دارید. سپس هر روز به آن مراجعه کنید و خیلی زود می توانید از آنها حتی بدون چیت شیت استفاده کنید. اگر از رایانه مک استفاده می کنید، حتی می توانید یک جلد صفحه کلید با میانبرهایی برای برخی از برنامه های پرکاربرد تهیه کنید.

11.از قبل برنامه ریزی نمایید

شروع هفته کاری بدون دانستن اینکه چه کاری باید انجام شود، دستوری برای یک فاجعه است. به جای اینکه دائما این کار را انجام دهید، زمانی را در یکشنبه برای برنامه ریزی و آمادگی برای هفته پیش رو در نظر بگیرید.
به لیست اهداف خود نگاه کنید و آن اهداف ماهانه را به اهداف هفتگی کوچک تر تقسیم کنید. سپس اهداف هفتگی را به کارهای کوچک تر تقسیم کنید. انجام این کار شما را در چارچوب ذهنی درست قرار می دهد. صبح دوشنبه وارد دفتر خود خواهید شد و دقیقا می دانید چه پروژه هایی نیاز به توجه دارند و چه وظایفی باید ابتدا انجام شوند.

12.ضرب الاجل های خود را بالا ببرید

این ممکن است غیرقابل درک به نظر برسد، اما سعی کنید یک مهلت برای یک پروژه یا کار یک روز زودتر از موعد واقعی تعیین کنید. بسیاری از مردم فکر می کنند که تحت فشار بهترین کار را انجام می دهند و کار روی چیزی را تا روز مقرر به تعویق می اندازند.

13.انجام همزمان چند کار را کنار بگذارید

انجام چند کار به طور همزمان عالی به نظر می رسد، اما در حقیقت، طبق سایت سلامت روان می تواند تأثیر منفی بر بهره وری شما داشته باشد. به هر حال نمی توان چند کار انجام داد، افرادی که چند کار را انجام می دهند، در واقع بسیاری از کارها را همزمان انجام نمی دهند، بلکه به سرعت یک کار را به کار دیگری تغییر می دهند. مطالعه ای از انجمن روان شناسی آمریکا نشان می دهد که تعویض کار می تواند تا ۴۰ درصد از زمان تولیدی یک فرد هزینه داشته باشد. اگر به آن فکر کنید زمان زیادی است.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

در آخر فراموش نکنید که موارد فوق، صرفا اقداماتی است که سریعا باعث می شود تا مدیریت زمان خود را در سال جدید بهبود بخشید. با این حال ممکن است مشکلاتی وجود داشته باشد که رفع آنها زمانبر هستند. برای مثال ترک عادت های غلط، یکی از این موارد محسوب می شود. به همین خاطر ابدا نباید خود را به این 13 اصل محدود نمایید.