یک کاسه کردن اطلاعات سازمان در کوتاه ترین زمان

برنامه ریزی برای سازمان کار ساده ای نیست. منابع سازمان به عنوان یکی از مهم ترین بخش های زیرساختی سازمان اهمیت زیادی دارد و بدیهی است نظامدار کردن برنامه های این بخش نیز حائز اهمیت بسزایی است.

برنامه ریزی برای منابع سازمان که به اختصار ERP نامیده می شود، در انواع گوناگون قابل بررسی است، اما در موجز ترین شکل می توان ERP را یک روش نرم افزاری مفید برای یکپارچه سازی تمام فعالیت های درون سازمان دانست.

ERP چیست؟

ERP یک بسته جامع و کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار و استاندارد است. این بسته شامل یک مجموعه از ماژول های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده است. اما این مسئله به این معنا نیست که نمی توان برنامه های مبتنی بر سیستم ERP را تغییر داد.

درواقع این سیستم قابلیت تنظیم و پیکربندی براساس نیازهای پویای سازمان ها را داراست. این راه حل کاملا انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت ها و فرآیندهای اصلی و موثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان هاست. فرآیندهای از پیش تعریف شده در این سیستم براساس تجربیات و گزینه های بر تر و از پیش اجرا شده استخراج شده اند.

با توجه به تعاریف فوق می توان دریافت مهم ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم ترین خصوصیت های این نوع سیستم عملی بودن برنامه هایی است که از پیش تعیین شده است. به عبارت دیگر یکی از ضرورت های شکل گیری این گونه سیستم های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه های کارکردی است.

چرا ERP مهم است؟

برنامه ریزی منابع سازمان را باید جدید ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه ای و تبدیل خواسته های مشتریان به داده  های کمی در جهت افزایش رضایت آنان است. برنامه ریزی منابع سازمان می کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط کند.

علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه های بر تر را نیز نشان می دهد. به همین دلیل شرکت های بزرگ نرم افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال هایی دارند که در نسخه های خود به سازمان ها ارائه می دهند و فناوری از طریق این سیستم های جدید نرم افزاری وارد سازمان می شود. در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می توان به عنوان مهم ترین موارد تفاوت بین سیستم های اطلاعاتی مدیریت و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان برشمرد:

۱- سیستم های ERP به صورت بسته  های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MISها ممکن است چنین نباشند.

۲- بسته های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می شوند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می کنند.

۳- بسته های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه ای کسب و کار و این مهم ترین تفاوت آنها با سیستم های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می آید.

4- ERP  فقط از یک پایگاه داده استفاده می کند، در حالی کهMISها ممکن است مرکز داده های خاص خودشان را داشته باشند و لزوما با هم مرتبط نباشند.

۵- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه ای تهیه و اجرا شود.

مزایای اقتصادی ERP

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی ERP می توان انتظار داشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان

- پیاده سازی برنامه ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه ای قوی از انباره داده ها؛ این سیستم دسترسی بهتر و سریع تر به داده ها را برای مدیریت امکان پذیر می سازد و به این ترتیب مدیریت می تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.

- مهم ترین مزیت برنامه ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.

- بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی براساس بهترین تجربیاتی که شرکت های عرضه کننده نرم افزار از سازمان های مختلف به دست آورده اند.

 ERP داخلی و خارجی

همانند سایر محصولات نرم افزاری، ERP نیز در کشور ما مورد استفاده قرار می گیرد با این تفاوت که برخلاف بهبود چشمگیری که برای شرکت های خارجی به همراه داشته، موفقیت چندانی در بالا بردن سرعت کارایی شرکت های داخلی نداشته است.

بنابر اظهارات کار شناسان، دلایل اصلی این عدم موفقیت عدم آگاهی سازمان ها از تفاوت میان ERP و MIS  و روند اجرایی متفاوت ERP است، چراکه برای پیاده سازی ERPلازم است سازمان مربوطه رفته رفته نگاه و رفتار وظیفه گرای خود را به نگاه و رفتار فرآیندگرا تغییر دهد.