راه‌هایی برای جلوگیری از تخلف مالی در محیط کار

مگر می‌شود این همه پول جا‌به‌جا شود و کسی بو نبرد؟ این سوال برای خیلی از کارمندانی که تجربه وقوع اختلاس در محل کارشان را داشته‌اند پیش آمده با این حال تخلفات مالی به وفور رخ داده و ذهن مدیران را درگیر کرده است. دیوید دبنهام و شیلا بلکفورد با بررسی نمونه‌های رخ داده در آمریکا و کانادا توضیح داده‌اند که واقعیت‌ها نشان می‌دهد بر خلاف تصور بسیاری از مدیران، تخلفات مالی داخلی و اختلاس‌ها برای بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌های زیادی داشته‌ است. اگرچه ما نمی‌توانیم مانع انگیزه‌های افراد برای تخلف شویم اما می‌توانیم روی عملکرد نهایی آنها تاثیر بگذاریم.

به گفته این محققان، داشتن آگاهی از محیط کار و شرایط روی دادن تخلفات مالی نخستین قدم برای جلوگیری از این اقدامات است. باید بدانیم که «انگیزه»، «وسیله» و «فرصت» چطور دست به دست هم می‌دهند تا یک تخلف مالی رخ دهد. در مورد انگیزه‌ها، آنچه به فکر کردن درباره تخلف مالی منجر می‌شود می‌تواند از نیاز مبرم مالی، بحران شخصی یا گاهی هم بیماری روانی ناشی شود. برخی کارمندان خود را این طور توجیه می‌کنند که به اندازه لیاقت‌شان به آنها حقوق پرداخت نمی‌شود. بسیاری از این اعمال تحت تاثیر این افکار و افسردگی ناشی از نارضایتی‌های کاری رخ می‌دهد.

در مورد فرصت‌ها باید گفت، همکاران بهترین فرصت‌ها را برای تخلفات مالی دارند چون اعمال آنها می‌تواند زیر نظر همکاران‌شان باشد و حریم خصوصی آنها نزد همدیگر کمرنگ‌تر باشد. همچنین آنها گاهی موظفند اقدامات یکدیگر در زمینه کاری را کنترل کنند و این موضوع آنها را با جزییات کار یکدیگر آشناتر می‌کند و همین هم خطر تخلف مالی را افزایش می‌دهد.

در بسیاری از موارد تنها وسیله انجام تخلف، اعتماد همکاران است. همکاری طولانی با شرکت ممکن است باعث اعتماد بی‌چون و چرا به یک کارمند شود. برای همین چنین کارمندانی در انجام تخلف بدون جلب توجه و کنجکاوی دیگران موفق‌ترند. با این حال راهکارهای دیگری هم وجود دارد که در صورت بی‌توجهی به آنها همه چیز برای روی دادن تخلف فراهم خواهد بود.

هر چیز غیرعادی یا هر تغییر غیرمنتظره یا افزایش ناگهانی پرداخت حقوق به یک شخص، ممکن است نشانه‌ای از یک تخلف پنهان باشد. گاهی تخلفات آشکارترند و اتفاقاتی از قبیل دوبل شدن مبلغ چک‌ها یا وجود یک فرد غیرواقعی در سیستم رخ می‌دهند. وقتی کارمندان تخلف می‌کنند، اسناد سفارشات، فروش و چک‌ها را از بین می‌برند و گزارش‌ها را از دسترس خارج می‌کنند. پرچم‌های قرمزی که به شما می‌گوید چیزی غیرعادی در جریان است و باید بررسی‌اش کنید.

محققی دیگر به نام پام‌ نیومن راه‌هایی برای جلوگیری از تخلفات مالی در محل کار پیشنهاد کرده است. به گفته او افراد زیادی درباره اختلاس‌ها و تخلفات مالی در ادارات اخباری می‌شنوند و با خودشان فکر می‌کنند: «چه طور کسی نفهمید که دارند از شرکت دزدی می‌کنند؟» موقعیت‌های تخلف مالی بسیار زیاد رخ می‌دهد و در بیشتر موارد، مجرم همان کسی است که اصلا تصورش را نمی‌کنید. همه ما دوست داریم به کارمندان‌مان حسن ظن داشته باشیم، در عین حال نباید نسبت به مدیریت مالی و مسئولیت‌پذیری درباره آن بی‌تفاوت باشیم اما اگر چنین مدیریتی را اعمال نکنید، در واقع دارید از خطر دعوت می‌کنید سراغ‌تان بیاید. پس چه باید کرد که مطمئن شویم کنترل مسائل مالی را در دست داریم؟ او بعد از این توضیحات چند راهکار ارائه می‌کند.

1-‌ هیچ وقت پول را جلوی چشم نگذارید، چون می‌تواند به سادگی ناپدید شود و اصلا ضرورتی ندارد با بی‌دقتی دیگران را به این کار وسوسه کنید.

2-‌ از مهر به‌عنوان امضا برای چک‌ها استفاده نکنید. مهرها به‌سادگی می‌توانند مورد سوءاستفاده قرار بگیرند. چک‌ها را با خودکار خودتان امضا کنید.

3-‌ تعداد کارمندانی را که حق امضا برای حساب بانکی شما دارند کم کنید. اگر دست‌های زیادی در جیب شما باشد ممکن است فاجعه‌ای رخ دهد!

4-‌ حساب‌ها را مرتب کرده و بودجه اضافی را در محل کار نگهداری نکنید.

5-‌ آموزش‌های متقابل داشته باشید تا افراد مختلف کارهای مختلفی را یاد بگیرند. این به معنای آن است که افراد یاد می‌گیرند بتوانند کار همدیگر را پوشش دهند. ممکن است از حسابدارتان بیرون از شرکت بخواهید گاهی کارهای مالی را داخل شرکت انجام دهد. این کارها شانس دزدی را کم می‌کند.

6-‌ کارت‌های حساب جداگانه داشته باشید. اگر می‌خواهید روی کارت‌ها نظارت داشته باشید و بدانید دقیقا چه کسی چقدر خرج می‌کند. یادتان نرود اختلاس فقط برداشتن اسکناس یا پول نقد نیست. کارمندان می‌توانند از کارت‌ها برای خریدن لوازم شخصی سوءاستفاده کنند.

7-‌ با کارمندانی که کارهای مالی را انجام می‌دهند جور شوید. باید رابطه‌ای نزدیک با آنها داشته باشید و به این ترتیب احتمال تخلف آنها را کم کنید. مردم اغلب نمی‌خواهند به کسانی که دوست دارند آسیب بزنند.

8-‌ موقع استخدام کارمندان‌تان، پیشینه آنها را مرور کنید تا بدانید در گذشته مشکلات مالی داشته‌اند یا نه. این می‌تواند علامتی باشد که نشان دهد از مشکلات مالی رنج می‌برند و ممکن است از اموال شرکت برای حل مشکلات شخصی‌شان استفاده کنند.

9-‌ تقسیم وظایف درستی انجام دهید. وظایفی که در ادامه می‌آید باید توسط افراد مختلف انجام شود تا امکان تخلف مالی وجود نداشته باشد: آماده کردن چک برای پرداخت‌ها، دریافت پول از مشتریان، ایجاد سپرده در بانک و امضا کردن چک‌ها.

این توصیه‌ها کمک می‌کند خطر اختلاس و تخلفات مالی را در اداره به حداقل برسانید. البته هیچ دستورالعملی برای امن ماندن 100درصد شرکت‌ها وجود ندارد اما با به کار بردن این توصیه‌ها می‌توانید احتمال تخلفات را به حداقل برسانید. هیچ وقت فکر نکنید شرکت‌تان خیلی کوچک‌تر یا خیلی بزرگ‌تر از آن است که تخلفات مالی در آن رخ دهد. این تخلفات در هرگونه شرکتی با هر اندازه‌ای اتفاق می‌افتد.