راه های به حداقل رساندن هزینه های اخراج کارمندان / اخراج را کارآمد کنیم

طبیعتا اخراج شدن اتفاق مطلوبی نیست، اما گاهی برخی مدیران سازمان ها به دلایل مختلفی از جمله مشکلات مالی راحت ترین راه را انتخاب و اقدام به اخراج کارکنان خود می کنند. اخراج کارکنان از سازمان می تواند پیامدهای مختلف مادی و معنوی برای سازمان داشته باشد؛ بنابراین مدیران باید بتوانند این موضوع را مدیریت کرده و از اثرات ناشی از این اتفاق بکاهند.

اما چگونه این کار میسر خواهد شد؟ این موضوعی است که «فرصت امروز» در گفت وگو با دکتر امیر طباطبایی، مدیر، مدرس دانشگاه و مشاور بازاریابی و فروش به آن پرداخته و راهکارهایی را برای پیشگیری از این اتفاق پیشنهاد می دهد که در ادامه می خوانید.

آموزش صحیح ضامن بقای سازمان

دکتر امیر طباطبایی می گوید: اینکه مدیران سازمان ها چگونه می توانند به این قطعیت برسند که اخراج کارمند به نفع سازمان است بستگی به تعریفی دارد که ما از سازمان داریم. سازمان های خصوصی و دولتی معمولا وقتی به مشکلات مالی بر می خورند راحت ترین کار ممکن را اخراج کارکنان می دانند.

علاوه بر مشکلات مالی، قانون وزارت کار نیز با ایجاد قراردادهای کوتاه مدت برای انجام کار دست مدیران را برای اخراج کارکنان باز می گذارد، به طوری که حتی برخی از شرکت ها قراردادهای یک ماهه و دو ماهه می بندند و پس از یک ماه تسویه حساب کامل می کنند و مجددا قرارداد می بندند، ولی آنچه بیش از همه باعث اخراج کارکنان می شود مشکلات مالی است.

نکته دیگر این است که مدیران زمانی می توانند از کارکنان خود طلب کار کنند که به آنها آموزش داده باشند. اگر آموزش صحیح به کارکنان داده شود و آنگاه کارمند یا کارشناس نتواند آن آموزش صحیح را در کار انجام دهد آن زمان ممکن است مدیر به دنبال راه حل های دیگر برود.

متاسفانه بسیاری از مدیران، کارمند یا کارشناس را مقصر این ضعف بزرگ می دانند. مشکلی که در حال حاضر وجود دارد این است که میان صنعت و دانشگاه پل ارتباطی وجود ندارد و این باعث می شود دانشجویی که از دانشگاه وارد بازار کار می شود چندان قوی نباشد. در حالی که مدیران این انتظار را دارند که وقتی این فرد وارد سازمان می شود بتواند کارش را به خوبی انجام دهد.

متاسفانه بسیاری از مدیران آموزش را نوعی هزینه می بینند. وقتی که مدیران هزینه آموزش را نمی پردازند، کارمندان ضعیف عمل می کنند و این ضعیف عمل کردن کارکنان باعث می شود مدیران برای اینکه ضعف ها را پوشش دهند راحت ترین کار ممکن یعنی اخراج کارمندان را انتخاب  کنند.

هزینه های اخراج کارکنان

به عقیده وی، مهم ترین هزینه معنوی اخراج کارمندان برای سازمان این است که برای کارکنانی که تازه وارد آن سازمان می شوند ایجاد عدم امنیت شغلی می کند زیرا این شخص می بیند کارمندی که از قبل در این سازمان بوده به راحتی اخراج می شود. بنابراین به یک حقوق ثابت اکتفا می کند و برای آن سیستم زنجیره ای خود را به زحمت نمی اندازد.

از طرف دیگر این کار باعث می شود اعتبار آن شرکت یا سازمان نیز کمتر شود. متاسفانه بسیاری از مدیران فکر می کنند که هر قدر نیروی جدید وارد سازمان شود و به صورت پروژه ای باشد اعتبار سازمان افزایش پیدا می کند در صورتی که این طور نیست.

یک سیستم زنجیره ای در سازمان ها وجود دارد که متأسفانه در ایران نادیده گرفته می شود. طبق این سیستم از نگهبان جلوی در تا مدیری که بالا نشسته یک زنجیری را تشکیل می دهند، زیرا برای سازمان کار می کنند. اگر مدیر مهمان ویژه ای داشته باشد و نگهبان با مهمان برخورد بدی انجام دهد، مهمان دیگر به آن سازمان نخواهد آمد.

در واقع آن نگهبان نماد سازمان است، اما برخی کارکنان به این موضوع توجه نمی کنند و حقوق ثابتی می گیرند و خود را ملزم به انجام کاری نمی دانند. همه اینها دست به دست هم می دهد و اعتبار سازمان را به خطر می اندازد.

به لحاظ مالی هم مدیران فکر می کنند برنده اند در صورتی که این طور نیست. آنها باید هزینه بیمه، مالیات، سنوات و حق و حقوق دیگر افراد را بپردازند. صرف نظر از این موضوع امکان درگیری نیز وجود دارد، بنابراین باید مشاور حقوقی و وکیل بگیرند تا این اشتباه را جبران کنند. البته برخی کارکنان آنقدر به سازمان زیان می رسانند که اخراج کردن حق شان است، اما ما در مورد وضعیت نرمال صحبت می کنیم.

نیروی آماده به کار

این مدرس دانشگاه می افزاید: مدیران باید از همان ابتدا در جذب منابع انسانی دقت لازم را داشته باشند. گاهی مدیران افرادی را در سازمان استخدام می کنند تنها به این دلیل که آنها افراد مورد اعتماد و خوبی هستند، اما آیا این شخص برای انجام این کار ساخته شده است؟ یک شخص صرف خوب بودنش نمی تواند برای انجام یک کار مناسب باشد. بنابراین از همان ابتدا باید جلوی این کار گرفته شود و کسی را که استخدام می کنیم باید دقیقا سر کار مناسب آن شخص بگذاریم. بنابراین باید علاوه بر تست های روان شناسی، تست کاری هم انجام شود.

به عنوان مثال یک شرکت بزرگ برای استخدام یک گروه، آگهی های استخدام بسیار زیادی در روزنامه ها و سایت های مختلف منتشر کرد. نزدیک چند هزار نفر این فرم را پر کردند و ایمیل فرستادند. تک تک این ایمیل ها باز و بررسی شد و حدود 800 نفر از آنها برای مصاحبه فراخوانده شدند. در مراحل بعدی این تعداد غربال شدند و به 400 و 200 و در نهایت به 100 نفر رسیدند.

این درحالی بود که این سازمان به حدود 40 نفر نیروی انسانی نیاز داشت. این 100 نفر باقیمانده به طور رایگان آموزش صحیح دیدند و در همان حین آموزش حدود 40 نفر از آنها بهتر از بقیه تشخیص داده شدند. با انجام این کارها، شخصی که وارد سازمان می شد، درروز اول کاری با یک فضای جدید رو به رو نمی شد، زیرا این شخص از قبل در این سازمان بوده و با آن آشنا شده بود، بنابراین برای کار آمادگی لازم را داشت و می دانست برای چه کاری به آن سازمان آمده است.

در نتیجه ریزش در این سازمان بسیار کم بود، زیرا هم کارمندان کمتری سیستم را ترک کردند و هم در آن سازمان اخراجی وجود نداشت. در حالی که تعداد اندکی از سازمان ها چنین کاری را انجام می دهند و برخی نیز افراد را به عنوان کارآموز یا کارورز به مدت یک یا دو ماه بدون اینکه حقوقی به آنها بپردازند وارد سازمان می کنند.

جذب نیروها پیش از نیاز

وی می گوید: بر خلاف کتاب ها که می گویند هر زمان که نیاز به نیرو پیدا کردید به دنبال جذب نیرو بروید، من این را توصیه نمی کنم. به عقیده من، زمانی هم که نیازی به نیرو ندارید باید آگهی استخدام بدهید. این کار چند جنبه مثبت برای شما به همراه خواهد داشت. اول اینکه نیاز بازار را کاملا درک می کنید و می فهمید که چند نفر در آن سیستم خاص که مشغول به کار هستید آماده به کار هستند.

دومین نکته مثبت این است که شما رزومه کاملی از تمام دوستان دارید و هر لحظه کارمند شما بخواهد برود شما یک فایل قوی دارید. اگر چه ممکن است تعدادی از آنها در سازمان های دیگر جذب شده باشند اما تعدادی از آنها هنوز کار پیدا نکرده اند و شما می توانید سریع تر آنها را جذب کنید.

نکته سوم این است که شما آشنایی کامل به بازار دارید و اگر شخصی به شما مراجعه کند شما رزومه او را خوانده و بررسی کرده اید و اگر این شخص وارد سازمان های رقیب شود شما می توانید تشخیص دهید که این فرد چه شخصیتی دارد و چه کمکی می تواند به آن سیستم بکند. چهارم، اگر در آگهی های شما یک فرد استثنایی یا قوی وجود داشت و حتی شما نیاز به استخدام هم نداشتید می توانید این فرد را جذب کنید و او را از دست ندهید.

نحوه اخراج کارکنان

متاسفانه امروزه مدیران بدون هیچ مکالمه ای با کارمندان، نامه اخراجی را صادر می کنند و کارمندان از سازمان می روند. امروزه کمتر مدیرانی یافت می شوند که با کارمندان صحبت کنند و معمولا نامه کتبی ارائه می شود. این روندی است که به نظر من درست نیست اما عرف بازار است.

شاید اگر من به جای آن مدیر باشم، به مدیر بالا دستی آن کارمند بگویم که با او صحبت کند یا خودم جلسه ای ترتیب بدهم و دلایل اخراج را شرح دهم، اما معمولا مدیران منشی را پیش می فرستند و اگر اعتراضی هم وجود داشته باشد، منشی یا مدیران خط پایین تر با این مسئله درگیر می شوند و مدیران بالا خود را کنار می کشند.

مدیریت واکنش های احتمالی

این مدیر و مشاور بازاریابی معتقد است واکنش های کارمندان پس از اخراج بستگی به نحوه برخورد مدیران با کارمند پیش از اخراج دارد. اگر مدیری طی مدتی که یک کارمند برای سازمان کار می کند با او ارتباط قوی نداشته باشد یا با او مشکل داشته باشد و درگیر شود قطعاً آن کارمند عکس العمل شدید نشان می دهد و این طبیعی است.

بنابراین واکنش ها به روند صحیحی بازمی گردد که مدیر اجرا کرده است. اگر مدیر روند درستی پیاده کرده باشد که اصلا به اینجا ختم نخواهد شد. اگر مدیر روند درستی پیاده نکرده باشد نخستین چیزی را که ببیند تقصیر کارمند یا مدیر سابق می اندازد. این یک واقعیت است و طبیعی است که وقتی شخصی روی کاری حساب می کند و از آن کار اخراج می شود اعتراض کند.

انسان ها دوست دارند دیده و شنیده شوند. وقتی که مدیر کارمندش را نمی بیند، کارمند با اعتراض و حتی گاهی با دعوا سعی می کند دیده شود. این در ذات انسان هاست. بچه ها وقتی که می خواهند به آنها توجه شود گریه می کنند. اشکال مدیران ما این است که زیاد اجازه دیده شدن را به کارمندان نمی دهند.

زبان بدن

وی در پایان می افزاید: نکته مهمی که در جلسات اخراج باید رعایت شود این است که body language یا زبان بدن نباید افراطی باشد. متأسفانه زبان بدنی که در ایران تدریس می شود بومی نیست، مثلا در کتاب ها نوشته می شود که هر کس دست به سینه بود گارد دفاعی دارد. این برای کشورهای غربی است و برای ایران تناسب ندارد. در ایران ما از بچگی یاد می گیریم که سر کلاس دست به سینه بنشینیم و مودب باشیم.

پس این موضوع نباید افراطی باشد، نکته مهم دیگر این است که body language باید واقعی باشد. همچنین آرام بودن و با دستان باز صحبت کردن نیز اهمیت زیادی دارد، زیرا در این حالت دروغ گفتن سخت تر است. همچنین مدیران باید از خشن برخورد کردن و لبخند زدن بیش از اندازه بپرهیزند، زیرا اگر لبخند بیش از اندازه باشد ممکن است فرد احساس کند که مورد تمسخر واقع شده که البته معمولا چنین جلساتی پیش نمی آید زیرا تنها نامه ای نوشته می شود و تمام.

ارتباط با نویسنده: M_farazmand_66@yahoo. com