افزایش بهره وری کارمندان با یک تمرین روزانه

کارمندان یک شرکت باید به صورت روزانه بازخورد بگیرند، این بازخوردها باید سازنده باشند و به یک اندازه روی جنبه های مثبت و منفی تمرکز کنند.

همه ما می دانیم که سیستم های مدیریت عملکرد سنتی جایگاهی در روش های نوین امروزی ندارند. همچنین می دانیم که ارزیابی عملکرد سالانه ی کارمندان با روش های قدیمی، کارمندان را در یکی از پراسترس ترین شرایط قرار می دهد.

بازخوردی که رشد را تضمین می کند

بازخوردهای غیر رسمی و مکرر و ایجاد انگیزه برای ارزیابی شخصی کارها یکی از راه های افزایش میزان بهره وری و رشد کارمندان است. اکنون زمان آن رسیده است که رهبران یک کسب وکار به فکر راهی برای ارائه ی بازخوردهای انسانی، مناسب و به موقع به کارمندان خود باشند. کارمندان یک شرکت اگر از کار خود راضی نباشند و احساس کنند به آن ها احترام گذاشته نمی شود، بی انگیزه می شوند و محل کار خود را ترک می کنند.

شاید با خودتان فکر کنید در صورت رفتن آن ها نیروهای جدید به راحتی جایگزین می شوند اما استخدام یک کارمند جدید هزینه ی زمانی و مالی بالایی برای شرکت خواهد داشت. درنتیجه رهبران به راه کارهای سریع و ساده ای برای افزایش درگیری کارمندان و افزایش کارایی آن ها احتیاج خواهند داشت.

جاش برسین (Josh Bersin)، محقق کسب وکار دریافته است تقریبا ۷۰ درصد سازمان های بین المللی به فکر استفاده از راه کارهایی هستند که تمرکز بیشتری روی اهداف شخصی و سازمانی داشته باشند و با ارائه ی بازخوردهای مکرر و سازنده، میزان پیشرفت را بررسی و تحلیل کنند.

مطلب مرتبط: راهکارهای افزایش بهره وری نیروی کار

ارائه های بازخوردهای مکرر بسیار مفید و سازنده است و بازخوردهایی که به تأخیر می افتند بیشتر جنبه ی ارزیابی و انتقاد از اتفاقات گذشته را پیدا می کند. نتیجه ی تحقیق روی بیش از ۶۰ میلیون کارمند نشان داده است زمانی که رهبران به صورت روزانه به کارمندان بازخورد می دهند نتایج زیر را برایشان به همراه خواهد داشت:

• کارمندان ۶ برابر بیشتر قبول می کنند که بازخوردها درست و به جا هستند.

• کارمندان ۶ برابر انگیزه ی بیشتری برای کار کردن و رفع اشتباهات خود پیدا می کنند.

• کارمندان سه برابر بیشتر از گذشته درگیر کار می شوند.

بازخورد دادن یک هنر ظریف است. اینکه به کارمندی گفته شود کاری را اشتباه انجام داده یا باید رفتار خود را صحیح کند اگر با روش درست بیان نشود جنبه ی قضاوت پیدا می کند و ممکن است حتی با مقاومت طرف مقابل همراه باشد. بدتر از همه اینکه اگر بازخورد به صورت مبهم بیان شود، کارمند متوجه نخواهد شد که چه تغییری را باید روی کارهای خود اعمال کند. به همین دلیل انتخاب چهارچوب مناسبی برای بازخورد و نحوه ی بیان آن بسیار مهم است.

چهارچوب بازخورد

پنج نکته ی اساسی برای ارائه ی بازخورد سازنده وجود دارد:

۱- ایجاد شرایط مناسب

زمانی که کارمندان احساس امنیت و پشتیبانی نکنند آن گاه ارائه ی بازخورد بی معنی خواهد بود و نتیجه ای نخواهد داشت. شخصی که احساس کند تهدید شده و امنیت شغلی ندارد، انرژی برای انجام کار صرف نخواهد کرد. این افراد یا در برابر بازخوردهای رهبر کسب و کار مقابله می کنند، یا از شغل خود استعفا می دهند یا هیچ کار خاصی انجام نمی دهند و از همان روش قبلی استفاده می کنند.

۲- تمرکز روی نکات مثبت

سعی کنید هنگامی که می خواهید به کارمند خود بازخورد دهید ابتدا نکات مثبت را بیان کنید. این کار باعث می شود کارمند احساس کند دیده شده است و برای کارش اهمیت قائل شده اند. درنهایت روی تقویت نقاط قوت خود بیشتر تلاش کرده و آن ها را اصلاح می کند.

۳- واضح صحبت کنید

اینکه به یک کارمند بگویید امروز کارش را به خوبی انجام داده است بسیار خوب است اما بازخورد سازنده ای نیست. سعی کنید به طور واضح و مشخص صحبت کنید. به عنوان مثال به او بگویید: «امروز متوجه شدم که سریع با مشتری تماس گرفتی و علاوه بر ابراز نگرانی، راه حل مناسبی برای رفع مشکل پیش آمده ارائه دادی.»

۴- خلاصه بیان کنید

بازخورد خود را به بیان چند نکته ی مهم محدود کنید. مردم حداکثر می توانند روی سه موضوع تمرکز کنند. بنابراین زمانی که با حجم زیادی از اطلاعات روبه رو می شوند نمی توانند آن ها را به خاطر بسپارند و درنتیجه هیچ مزیتی برایشان نخواهد داشت.

۵- تساوی برقرار کنید

اگر در بیان بازخورد یک نکته ی مثبت را عنوان می کنید، چیزی که دوست دارید بیشتر روی آن انرژی گذاشته شود را نیز بیان کنید. همچنین بهتر است در مورد نحوه ی بیان خود از کارمندان بازخورد بگیرید تا ایراد کار خود را متوجه شوید. فراموش نکنید که در یک سازمان یا شرکت همه باید بازخورد بگیرند و هیچ استثنایی وجود ندارد.
برای بیان بازخوردهای خود از دو عبارت زیر استفاده کنید:

• روشی که استفاده کردی و جواب داده این است که...

• چیزی که دوست دارم بیشتر ببینم این است که...

در ادامه به بررسی دو مثال از بازخورد سازنده و غیرسازنده روی یک موضوع می پردازیم:

مطلب مرتبط: تمرین هایی برای افزایش بهره وری در سال جدید

بازخورد سازنده

روشی که برای کنترل پروژه ها استفاده می کنی بسیار خوب است. تو هم زمان ۶ پروژه را مدیریت می کنی و همه را به پایان می رسانی و این عالی است. تو در جلسات هفتگی اعضای تیم را به خوبی توجیه می کنی و به طور کامل به آن ها توضیح می دهی که چه کاری را چگونه و به چه علت باید انجام دهند و این نقطه ی قوت تو است.

چیزی که دوست دارم بیشتر ببینم این است که بعد از اتمام پروژه با مشتری تماس بگیری و نظر او را با ما در میان بگذاری. حتی می توانی لیستی از سوالات استاندارد تهیه کنی و از مشتری بخواهی بعد از تحویل پروژه آن را تکمیل کند.

بازخورد غیر سازنده

معمولا زمانی که پروژه به مشتری تحویل داده می شود فراموش می کنی با او تماس بگیری و نظرش را جویا شوی. حتما باید این نکته را در نظر بگیری و برای آن اقدام کنی. یک پروژه اگر با نظرسنجی همراه نباشد هرگز کامل نخواهد بود.

اگر نتوانی راهی برای بهبود خدمات پیدا کنی بسیاری از مشتری های خود را از دست خواهیم داد و در چنین شرایطی نمی توانیم به کارمان ادامه دهیم درست است؟

توجه داشته باشید که بازخورد دوم روی نکات مثبت تمرکز نکرده است. تمام کارمندان شرکت نهایت تلاش خود را برای بهبود شرایط انجام می دهند و بازخوردهای مکرر و سازنده به آن ها در انجام این کار کمک می کند.