نکاتی برای کاهش ساعت کار و افزایش بهره وری

گذراندن ساعات کار فشرده و طولانی تنها راه حصول بهره وری نیست. رعایت چند نکته باعث می شود که ما با گذراندن مدت زمان کمتر به نتایج بزرگ تری برسیم. 

ساعات محدودی در طول روز در اختیار ماست، اما استراتژی ها، نکات و واژه های اختصاری متعددی برای بردن نهایت استفاده از هر یک ساعت وجود دارد. رابرت پوزن، نویسنده کتاب نهایت بهره وری، اخیرا روش های هفت گانه خود را برملا کرده است. او از طریق فهرست شگفت انگیزی از مسئولیت ها که طی دوره کاری خود تجربه کرده، به انجام وظیفه به صورت مؤثر پرداخته است.

بعضی از کارهای او عبارتند از وکالت برای کمیسیون اوراق بهادار و بورس ایالات متحده، مدیرکل شرکت سرمایه گذاری فیدلیتی و مدیر اجرایی شرکت MFS investment Management. پوزن در آخرین کتاب خود، نهایت بهره وری می گوید: نتایج تان را به حداکثر و ساعات را به حداقل برسانید.

او گفته های خود را در دانشکده مدیریت MIT Sloan این گونه توضیح می دهد:

من هر روز افراد زیادی را می بینم که با زندگی روتین خود در جدل هستند. این عملکرد عقل متعارف روشمند است.

قدم یک: اندازه گیری بهره وری با میزان نتیجه گیری

پوزن می گوید: تعداد ساعت ها معیار مناسبی برای اندازه گیری عملکرد ما نیستند. من از خبرنگاران می پرسم که آیا تا به حال اتفاق افتاده است سه هفته مداوم روی یک مقاله کار کنید و نتیجه خوبی ندهد؟ یا آیا اتفاق افتاده است که تنها سه روز روی مقاله ای کار کنید و نتیجه فوق العاده ای بگیرید؟ پربهره ترین استفاده شما از زمان تان چه موقعی بود؟

قدم دو: رتبه بندی اهداف

پوزن می گوید این قدم، مورد مهمی است که افراد کمی آن را به درستی انجام می دهند. چطور می توانید بفهمید که چگونه باید زمان با ارزش خود را سپری کنید، درحالی که اولویت های خود را نمی دانید؟ او پیشنهاد می کند بعد از اینکه به رتبه بندی خود آگاه شدید، به یاد بسپارید که چه مواردی را دوست دارید و نقاط قوت شما چه مواردی هستند. علت هر هدف خود را شناسایی کنید و بدانید که چگونه باید از آنها برای نیازهای کلی تر خود و شرکت تان استفاده کنید.

قدم سه: تقسیم کردن وظایف بزرگ در صورت امکان

وقتی با وظایف کاری کوچک، ساده یا سریعی مواجه می شوید بهترین کار این است که به سرعت به آنها رسیدگی کنید. اگر آن وظیفه، کاری نیست که بتوانید به سرعت انجامش دهید، باید کمی استراتژی استفاده کنید، اما در انجام آن تعلل نکنید.

پروزن می گوید: آن وظیفه را به چند قسمت ساده تر تقسیم کنید. با آسان ترین قسمت کار شروع کنید. وقتی شروع به کار کردید و یک قسمت از آن را به انجام رساندید برای انجام قسمت بعدی احساس بهتری خواهید داشت.

او در مورد رسیدگی به ایمیل ها می گوید: باید خود را کمی محدود و تنها هر چند ساعت یک بار صندوق الکترونیکی خود را چک کنید. به تمام ایمیل ها پاسخ دهید، البته تنها آنهایی که نیازمند جواب فوری هستند.

قدم چهار: از آخر شروع کنید

یکی از استراتژی های جالب و مورد استفاده پوزن برای پروژه های دشوار و مهم، شروع کردن با موردی است که تصور می کنید باید نتیجه شما باشد. تقریبا به این دلیل که همیشه می توانید در طول مسیر آنها را مرور و اصلاح کنید.

او در این مورد توضیح می دهد: اکثر افراد شش یا هفت هفته را صرف جمع آوری اطلاعات و مصاحبه با مردم می کنند و تنها یک یا دو هفته آخر را برای جمع بندی اطلاعات و یافتن پاسخ های کلیدی اختصاص می دهند. این شیوه، راه مؤثری برای رسیدگی به پروژه های پژوهشی نیست. هرچه بیشتر تعلل کنید، اطلاعات بسیار بیشتری جمع می کنید که بی ربط به موضوع شما هستند.

قدم پنج: اختصاص زمان های فراغت برای تأمل کردن

بزرگی نقل می کرد که گذراندن عمر بدون تفکر کردن، ارزش زندگی را ندارد. اگر نیاز است که برای هر دقیقه تان در روز برنامه ریزی کنید، این کار را زمانی انجام دهید که برای آن برنامه ریزی نکرده بودید. پوزن می گوید: شما به زمان های فراغت برای تأمل و تفکر کردن نیاز دارید. به این طریق می توانید مطمئن شوید که تلاش های تان در طول روز در مسیر اهداف تان بوده اند و نیاز نیست که این زمان را با شرکت کردن در انواع جلسه ها هدر دهید.

قدم شش: به حداقل رساندن انتخاب های روزانه

انجام این مورد به خاطر تنوع در زندگی احتمالا برای بسیاری از ما سخت است. ما از دست بردن به انتخاب های روزانه در مورد نوع غذا و لباس اندکی لذت می بریم. اما پوزن اعتقاد دارد که سعی برای کسل کننده بودن به خصوص در صبح ها زمان بسیار مناسبی است و با محدود کردن انتخاب ها در مورد خوراک و پوشاک می توان زمان باارزشی را ذخیره کرد.

قدم هفت: کار خود را به خانه نبرید

عمل کردن به این قدم نیز برای بسیاری از ما کار سختی است، اما شاید مهم ترین قدم باشد، چون گاهی به نظر نمی رسد زندگی یک بازی باشد که ما با حصول بهره وری بیشتر و پرداختن ساعات طولانی تری به کار کردن، در آن برنده شویم.

پوزن می گوید: سر ساعت مناسب به خانه بازگردید و شام را با خانواده میل کنید. تلفن یا ایمیلی پاسخ ندهید. زمان کوتاهی جلوی در خانه توقف و ایمیل های خود را چک کنید؛ بعد به سر میز شام بروید و برای دو یا سه ساعت تنها روی گذراندن وقت با خانواده تمرکز کنید. سال های بعد وقتی به گذشته نگاه کنید، این دو سه ساعت کنار خانواده را جزو بهترین زمان های سپری شده خود می دانید.