مدیریت تکنولوژی و طراحی شغل

کارهایی که افراد (در قالب شغل) روزانه انجام می دهند هم شالوده ای برای طراحی سازمان بوده و هم نمودی روشن از ساختارهای سازمان هستند. صحبت پیش رو طراحی کار یا شغل، یا گروه بندی وظایف درون آنچه که ما آن را یک شغل می نامیم، است.

رویکردهای مختلف به طراحی شغل: طراحی شغل مورد توجه مهندسین و اقتصاددانان بوده است. آدام اسمیت در کتاب خود تحت عنوان ثروت ملل، کارایی های اقتصادی حاصله از تقسیم مشاغل به اجزای کوچک تر که در نتیجه آن هر کارگر می تواند یک وظیفه جزیی و تخصصی را انجام دهد، مطرح کرد. فردریک تیلور و دیگران در نهضت مدیریت علمی مزیت های نظام مند ساختن و استاندارد کردن مشاغل را مطرح کردند.

رویکرد سیستم های فنی – اجتماعی: انجام هر کاری مستلزم یک تکنولوژی و یک سیستم اجتماعی است. تکنولوژی ابزار، فنون، رویه ها، مهارت ها، دانش و شیوه های مورد استفاده کارکنان برای انجام مشاغل شان، را دربر می گیرد. سیستم اجتماعی شامل افرادی است که درون سازمان کار می کنند و همچنین روابط متقابل بین آنها را دربر می گیرد. هر نوع طراحی شغل موفق باید به طور همزمان خواسته های اجتماعی و فنی را در شغل بهینه سازد. اگر مدیریت بخواهد سیستم های فنی – اجتماعی را به عنوان رهنمودی در طراحی مشاغل به کار گیرد چه باید انجام دهد؟ بهترین نقطه شروع، مفهوم بخشیدن به طراحی شغل به عنوان سازماندهی گروهی کارکنان است، به جای اینکه طراحی مشاغل فردی مدنظر باشد.

برخی اصول ویژه برگرفته شده از سیستم های فنی – اجتماعی

سیستم کاری به جای اینکه به صورت مشاغل انفرادی تجزیه شدنی باشد به شکل واحدهای اساسی درمی آید.

1- به جای اینکه متصدی شغل به صورت انفرادی اصل باشد، گروه کاری اصل است.

2- مقررات داخلی سیستم به وسیله گروه تدوین می شود، به جای اینکه مقررات خارجی به وسیله سرپرستان بر افراد اعمال شود.

3- افراد به صورت جزء مکمل ماشین درمی آیند نه به صورت بخشی از ماشین.

4- تنوع برای فرد و سازمان افزایش می یابد، به جای اینکه به مثابه بوروکراسی ماشینی کاهش تنوع به عنوان یک اصل باشد.

مدل ویژگی های شغل: به عنوان چارچوبی برای تجزیه و تحلیل طراحی یک شغل مطرح شد. براساس این مدل هر شغل می تواند در قالب ابعاد پنچ گانه اصلی شغل که به شرح ذیلند تشریح و توصیف شود:

1- تنوع مهارت: شغل شامل وظایف متنوعی بوده، طوری که یک فرد می تواند از مهارت ها و توانایی های گوناگونی بهره گیرد.

2- معنی دار بودن وظیفه: کار از ابتدا تا انتها برای شاغل مشخص بوده و فرد تصویر کاملی از وظایف شغلی خود داشته وخود بخش مهمی از کار تلقی می شود.  

3- اهمیت وظایف: شغل دارای اهمیت و ارزش بوده و اثرات محسوسی بر زندگی یا کار افراد دیگر دارد.

4- استقلال و اختیار در کار: شاغل تا حدی در برنامه ریزی زمانی کار در تعیین رویه های کاری از استقلال و آزادی عمل برخوردار است.

5- بازخور: شغل، اطلاعات واضح و مستقیم در مورد اثربخشی نتایج و عملکرد کاری به شاغل می دهد.

اگر فرد در شغلی باشد که از استقلال و اختیار برخوردار است این امر به وی احساس مسئولیت شخصی در قبال نتایج عملکرد خود می دهد، اگر در شغلی بازخور نسبت به نتایج و عملکرد فرد ارائه می شود، کارکنان خواهند توانست که چگونه شغل خود را به صورت اثربخش انجام دهند. از نظر انگیزشی مدل مطرح می کند که پاداش های درونی وقتی حاصل می شوند که فردی یاد می گیرد (دانش نتایج) خودش شخصا (مسئولیت پذیرفته) کارش را انجام دهد(ارزش دار بودن کارش را تجربه می کند). هر چه این وضعیت های سه گانه بیشتر موجود باشند انگیزش، عملکرد و رضایت بیشتر شده و غیبت در کار و احتمال ترک خدمت نیز کمتر خواهد شد. مشاغلی که از قدرت انگیزشی بالا برخوردارند باید حداقل در یکی از عوامل سه گانه ای که منجر به ارزشمند بودن شغل می شود و همچنین از لحاظ استقلال و اختیار در کار و بازخور در کار در سطح بالایی قرار داشته باشند.

پیشنهادات ذیل که از مدل ویژگی های شغل برگرفته شده است انواع تغییرات ضروری را که منجر به بهبود در هر کدام از ابعاد پنج گانه اصلی شغل می شود بیان می کند.

1- ترکیب وظایف: مدیران باید در پی تقسیم وظایف موجود بوده و سپس همه آنها را در یک مجموعه کاری بزرگ و جدید ترکیب کنند. این امر تنوع مهارت و معنی دار بودن وظیفه را افزایش می دهد.

2- ایجاد واحدهای کاری طبیعی: وظایفی که یک فرد انجام می دهد، تشکیل یک مجموعه (کل) هویت دار و ارزشمند دهد، این امر احساس تعلق نسبت به کار را در کارکنان افزایش می دهد.

3- برقـراری روابط با مشتـری: این امر تنوع مهارت اسـتقلال و اختیار و ارائه بازخور به کارکنان را افـزایش می دهد.

4- گسترش مشاغل به صورت عمودی: این کار حلقه بین انجام دهنده کار و کنترل کننده (ناظر) بر کار را کاهش داده و استقلال و اختیار کارکنان را افزایش می دهد.

5- ایجاد مجاری بازخور: بازخور در مورد عملکرد باید مستقیم به کارکنان انجام دهنده کار، منتقل شود.

مهم ترین محدودیت موجود در مدل ویژگی های شغل، گزینش متغیرهای محدود برای نتایج کاری باشد. (مواردی از قبیل میزان حوادث، فشار های ناشی از تلاش جسمانی، فشار عصبی و الزامات آموزشی نیز باید در نظر گرفته شود. )

یک چارچوب منسجم و یکپارچه

در مورد طراحی شغل چهار مکتب فکری مطرح شده اند:

1- رویکرد مهندسی – صنعتی مدیریت علمی و حرکت سنجی و زمان سنجی

2- رویکرد روانشناسی غنی سازی شغل و مدل ویژگی های شغل

3- رویکرد عوامل انسانی یا مهندسی انسانی

4- رویکرد زیستی یا بیولوژیک نسبت به کار

این طبقه بندی دلالت بر این دارد که بهترین روش برای طراحی مشاغل وجود ندارد، بهترین روش متکی به نتایج مورد انتظار شما از یک شغل است.

شیوه های خاص طراحی کار

توسعه شغلی: مشاغل را از لحاظ افقی گسترش می دهد و حیطه شغل را افزایش می دهد. گسترش شغلی موجب تنوع شغلی نیز می شود. اثر گسترش شغلی، تنوع بخشیدن به مهارت ها و با مفهوم کردن و ارزشمند کردن وظیفه برای یک فرد است.

غنی سازی شغل: غنی سازی شغل، مشاغل را از لحاظ عمودی گسترش می دهد یعنی به عمق شغل می افزاید. به کارکنان اجازه می دهد که کنترل بیشتری بر کارشان داشته باشند. به کارکنان اجازه می دهند فعالیتی را به طور کامل با آزادی، استقلال و مسئولیت بالا انجام دهند و به افراد بازخور می دهد که بتوانند عملکرد خود را ارزیابی و تصحیح کنند.

گروه های کاری منسجم: اگر توسعه شغلی به جای اینکه در سطح فردی صورت گیرد در سطح گروهی اعمال شود منجر به ایجاد گروه های کاری منسجم می شود. این رویکرد می تواند تنوع در اعضای گروه را افزایش دهد.

گروه کاری خودگردان (مستقل) : غنی سازی شغل را در سطح گروه نشان می دهند. کاری که گروه باید انجام دهد از طریق ادغام عمودی عمق داده می شود. گروه یک هدف از قبل تعیین شده دارد. گروه کاری تمام خودگردان حتی اعضا را خود انتخاب می کند و مرکب از اعضایی است که عملکرد یکدیگر را مورد ارزیابی قرار می دهند، در نتیجه پست های سرپرستی از اهمیت افتاده و ممکن است حذف شوند.

چه موقع مدیریت باید طراحی مجدد شغل را مورد توجه قرار دهد؟ هنگامی که کارکنان از مشاغل خود خسته و دلزده شده اند. موقعی که نحوه پرداخت و شرایط کاری قطعا مشکلی ندارند (طراحی مجدد شغل می تواند روشی موثر برای بهبود عملکرد به شمار آید). جایی که تکنولوژی، تغییرات طرح شغل را از لحاظ اقتصادی ممکن می سازد. جایی که کارکنان برای طراحی مجدد شغل آمادگی دارند.

طراحی شغل در آینده

فرض1: درحال حضر از همه توانایی های بسیاری از کارکنان استفاده نمی شود. (مسیر اول) با این فرض باید در تناسب مشاغل با افراد بیشتر به بعد انسانگرایانه شغل توجه شود، به کارکنان آزادی عمل و کنترل بیشتر بر کارشان داده شود و مشاغل را طوری طراحی کرد که ذاتا در متصدیان ایجاد انگیزه کنند. غنی سازی شغل و گروه های کاری خودگردان، راهکار منطقی برای این رویکردند.

فرض2: افراد با شغل خود، بیش از آنچه ما تصور می کنیم، سازگاری و تطبیق دارند. (مسیر دوم) با این فرض، باید در تناسب افراد با مشاغل شان، هدف مدیریت علمی را مدنظر داشت، باید بر تخصص گرایی تاکید شود. تصمیم درباره آنچه باید انجام شود و چگونگی انجام آن، توسط مدیر باشد. کنترل باید از طریق نظارت دقیق مدیر صورت گیرد. چون مشاغل از درون، خواص انگیزشی کمی دارند، پاداش های بیرونی مانند پول و مزایا و امنیت شغلی مورد تاکید قرار گیرند.

شواهد نشان می دهد که مسیر دوم احتمالا کاربرد بیشتری دارد زیرا؛

1- مدیران این روش را می شناسند و با آن راحت ترند.

2-راه حل های این مسیر با سلسله مراتب بوروکراسی سنتی متناسب است.

3-کمترین تهدید برای صاحبان قدرت را دارد.

دکترای مدیریت بازاریابی